Использование правил папки «Входящие» в Outlook для Windows
Используйте правила для папки «Входящие» для автоматического выполнения определенных действий с сообщениями электронной почты, которые в нее поступают. Например, вы можете создать правила, которые будут изменять уровень важности поступающих сообщений, автоматически перемещать их в другие папки или удалять на основе определенных критериев.
Если вы не используетеOutlook для Windows, проверка, какую версию Outlook вы используете, а затем выберите один из следующих параметров для получения сведений о правилах папки «Входящие».
Важно: Действия в новой и классической версии Outlook для Windows могут отличаться. Чтобы определить, какую версию Outlook вы используете, найдите раздел Файл на ленте. Если пункта Файл нет, следуйте инструкциям на вкладке Новый Outlook. Если в меню отображается параметр Файл, выберите вкладку Классический Outlook.
Создание правила для папки «Входящие»
Правила применяются к входящим сообщениям и могут создаваться в любой папке.
- Чтобы быстро создать правило, которое перемещает все сообщения электронной почты от определенного отправителя или набора отправителей в папку, щелкните правой кнопкой мыши сообщение в списке сообщений, для которого нужно создать правило, выберите Дополнительные действия , а затем — Создать правило.
- Выберите папку, в которую должны перемещаться все сообщения от этого отправителя или набора отправителей, и нажмите кнопку ОК.
- Нажмите ОК. Это правило будет применяться для всех входящих сообщений. Если вы хотите сразу же применить правила для папки «Входящие», установите флажок Выполнить это правило в папке «Входящие» прямо сейчас.
Примечание: В настоящее время вы можете применить только те правила, в которых сообщение от отправителя перемещается в папку. Невозможно применить другие правила, например те, которые используют заголовок сообщения или помечают сообщение как непрочитанное.
Если вы хотите, чтобы помимо перемещения сообщения от определенного отправителя или набора отправителей в папку выполнялись какие-либо другие действия, выберите Дополнительные параметры. Откроется меню настройки правил.
- У каждого правила должно быть как минимум три элемента: имя, условие и действие. Правила также могут содержать исключения из условий. На каждом этапе можно добавить несколько условий, действий или исключений с помощью кнопок Добавить условие, Добавить действие и Добавить исключение.
- Если вы не хотите, чтобы после этого правила обрабатывались другие, установите флажок Остановить дальнейшую обработку правил. Дополнительные сведения см. в статье Остановка дальнейшей обработки правил в Outlook в Интернете.
- Нажмите кнопку Сохранить, чтобы создать правило, или кнопку Отклонить, чтобы отменить создание правила.
Изменение правила для папки «Входящие»
- В верхней части страницы выберите Параметры .
- Выберите Почта >Правила.
- В правиле, которое вы хотите изменить, щелкните значок .
- Чтобы сохранить изменения, нажмите кнопку Сохранить.
Примечание: Некоторые правила, созданные в других версиях Outlook, не обрабатываются в Outlook в Интернете. Такое правило невозможно выполнить или изменить в Outlook в Интернете.
Удаление правила для папки «Входящие»
- В верхней части страницы выберите Параметры .
- Выберите Почта >Правила.
- В правиле, которое вы хотите удалить, щелкните значок .
Совет: Если вы просто хотите временно отключить правило, щелкните переключатель рядом с ним.
Настройка порядка применения правил к входящим сообщениям
Правила применяются к входящим сообщениям в порядке их расположения в списке «Правила для папки «Входящие»». Вы можете настроить порядок применения созданных правил к сообщениям, поступающим в папку «Входящие».
- В верхней части страницы выберите Параметры .
- Выберите Почта >Правила.
- Выберите правило и щелкните значок со стрелкой вверх или стрелкой вниз, чтобы изменить порядок, в котором оно будет применяться к входящим сообщениям.
Применение правил для папки «Входящие» к существующим сообщениям
По умолчанию в папке «Входящие» применяется правило на входящие сообщения после того, как вы создали правило. Чтобы применить правило к существующим сообщениям:
- В верхней части страницы выберите Параметры .
- Выберите Почта >Правила.
- Выберите рядом с правилом, которое требуется применить.
Примечание: В настоящее время можно выполнить только правила, в которых сообщение от отправителя перемещается в папку. Невозможно запустить другие правила, например те, которые используют заголовок сообщения или помечают сообщение как непрочитанное.
Создание правила на основе сообщения
- Щелкните существующее сообщение правой кнопкой мыши и выберите пункты Правила >Создать правило.
- Выберите условия и действия с сообщением. Например, чтобы перемещать сообщения с указанной темой в определенную папку, выберите условие Тема содержит, установите флажок Переместить элемент в папку, выберите существующую папку или нажмите кнопку Создать для создания новой, а затем нажмите кнопку ОК.
- Когда вы закончите настраивать правило, нажмите кнопку ОК.
- Чтобы правило можно было использовать сразу, установите флажок Выполнить это правило для всех сообщений текущей папки и нажмите кнопку ОК. В этой папке появится сообщение.
Создание правила на основе шаблона
- На вкладке Файл нажмите кнопку Управление правилами и оповещениями и выберите команду Новое.
- Выберите шаблон. Например, для пометки сообщений выполните указанные ниже действия.
- Выберите шаблон Пометка сообщений от определенного пользователя к исполнению.
- Измените описание правила.
- Нажмите на подчеркнутое значение, выберите нужные параметры и нажмите кнопку OK.
- Нажмите кнопку Далее.
- Выберите условия, добавьте необходимые сведения и нажмите кнопку ОК.
- Нажмите кнопку Далее.
- Завершите настройку правила.
- Присвойте правилу имя, настройте параметры и проверьте описание. Щелкните подчеркнутое значение для редактирования.
- Нажмите кнопку Готово. Некоторые правила работают только при запущенном приложении Outlook. Если появится это предупреждение, нажмите кнопку ОК.
- Нажмите кнопку ОК.
Изменение правила
Если вы настроили правила для упорядочения входящей почты , но они не работают должным образом, эти действия могут помочь вам найти и устранить проблему.
Чтобы исправить нарушенное правило, выполните следующие действия:
- Щелкните Файл > Управление правилами & оповещениями.
- Если появится сообщение о том, что у вас есть нарушенное правило, которое необходимо изменить, нажмите кнопку ОК.
- Установите флажок рядом с правилом красным цветом.
- Щелкните ссылки в разделе Описание правила и измените правило при необходимости, а затем нажмите кнопку ОК.
Чтобы изменить параметры, имя, расположение или поведение правила, выполните следующие действия:
- Щелкните Файл > Управление правилами & оповещениями.
- Установите флажок рядом с правилом, которое требуется изменить.
- Щелкните Изменить правило, выберите тип изменения, которое вы хотите внести, а затем выполните действия.
Примечание: Чтобы удалить правило, в диалоговом окне Правила и оповещения проверка поле рядом с правилом и нажмите кнопку Удалить.
Удаление правила
Если правило больше не нужно, его можно удалить.
- На вкладке Файл выберите Управление правилами и оповещениями.
- В диалоговом окне Правила и оповещения на вкладке Правила для электронной почты выберите правило.
- Нажмите кнопки Удалить>ОК.
Выполнение правил вручную
Вы можете вручную выполнить одно или несколько правил.
- На вкладке Файл выберите Управление правилами и оповещениями, а затем на вкладке Правила для электронной почты нажмите кнопку Применить правила.
- В диалоговом окне Применить правила в списке Выберите правила для выполнения установите флажок рядом с каждым правилом, которое вы хотите выполнить.
- Если нужно использовать другую папку, в разделе Выполнить в папке нажмите кнопку Обзор, выберите папку и нажмите кнопку ОК. Установите флажок Включить вложенные папки, чтобы включить все папки, расположенные в папке, указанной в шаге 3.
- В списке Применить к по умолчанию выбраны все сообщения. Можно изменить это значение на прочтенные или непрочтенные сообщения.
- Нажмите Выполнить.
покупка
В этом руководстве рассказывается об изменении представления папки (папки «Входящие») в Outlook, включая переключение представлений папок между автоматически заданными представлениями папок, настройку представлений папок (говорится о добавлении столбцов, сортировке, фильтрации, группировке, условном форматировании и т. Д.) И сбросе просмотры папок.
Содержание
- 1. Изменить текущий вид папки
- 1.1 Компактный вид
- 1.2 Единый вид
- 1.3 Предварительный просмотр
- 2.1 Добавить столбец в текущее представление
- 2.2 Удалить столбец из текущего представления
- 3.1 Быстрая сортировка (группировка и сортировка) писем
- 3.2 Группируйте электронные письма с настройками просмотра
- 4.1 Быстрая сортировка писем по командам расстановки
- 4.2 Быстрая сортировка писем, щелкнув заголовок столбца
- 4.3 Сортировка писем, настроив параметры просмотра
- 5.1 Быстрая фильтрация непрочитанных писем
- 5.2 Отфильтруйте электронные письма, настроив параметры просмотра
- 9.1 Сбросить текущий вид
- 9.2 Сбросить вид определенного вида
- 1. Изменить текущий вид
- 1.1 Компактный вид
- 1.2 Единый вид
- 1.3 Предварительный просмотр
- 2.1 Добавить столбцы
- 2.2 Удалить столбцы
- 3.1 Упорядочивайте (группируйте и сортируйте) письма
- 3.2 Групповые письма
- 4.1 По командам расстановки
- 4.2 Щелкнув заголовок столбца
- 4.3 Настраивая параметры просмотра
- 5.1 Фильтр непрочитанных писем
- 5.2 Фильтровать электронные письма
- 9.1 Сбросить текущий вид
- 9.2 Сбросить вид определенного вида
Внимание: Методы, представленные на этой странице, применимы к настольной программе Microsoft Outlook 2019 в Windows 10. И инструкции могут значительно или незначительно отличаться в зависимости от версии Microsoft Outlook и среды Windows.
1. Изменить вид текущей папки
По умолчанию папка «Входящие» отображается в Outlook в компактном виде. Есть три других предустановленных режима просмотра, на которые вы можете легко переключиться: одиночный и предварительный просмотр. В этом руководстве представлены эти предустановленные представления и показано, как отображать папку «Входящие» в других предустановленных представлениях.
1. Компактный вид
Папка «Входящие» по умолчанию открывается в компактном виде. Если папка «Входящие» не отображается в компактном виде, вы можете нажать Вид > Сменить вид > компактный перейти к этой точке зрения.
Компактное представление содержит список сообщений и область чтения, и в основном оно меняет структуру списка сообщений.
В списке сообщений вы увидите каждое электронное письмо в трех строках:
(1) В первой строке отображается отправитель электронного письма;
(2) Во второй строке указывается тема и дата получения электронного письма;
(3) И вы можете предварительно просмотреть тело сообщения электронной почты в третьей строке. Чем шире список сообщений, тем длиннее содержимое для предварительного просмотра.Заметки:
(1) Если интерфейс Outlook слишком узкий, он автоматически скроет список сообщений и отобразит только область чтения.
(2) Если вы изменили компактный вид, добавили столбцы или изменили стиль расположения, вы можете быстро восстановить компактный вид по умолчанию, нажав Вид > Отдых.1.2 Единый вид
После открытия папки «Входящие» вы можете отобразить ее в едином представлении, нажав Вид > Сменить вид > Один.
Единое представление также содержит список сообщений и панель чтения. В едином представлении вы получите дополнительную информацию об электронном письме из списка сообщений. И такой вид будет хорошим выбором в широкоэкранном режиме.
В списке сообщений каждое электронное письмо отображается в двух строках.
(1) Первая строка показывает все виды информации электронного письма в виде столбцов, включая статус важности, напоминания, вложения, отправителя, тему, дату получения и т. Д. Независимо от того, сколько столбцов вы добавили, они будут отображаться в списке сообщений. .
(2) Во второй строке отображается тело сообщения электронной почты. Чем шире список сообщений, тем больше содержимого вы можете просмотреть.Вниманиеs:
(1) Единый вид хорошо работает с широким экраном. Если интерфейс Outlook слишком узкий, он автоматически скроет список сообщений и отобразит только область чтения.
(2) Если вы изменили настройки представления в одном представлении, говорит изменить порядок сортировки, фильтр или стили расположения, вы можете нажать Вид > Сбросить вид для восстановления единого представления по умолчанию.1.3 Предварительный просмотр
После открытия папки «Входящие» вы можете изменить ее вид на предварительный просмотр, нажав Вид > Сменить вид > предварительный просмотр.
Предварительный просмотр аналогичен одиночному представлению, за исключением отключения области чтения. Он отображает список сообщений в широком режиме.
В широком списке сообщений каждое электронное письмо содержит две строки.
(1) Первая строка показывает каждое поле электронного письма в столбце, например, от, тема, получено, размер, флаг и т. Д. Независимо от того, сколько столбцов вы добавили в это представление, они будут отображаться в списке сообщений.
(2) Вы можете предварительно просмотреть тело сообщения электронной почты во второй строке.Ноты:
(1) Предварительный просмотр подходит для широкого экрана. Если вы сузите интерфейс Outlook, предварительный просмотр автоматически изменит компактный вид без панели чтения.
(2) Если вы изменили параметры просмотра в режиме предварительного просмотра, говорится, что изменить порядок сортировки, фильтр или стили расположения, вы можете нажать Вид > Сбросить вид чтобы восстановить вид предварительного просмотра по умолчанию.2. Настроить текущий вид — добавить столбцы
Вы можете легко изменить папку «Входящие» на предустановленные режимы просмотра: компактный, одиночный и предварительный просмотр. Однако, если эти предустановленные представления не могут удовлетворить ваши потребности, вы можете настроить текущий вид. Из этого туториала Вы узнаете, как добавлять или удалять столбцы из текущего представления.
2.1 Добавить столбец в текущее представление
Например, вы хотите добавить Cc столбец в текущем представлении, вы можете сделать следующее:
1. Откройте указанную почтовую папку (в данном случае папку «Входящие») и нажмите Вид > Добавить столбцы.
2. В диалоговом окне Показать столбцы сделайте следующее:
(1) Выберите указанную категорию, содержащую столбец из Выберите доступные столбцы из раскрывающийся список. В этом случае выберите Все поля почты;
(2) В Доступные столбцы список, щелкните, чтобы выбрать указанный столбец, который вы добавите. В этом случае выберите Cc.
(3) Щелкните значок Добавить кнопку.
3, Сейчас Cc столбец добавлен в правое окно списка. Пожалуйста, нажмите, чтобы выбрать Cc в правом списке и щелкните Переместить вверх кнопку, чтобы переместить его в нужное положение.
4, Нажмите OK кнопку.
До сих пор Cc столбец добавлен в текущую почтовую папку. Смотрите скриншот:
Заметки:
(1) Если указанная папка находится в компактном представлении, вы не сможете получить добавленный столбец, пока не отключите панель чтения или не переместите ее вниз. Вы можете нажать Вид > Область чтения > от or Дно , чтобы выключить панель чтения или переместить ее в конец списка сообщений.
(2) Вы можете нажать Вид > Сбросить вид для восстановления настроек просмотра по умолчанию.2.2 Удаление столбца из текущего представления
Есть несколько способов удалить столбец из текущего представления.
2.2.1 Удаление столбца из текущего представления
Предположим, что папка «Входящие» в настоящее время отображается в режиме предварительного просмотра, и вы хотите удалить Тема столбец из этого представления, вы можете сделать следующее:
1. Нажмите Вид > Добавить столбцы , чтобы открыть диалоговое окно Показать столбцы.
2. В диалоговом окне Показать столбцы щелкните, чтобы выбрать столбец, который вы удалите в Показать эти столбцы в указанном порядке список и щелкните Удалить кнопку.
3, Нажмите OK кнопку.
Теперь указанный столбец Subject удаляется из текущего представления.
2.2.2 Удаление столбца из текущего представления с помощью контекстного меню
Если папка «Входящие» находится в режиме единого просмотра или предварительного просмотра, вы можете легко удалить столбец из представления с помощью контекстного меню.
В списке сообщений щелкните правой кнопкой мыши заголовок указанного столбца, который вы удалите, и выберите Удалить этот столбец из контекстного меню.Теперь указанный столбец сразу удаляется из текущего представления.
Внимание: Если указанная папка находится в компактном представлении, вы не можете щелкнуть правой кнопкой мыши заголовок столбца, пока не отключите область чтения или не переместите ее вниз. Вы можете нажать Вид > Область чтения > от or Дно , чтобы выключить панель чтения или переместить ее в конец списка сообщений.
2.2.3 Удаление столбца из текущего представления с помощью перетаскивания
Если папка «Входящие» находится в режиме единого просмотра или предварительного просмотра, вы также можете легко удалить столбец с помощью перетаскивания.
В верхней части списка сообщений щелкните заголовок указанного столбца, который вы удалите, перетащите его и выпустите из списка сообщений. Затем указанный столбец немедленно удаляется из текущего представления.
Внимание: Если указанная папка находится в компактном представлении, вы не можете перетащить заголовок столбца, пока не отключите область чтения или не переместите ее вниз. Вы можете нажать Вид > Область чтения > от or Дно , чтобы выключить панель чтения или переместить ее в конец списка сообщений.
3. Настройте текущий вид — упорядочивайте и группируйте электронные письма.
Если вы не настроили представление папки «Входящие» или не сбросили его до вида по умолчанию, электронные письма автоматически группируются и сортируются по дате и времени получения в списке сообщений. В этом руководстве вы узнаете, как упорядочивать или группировать электронные письма по разным критериям.
3.1 Быстрое упорядочивание (группировка и сортировка) писем
Вы можете быстро упорядочить электронные письма (группировать и сортировать электронные письма одновременно) с помощью команд упорядочения на ленте и в списке сообщений.
1. После открытия папки «Входящие» нажмите Больше значок в правом нижнем углу Соглашение на Вид Вкладка, а затем нажмите кнопку Показать в группах чтобы включить эту опцию.
Советы: По умолчанию этот параметр включен. Вам лучше проверить, была ли она включена, перед операциями ниже.
2. Затем вы можете быстро упорядочить электронные письма, щелкнув критерии в Соглашение на Вид меню.
Вы также можете быстро расположить электронные письма в списке сообщений, нажав
вверху списка сообщений, а затем выберите критерий упорядочивания в Упорядочить по в раскрывающемся списке. Смотрите скриншот: 
3.2 Группировка писем с настройками просмотра
Вы также можете настроить параметры просмотра, а затем легко группировать электронные письма по одному или нескольким критериям в текущем представлении.
1. После открытия папки «Входящие» нажмите Вид > Настройка представления.
2. В открывшемся диалоговом окне нажмите кнопку Группа по кнопку.
3. В появившемся диалоговом окне Group By сделайте следующее:
(1) Снимите флажок Автоматически группировать по порядку вариант;
(2) В Группировать элементы по раздел, выберите критерии, по которым вы будете группировать электронные письма, из раскрывающегося списка;
(3) Выберите нужный порядок сортировки и проверьте его. В этом случае я проверяю Восходящий.Советы:
(1) Если вы не можете найти указанные критерии группы на шаге (2) выше, вы можете изменить категорию поля из Выберите доступные поля из раскрывающийся список, а затем выберите критерии группы в Группировать элементы по выпадающий список снова.
(2) Если вам нужно сгруппировать электронные письма по нескольким критериям, укажите критерии группы и порядок сортировки ниже. Затем по разделов столько, сколько вам нужно.4. Нажмите OK > OK последовательно.
Теперь письма сгруппированы по заданным критериям в списке сообщений.
3.3 Примечания
(1) Если вам нужно снова очистить настроенную группу и сгруппировать элементы по дате, нажмите Вид > Время в Соглашение коробку на ленте или > Время вверху списка сообщений.
(2) Если вам нужно удалить индивидуальные настройки просмотра из текущего представления, нажмите Вид > Сбросить вид на ленте.
4. Настроить текущий вид — сортировать электронные письма.
После открытия почтовой папки «Входящие» вы увидите, что электронные письма автоматически группируются и сортируются по дате получения в списке сообщений. В некоторых случаях вам может потребоваться отсортировать электронные письма по одному или нескольким критериям. Здесь это руководство покажет вам решение для сортировки писем в списке сообщений.
4.1 Быстрая сортировка писем по командам расположения
Вы можете быстро сортировать электронные письма, нажимая команды в Соглашение коробка в Вид вкладка на ленте.
1. Например, вы хотите отсортировать электронные письма по отправителю, вам нужно щелкнуть Больше значок в правом нижнем углу Соглашение на Вид Вкладка, а затем нажмите кнопку Показать в группах отключить это.
2. Затем нажмите от в Соглашение поле для сортировки писем по отправителю и нажмите Обратная сортировка чтобы изменить текущий порядок сортировки, как вам нужно.
Советы: Вы также можете щелкнуть стрелку
вверху списка сообщений, а затем укажите критерии сортировки в поле Упорядочить по раздел раскрывающегося списка для сортировки писем в списке сообщений. И нажмите А to Z or От Z до A в раскрывающийся список или 
вверху списка сообщений, чтобы изменить порядок сортировки. 
4.2 Быстрая сортировка писем, щелкнув заголовок столбца
Если столбцы отображаются в представлении, вы можете щелкнуть заголовок определенного столбца, чтобы быстро отсортировать все электронные письма по полю.
Советы:
(1) Если папка «Входящие» находится в компактном виде, вы можете нажать Вид > Область чтения > от or Дно для отображения всех столбцов.
(2) Если интерфейс Outlook слишком узок для отображения всех столбцов, столбцы исчезнут.4.3. Сортировка писем путем настройки параметров просмотра
Вы можете настроить параметры просмотра и сортировать электронные письма по одному или нескольким критериям по своему усмотрению.
1. После открытия папки «Входящие» нажмите Вид > Настройка представления.
2. В диалоговом окне «Дополнительные параметры просмотра» щелкните значок Сортировать кнопку.
3. Во всплывающем диалоговом окне «Сортировка» в Сортировать товары по раздел, выберите основные критерии сортировки из раскрывающегося списка и проверьте нужный порядок сортировки.
Советы:
(1) Если вам нужно добавить второстепенные критерии сортировки, перейдите к первому Затем по раздел, выберите дополнительные критерии сортировки и порядок сортировки. То же самое и с третьим и четвертым критериями сортировки.
(2) Если вы не можете найти подходящие критерии сортировки из раскрывающегося списка, вы можете изменить категорию поля в Выберите доступные поля из раскрывающийся список, а затем укажите критерии сортировки.4, Нажмите OK кнопки последовательно, чтобы сохранить настройки просмотра.
Теперь все электронные письма отсортированы по заданным критериям сортировки в списке сообщений.
4.4 Примечания
1, Вы можете щелкнуть Время в Соглашение коробка в Вид на ленте, чтобы очистить настроенную сортировку и восстановить исходную сортировку.
2. Вы можете удалить все индивидуальные настройки представления из текущего представления, нажав Вид > Сбросить вид.
5. Настроить текущий вид — фильтровать электронные письма.
Обычно, когда вы отображаете папку «Входящие» в предварительно заданном компактном представлении, одном представлении или представлении предварительного просмотра, все электронные письма отображаются в списке сообщений. Фактически, вы можете фильтровать электронные письма и отображать электронные письма, соответствующие критериям, только в списке сообщений.
5.1 Быстрая фильтрация непрочитанных писем
Открыв папку «Входящие», вы можете нажать Непрочитанный вверху списка сообщений, чтобы немедленно отфильтровать все непрочитанные сообщения. И очистите фильтр, нажав Все вверху списка сообщений.
Вы также можете нажать стрелку
вверху списка сообщений, чтобы активировать раскрывающееся меню, а затем щелкните Непрочитанная почта or Упомянутое письмо из раскрывающегося меню, чтобы отфильтровать непрочитанные или упомянутые электронные письма, и нажмите Все сообщения из раскрывающегося меню, чтобы очистить фильтр. 
5.2. Фильтрация писем путем настройки параметров просмотра
Вы можете изменить настройки просмотра, чтобы легко фильтровать электронные письма по заданным критериям. Пожалуйста, сделайте следующее:
1. После открытия папки «Входящие» нажмите Вид > Настройка представления.
2. В диалоговом окне «Дополнительные параметры просмотра» щелкните значок Фильтр кнопку.
3. В диалоговом окне «Фильтр» вы можете добавить один или несколько критериев фильтрации по мере необходимости.
(1) На вкладке «Сообщения» вы можете добавить следующие критерии фильтрации:
- Искать слово (а): фильтровать электронные письма по указанным ключевым словам в теме или теле сообщения;
- от: фильтровать письма по отправителю;
- Послать: фильтровать электронные письма по получателям;
- Где я: фильтровать электронные письма, которые были отправлены только мне, фильтровать электронные письма, которые были отправлены копией нескольким людям, включая меня, или фильтровать электронные письма, которые были отправлены нескольким людям, включая меня;
- Время: фильтровать электронные письма по времени получения, времени отправки, времени выполнения, времени истечения, времени создания или времени изменения.
(2) На вкладке «Больше вариантов» вы можете добавить следующие критерии фильтрации:
- Категории: фильтровать электронные письма по одной или нескольким категориям;
- Только предметы, которые: фильтровать непрочитанные или прочитанные письма;
- Только предметы с: фильтровать электронные письма с вложениями или без них;
- Чье значение: фильтровать письма по статусу важности;
- Только предметы, которые: фильтровать письма по статусу флага;
- Учитывать регистр: фильтровать электронные письма с учетом регистра;
- Размер: фильтровать электронные письма по размеру сообщения.
(3) На вкладке «Дополнительно» вы можете добавить несколько критериев пользовательского фильтра по мере необходимости.
Например, вы хотите фильтровать электронные письма по получателю копии, вы можете указать критерии фильтрации как «Копия содержит указанный адрес электронной почты«В Определите больше критериев раздел и нажмите Добавить в список кнопку, чтобы добавить этот пользовательский критерий фильтра в Найдите предметы, соответствующие этим критериям список.
Здесь вы можете добавить столько критериев фильтрации, сколько вам нужно, и логическая взаимосвязь между этими критериями будет И.
4, Нажмите OK кнопки последовательно, чтобы сохранить настройки фильтра.
Теперь вы увидите, что электронные письма отфильтрованы, и в списке сообщений отображаются только электронные письма, соответствующие всем указанным критериям фильтрации.
Функции: Если вы фильтруете электронные письма, изменяя настройки просмотра, вы можете очистить фильтр следующим образом: (1) Нажмите Вид > Настройка представления; (2) В диалоговом окне Advanced View Settings нажмите кнопку Фильтр кнопка; (3) В диалоговом окне «Фильтр» щелкните значок Очистить все сначала кнопку, а затем нажмите кнопку OK кнопка; (4) Наконец нажмите кнопку OK кнопку, чтобы закрыть диалоговое окно Advanced View Settings.
5.3 Примечания
Вы можете очистить все настраиваемые параметры просмотра и восстановить представление по умолчанию, нажав Вид > Сбросить вид без труда.
6. Настроить текущий вид — другие настройки
После открытия почтовой папки, говорит папка «Входящие», вы можете изменить шрифты и настройки представления таблицы (строки и столбцы) в списке сообщений. В этом руководстве вы покажете, как задать другие параметры и настроить внешний вид списка сообщений в Outlook.
6.1. Настройте другие параметры, чтобы изменить шрифты и другие параметры табличного представления.
Предположим, что папка «Входящие» находится в режиме предварительного просмотра, и я возьму папку «Входящие», например, чтобы настроить другие параметры, чтобы изменить шрифт и другие параметры представления таблицы для списка сообщений.
1. После открытия папки «Входящие» нажмите Вид > Настройка представления.
2. В диалоговом окне «Дополнительные параметры просмотра» щелкните значок Другие настройкикнопку s.
3. Теперь появится диалоговое окно «Другие настройки». Вы можете настроить параметры просмотра по своему усмотрению.
6.1.1 Шрифт столбца
Эта кнопка изменяет шрифт, стиль шрифта и размер шрифта заголовков столбцов.
В диалоговом окне «Другие параметры» щелкните значок Шрифт для столбцов кнопка. Затем в диалоговом окне «Шрифт» последовательно укажите шрифт, стиль и размер шрифта по мере необходимости и нажмите кнопку OK кнопку, чтобы сохранить настройки шрифта.
После сохранения настроек просмотра вы увидите, что шрифт заголовков столбцов в списке сообщений изменился, как вы указали.
6.1.2 Шрифт строки
Эта кнопка изменяет шрифт, стиль шрифта и размер шрифта для каждой строки электронного письма в списке сообщений.
В диалоговом окне «Другие настройки» щелкните значок Шрифт для строк кнопка. Затем в диалоговом окне «Шрифт» укажите нужный шрифт, стиль и размер шрифта и щелкните значок OK кнопку.
После сохранения настроек просмотра вы увидите, что каждая строка в списке сообщений изменена и отображается как указанный шрифт, стиль шрифта и размер шрифта.
6.1.3 Разрешить редактирование в ячейке
Если вы отметите это Разрешить редактирование в ячейке в диалоговом окне «Другие параметры» и сохраните изменения представления, вы увидите, что каждое поле определенного электронного письма в списке сообщений можно редактировать. Просто щелкните указанное поле, и вы сможете напрямую добавлять, удалять или редактировать содержимое этого поля.
6.1.4 Показать строку «новый элемент»
После отметки Разрешить редактирование в ячейке в диалоговом окне Другие настройки вы увидите Показать строку «новый элемент» опция отмечена. Если вы включите эту опцию, он добавит пустую строку вверху списка сообщений, чтобы вы могли легко добавить новое сообщение.
6.1.5 Стиль линии сетки
По умолчанию линии сетки среди писем сплошные. Здесь вы можете изменить стиль линии сетки.
В диалоговом окне «Другие параметры» щелкните значок Стиль линии сетки поле и выберите стиль линии сетки из раскрывающегося списка.
После сохранения настроек просмотра вы увидите, что линии сетки между электронными письмами меняются на указанный стиль в списке сообщений.
6.1.6 Отображение элементов в группах
По умолчанию этот параметр отмечен в диалоговом окне «Другие параметры». Если вы отключите Показать элементы в группах опция, имена групп будут удалены из списка сообщений.
6.1.7 Шрифт (предварительный просмотр сообщения)
Эта кнопка изменяет шрифт, стиль и размер шрифта предварительного просмотра сообщения в списке сообщений.
В диалоговом окне «Другие настройки» щелкните значок шрифт в Предварительный просмотр сообщения раздел. Затем в диалоговом окне «Шрифт» укажите нужный шрифт, стиль и размер шрифта и щелкните значок OK кнопку.
После сохранения настроек просмотра вы увидите, что тексты в предварительном просмотре сообщения отображаются в виде указанного шрифта, стиля шрифта и размера шрифта в списке сообщений.
6.1.8 Область чтения
В диалоговом окне «Другие настройки» установите флажок Правильно опция отобразит панель чтения в правой части списка сообщений, отметив Дно опция отобразит панель чтения внизу списка сообщений при проверке от отключит область чтения.
6.1.9 Используйте компактный макет шириной менее n символов
Этот параметр по умолчанию отмечен в диалоговом окне «Другие параметры». Если этот параметр включен, текущее представление автоматически изменится на компактное, если интерфейс Outlook слишком узок для отображения указанного количества символов.
Если этот параметр отключен, вы можете выбрать Всегда используйте однострочный макет or Всегда используйте компактный макет как вам нужно.6.1.10 Показывать сообщения из всех папок в расширенных группах разговоров
Если вы включите этот параметр и упорядочите электронные письма по цепочкам бесед в текущем представлении, электронные письма из других папок будут отображаться в развернутых беседах только в том случае, если эти электронные письма принадлежат цепочкам бесед.
6.1.11 Отображение групп бесед в классическом представлении с отступами
Если вы включите эту опцию и упорядочите электронные письма по цепочке бесед в текущем представлении, ответы будут автоматически располагаться под сообщениями, на которые вы ответили в беседах.
Заметки
1. Если почтовая папка находится в компактном представлении, некоторые из вышеперечисленных настроек представления могут не вступить в силу, пока вы не переместите область чтения в нижнюю часть списка сообщений или не отключите панель чтения.
2. Независимо от того, сколько пользовательских настроек просмотра вы установили, вы можете быстро очистить их все, нажав Вид > Сбросить вид.
7. первый заголовок
Условное форматирование обычно используется для автоматического выделения ячеек, строк или столбцов в Excel. Как и в Excel, мы также можем применять условное форматирование для автоматического выделения писем в Outlook. Из этого туториала Вы узнаете, как использовать условное форматирование в Outlook.
7.1. Применение условного форматирования для автоматического выделения писем
Предположим, нам нужно автоматически выделить все электронные письма от определенного отправителя в папке «Входящие», мы можем применить условное форматирование, чтобы сделать это следующим образом:
1. После открытия папки «Входящие» нажмите Вид > Настройка представления.
2. В диалоговом окне «Дополнительные параметры просмотра» щелкните значок Условное форматирование кнопку.
3. Появится диалоговое окно «Условное форматирование». Пожалуйста, нажмите на Добавить кнопку, а затем введите новое имя правила условного форматирования в поле Имя пунктом.
Советы: Если вам нужно изменить существующее правило, нажмите, чтобы выделить правило в Правила для этого представления список.
4. Продолжайте нажимать шрифт в диалоговом окне «Условное форматирование». Затем в диалоговом окне «Шрифт» укажите нужный шрифт, стиль, размер, цвет шрифта и т. Д. И щелкните значок OK кнопку.
5. Продолжайте нажимать состояние в диалоговом окне «Условное форматирование». Затем в диалоговом окне «Фильтр» укажите необходимые критерии фильтрации и нажмите кнопку OK кнопку.
Советы: В моем случае я ввожу адрес электронной почты указанного отправителя в от в диалоговом окне «Фильтр».
6. Нажмите OK кнопки последовательно, чтобы сохранить настройки и закрыть диалоги.
Теперь в списке сообщений вы увидите, что все электронные письма, соответствующие указанным критериям, выделяются автоматически.
7.2 Примечания
1. Вы можете очистить указанное правило условного форматирования следующим образом: (1) Нажмите Вид > Настройка представления; (2) Нажмите Условное форматирование кнопка в диалоге Advanced View Settings; (3) В диалоговом окне «Условное форматирование» щелкните, чтобы выбрать правило условного форматирования, и щелкните значок Удалить кнопка; (4) Нажмите OK кнопки для сохранения изменений.
2. Вы можете очистить все пользовательские настройки просмотра и восстановить вид по умолчанию, нажав Вид > Сбросить вид.
8. Настроить текущий вид — форматировать столбцы.
Как вы знаете, электронные письма заносятся в большую таблицу в списке сообщений. Вы можете настроить параметры просмотра, чтобы изменить формат отображения столбцов, например выравнивание, ширину столбца, метку и т. Д. В таблице.
8.1 Укажите форматы отображения для каждого столбца (поля)
Предположим, что папка «Входящие» находится в режиме предварительного просмотра, вы можете указать форматы отображения столбцов или полей в списке сообщений следующим образом:
1. После открытия папки «Входящие» нажмите Вид > Настройка представления.
2. В диалоговом окне «Дополнительные параметры просмотра» щелкните значок Форматировать столбцы кнопку.
3. Теперь появится диалоговое окно «Формат столбцов». Пожалуйста, настройте и измените параметры по своему усмотрению:
(1) В Доступные поля поле со списком, щелкните, чтобы выбрать столбец, который вы хотите изменить.
(2) Щелкните значок Формат поле и выберите нужный стиль формата из раскрывающегося списка.
Советы: Варианты Формат раскрывающийся список значительно различается в зависимости от столбца, который вы выбрали в Доступные поля список.(3) Если вам нужно переименовать столбец, введите имя в поле этикетка пунктом.
(4) В Ширина раздел, вы можете настроить отображение указанного столбца с фиксированной шириной или с динамической шириной в зависимости от содержимого этого поля электронной почты.
Советы: Даже если вы указали фиксированную ширину, фиксированное значение изменится автоматически при изменении ширины интерфейса Outlook, включении или отключении других разделов, таких как панель папок, список дел и т. Д.(5) В центровка раздел, измените выравнивание в указанном столбце. Существует три стиля выравнивания: по левому краю, по центру и по правому краю.
4. После завершения настройки нажмите кнопку OK кнопки последовательно, чтобы сохранить настройки и закрыть диалоги.
Теперь в списке сообщений вы увидите, что указанный столбец отображается в новом формате.
8.2 Примечания
1. Некоторые из вышеперечисленных настроек просмотра могут не вступить в силу, если область чтения отображается справа от списка сообщений. В этой ситуации вы можете отключить область чтения или переместить ее в конец списка сообщений, нажав Вид > Область чтения > от or Дно.
2. Вы можете быстро очистить все пользовательские настройки и форматы просмотра, нажав Вид > Сбросить вид.
9. Сбросить текущий вид
Если вы настроили настраиваемые параметры просмотра, такие как добавление столбца, изменение критериев группы, критерии сортировки или фильтрация сообщений электронной почты и т. Д. В папке, вы можете быстро сбросить настройки представления по умолчанию в Outlook.
9.1 Сбросить текущий вид
1. Откройте указанную папку, для которой вы сбросите настройки просмотра по умолчанию, и нажмите Вид > Сбросить вид.
2. В появившемся диалоговом окне Microsoft Outlook щелкните значок Да кнопку.
Теперь открывающаяся папка немедленно восстанавливается до настроек вида по умолчанию.
Сбросить вид определенного вида
Вы также можете применить следующие шаги, чтобы сбросить настройки просмотра для определенного представления.
1. Откройте указанную папку и нажмите Вид > Сменить вид > Управление просмотрами.
2. В диалоговом окне «Управление всеми представлениями» щелкните, чтобы выбрать указанное представление для сброса, и щелкните значок Сброс кнопку.
3. В появившемся диалоговом окне Microsoft Outlook щелкните значок Да кнопку.
Пока что указанный вид был сброшен. При необходимости закройте диалоговое окно «Управление всеми видами».
Еще статьи .
Восстановить / сбросить настройки просмотра папок в Outlook
Допустим, вы добавили столбец «Размер» в списки встреч, отключили область чтения, упорядочили сообщения по заданным критериям или другим параметрам и вам необходимо восстановить исходные представления папок в настоящее время. Как вы с этим справляетесь?Создание и просмотр расписаний групп в Outlook
Как видите, пользователи Exchange могут совместно использовать информацию календаря других пользователей в Microsoft Outlook, например информацию о свободном / занятом времени. Создание календарных групп — один из многих способов получить календарную информацию других пользователей Exchange.Как скрыть / отключить предварительный просмотр сообщения в Outlook?
Вы заметили, что для каждого сообщения электронной почты в списке рассылки Outlook 2013 есть строка предварительного просмотра? Однако некоторые пользователи могут подумать, что предварительный просмотр сообщения не нужен, но он занимает слишком много места в списке рассылки. Здесь я покажу вам, как скрыть или отключить предварительный просмотр сообщения из списка рассылки в Microsoft Outlook.Как добавить столбец непрочитанного статуса в Outlook?
Вы заметили маленькие значки конвертов перед тем, как каждое сообщение электронной почты исчезнет из списка рассылки? Это потому, что столбец статуса Прочитано / Непрочитано скрыт. Здесь я покажу вам, как добавить столбцы статуса Прочитано / Непрочитано.Как удалить перетаскивание заголовка столбца сюда в Outlook?
В некоторых случаях, когда вы отключаете область чтения в Outlook, над заголовком столбца отображается примечание «перетащите сюда заголовок столбца, чтобы сгруппировать по этому столбцу». На самом деле, это примечание отображается, потому что функция «Группировать по ящикам» включена случайно. Вам просто нужно отключить эту функцию, чтобы удалить заметку.Лучшие инструменты для офисной работы
Kutools for Outlook — Более 100 мощных функций для улучшения вашего Outlook
Более Особенности 100 Ждем вашего исследования! Нажмите здесь, чтобы узнать больше.
покупка
Как включить / выключить оповещение при поступлении писем в Outlook?
Обычно предупреждение о прибытии сообщения отлично работает в Microsoft Outlook, и предупреждение появляется в правом нижнем углу рабочего стола, когда вы получаете новое сообщение электронной почты, как показано на следующем снимке экрана.
В некоторых случаях вы можете получить несколько сообщений за короткое время, поэтому предупреждающие сообщения будут появляться на вашем компьютере все время. Это будет сильно раздражать и сказываться на эффективности вашей работы. Кажется необходимым временно отключить оповещение о прибытии сообщения в Microsoft Outlook.
Вкладка «Office»: включите редактирование и просмотр с вкладками в Microsoft Office, упрощая работу
Больше информации. Скачать .Kutools for Outlook — улучшите Outlook с помощью более 100 расширенных функций для повышения эффективности
- Автоматизируйте отправку писем с помощью Авто CC / BCC , Автопересылка по правилам; отправлять Автоответчик (Нет на работе) без необходимости использования сервера обмена.
- Получайте напоминания, например Предупреждение BCC при ответе всем, пока вы находитесь в списке скрытых копий, и Напоминать об отсутствии вложений за забытые вложения.
- Повысьте эффективность электронной почты с помощью Ответить (всем) с вложениями , Автоматическое добавление приветствия или даты и времени в подпись или тему , Ответить на несколько писем .
- Оптимизируйте электронную почту с помощью Отозвать электронные письма , Инструменты для вложения (Сжать все, Автосохранить все. ), Удалить дубликаты , и Быстрый отчет .
Улучшите свой Outlook 2021–2010 или Outlook 365 с помощью этих расширенных функций. Наслаждайтесь полной 60-дневной бесплатной пробной версией и улучшите качество своей электронной почты!
Больше информации. Скачать .
Включить / выключить оповещение при поступлении писем в Outlook 2010/2013
В этом разделе приведены инструкции по включению или отключению предупреждения при поступлении сообщений электронной почты в Microsoft Outlook 2010 и 2013.
Шаг 1: нажмите Файл > Опции.
Шаг 2: нажмите Почта в левой панели.
Шаг 3. Перейдите в раздел Прибытие сообщения, чтобы отключить оповещение:
- Снимите флажок с Воспроизведение звука вариант;
- Снимите флажок с Кратковременно изменить указатель мыши вариант;
- Снимите флажок с Показать значок конверта на панели задач вариант;
- Снимите флажок с Отображение оповещения на рабочем столе опцию.
Внимание: Чтобы включить оповещение о прибытии сообщения, выберите все четыре варианта выше.
Шаг 4: нажмите OK чтобы закончить настройку.
И теперь при поступлении новых сообщений электронной почты на ваш рабочий стол больше не выводится предупреждение.
Включение / выключение оповещения при поступлении писем в Outlook 2007
Включение или выключение предупреждения о прибытии сообщения в Outlook 2007 отличается от этих шагов в Outlook 2010/2013.
Шаг 1: нажмите Tools > Опции.
Шаг 2: на Настройки , нажмите Параметры электронной почты кнопку.
Шаг 3. В новом диалоговом окне «Параметры электронной почты» щелкните значок Расширенные параметры электронной почты кнопку.
Шаг 4: перейдите к Когда новые элементы поступают в мой почтовый ящик в разделе Advanced E-mail Options, и чтобы отключить оповещение:
- Снимите флажок с Воспроизведение звука вариант;
- Снимите флажок с Кратковременно изменить курсор мыши вариант;
- Снимите флажок с Показывать значок конверта в области уведомлений вариант;
- Снимите флажок с Отображение оповещения о новой почте на рабочем столе (только для папки «Входящие» по умолчанию) опцию.
Внимание: Чтобы включить оповещение о прибытии сообщения, выберите все четыре варианта выше.
Шаг 5. Щелкните все OK кнопки в каждом диалоговом окне.
Лучшие инструменты для офисной работы
Kutools for Outlook — Более 100 мощных функций для улучшения вашего Outlook
Более Особенности 100 Ждем вашего исследования! Нажмите здесь, чтобы узнать больше.
покупка
Команда Показать как беседы Функция может группировать электронные письма по потокам в одной или нескольких почтовых папках в Outlook. Все электронные письма с одинаковой темой будут автоматически сгруппированы в одну беседу. Это руководство покажет вам, как включить Показать как беседы функции и настройте параметры разговора.
Внимание: Это руководство представлено на основе учетной записи Exchange в настольной программе Microsoft Outlook 2019 в Windows 10. И оно может значительно или незначительно отличаться в зависимости от типов учетных записей электронной почты (Exchange, IMAP или POP), версий Microsoft Outlook и сред Windows. .
Включить параметр «Показать как беседы»
1. Щелкните папку, которая будет отображаться как беседы, а затем отметьте Показать как беседы вариант на Вид меню.
Советы: Если электронные письма не отсортированы по дате, это Показать как беседы вариант будет серым и недействительным. Вы можете нажать Время в Соглашение на Вид вкладка, чтобы быстро упорядочить электронные письма по дате.
2. В диалоговом окне Microsoft Outlook щелкните значок Эта папка or Все почтовые ящики кнопку как вам нужно.
- Эта папка: Если вы хотите упорядочить электронные письма по беседам только в текущей папке, нажмите Эта папка кнопка;
- Все почтовые ящики: Если вы хотите упорядочить электронные письма по беседам во всех почтовых папках всех почтовых ящиков, нажмите Все почтовые ящики кнопку.
Теперь электронные письма в текущей открытой папке или во всех почтовых папках сгруппированы по беседам в списках сообщений.
Развернуть или свернуть беседу
Если вы включили Показать как беседы вариант, электронные письма в одних и тех же беседах будут сгруппированы в списке сообщений. Вы можете легко развернуть или свернуть определенный разговор.
Щелкните пустой треугольник
в крайнем левом углу беседы, и беседа будет расширена. Если беседа была расширена, щелкните черный треугольник 
свернуть это. Настроить параметры беседы
После включения Показать как беседы вариант, вы можете включить или отключить некоторые настройки разговора по мере необходимости, нажав Вид > Настройки разговораи щелкнув по параметрам в раскрывающемся меню.
Показать сообщения из других папок
По умолчанию этот параметр включен после проверки Показать как беседы поле, и он сгруппирует все электронные письма по цепочке беседы, независимо от того, в каких папках эти письма сохранены изначально.
Например, вы отправили письмо своему коллеге, и отправленное письмо сохраняется в папке Отправленные вещи папка. Ваш коллега ответил вам, и вы получили ответное сообщение в Входящие папка. Теперь вы включаете Показать как беседы в папке «Входящие», вы получите отправленное электронное письмо и ответное сообщение в Входящие папку.
Показывать отправителей над темой
Эта опция включена по умолчанию после проверки Показать как беседы коробка. Когда этот параметр включен, содержимое поля отправителя (отправитель) будет отображаться над темой. Если вы отключите эту опцию, тема беседы будет отображаться над отправителем. Смотрите скриншоты:
Включите Показывать отправителей над темой Отключить Показывать отправителей над темой Всегда расширять выбранную беседу
Если вы включили эту опцию, при просмотре бесед в списке сообщений вы можете просто щелкнуть беседу, чтобы автоматически развернуть все сообщения, упорядоченные по этой беседе.
Использовать классический вид с отступами
Если вы включите эту опцию, ответы будут автоматически располагаться под письмами, на которые вы ответили в беседах.
Еще статьи .
Отображение или просмотр сообщений электронной почты по беседам в Outlook
В Outlook 2013 и 2010 появилась новая функция отображения сообщений ваших почтовых ящиков в виде бесед. Вы можете сортировать и связывать свои сообщения, которые имеют ту же тему, что и функция разговоров. Это дает вам эффективный способ узнать, что обсуждалось в этих электронных письмах, потому что он организовал все письма одной и той же темы в аккуратную группу. Но как включить эту функцию?Удалить электронное письмо из группы беседы в Outlook
Предположим, вы обсудили договор купли-продажи с клиентом через электронные письма Outlook, и все электронные письма об этом контракте автоматически группируются в одну беседу. Но теперь другой клиент отправляет вам договор купли-продажи с той же темой, что и первый, и это электронное письмо также будет сгруппировано в беседу. Как в этой ситуации удалить электронное письмо из указанного разговора в Outlook?Сохранить беседу Outlook как PDF
Возможно, вы знакомы с сохранением одного сообщения электронной почты в файл PDF в Outlook, но знаете ли вы, как сохранить всю беседу в файл PDF? А что, если сохранять все письма беседы в отдельный файл PDF сразу? Эта статья покажет решение.Пересылка всей беседы (цепочки писем) в Outlook
Допустим, вы обсуждали техническую проблему со своим клиентом через электронные письма Outlook, и теперь вам нужно собрать эти электронные письма и переслать их своему коллеге. Как быстро пересылать все электронные письма в разговоре? В этой статье будут представлены два метода простой пакетной пересылки всего разговора.Подсчитайте общее количество разговоров в папке в Outlook
Допустим, вы обсуждаете технические проблемы с товарищами по электронной почте в Outlook, и есть много ответов и пересылок по теме. В общем, один разговор касается одной технической проблемы. Мы можем отображать электронные письма в режиме разговора, но как подсчитать общее количество всех разговоров в Outlook?Лучшие инструменты для офисной работы
Kutools for Outlook — Более 100 мощных функций для улучшения вашего Outlook
Более Особенности 100 Ждем вашего исследования! Нажмите здесь, чтобы узнать больше.