Очистка ячеек с содержимым или форматами
Вы можете очистить ячейки, чтобы удалить содержимое ячеек (формулы и данные), форматы (включая числовые форматы, условные форматы и границы), а также все вложенные комментарии. Очищенные ячейки остаются пустыми или неформатированные ячейки на листе.
Совет: Чтобы отменить выделение ячеек, щелкните любую ячейку на листе.
- Чтобы очистить все содержимое, форматы и приметки, содержащиеся в выбранных ячейках, нажмите кнопку Очистить все.
- Чтобы очистить только форматы, примененные к выбранным ячейкам, нажмите кнопку Очистить форматы.
- Чтобы очистить только содержимое выбранных ячеек, оставив на месте любые форматы и комментарии, нажмите кнопку Очистить содержимое.
- Чтобы очистить примечания или заметки, прикрепленные к выбранным ячейкам, нажмите кнопку Очистить примечания и заметки.
- Чтобы очистить все гиперссылки, прикрепленные к выбранным ячейкам, выберите очистить гиперссылки.
- Если щелкнуть ячейку и нажать кнопку DELETE или BACKSPACE, содержимое ячейки будет очищено без удаления форматов и приметок к ячейкам.
- Если очистить ячейку с помощью окну Очистить все или Очистить содержимое,ячейка больше не содержит значения, а формула, которая ссылается на эту ячейку, получает значение 0 (ноль).
- Если вы хотите удалить ячейки с таблицы и сдвинуть окружающие ячейки, чтобы заполнить место, вы можете выбрать ячейки и удалить их. На вкладке Главная в группе Ячейки щелкните стрелку рядом с кнопкой Удалитьи выберите удалить ячейки.
Фильтр уникальных значений или удаление повторяющихся значений
В Excel существует несколько способов фильтрации уникальных значений или удаления повторяющихся значений:
- Чтобы отфильтровать уникальные значения, щелкните Данные >Сортировка & Фильтр >Дополнительно.
- Чтобы удалить повторяющиеся значения, щелкните Data > Data Tools>Remove Duplicates (Удалить дубликаты).
- Чтобы выделить уникальные или повторяющиеся значения, используйте команду Условное форматирование в группе Стиль на вкладке Главная .
Сведения о фильтрации уникальных значений или удалении повторяющихся значений
Фильтрация уникальных значений и удаление повторяющихся значений — это две схожие задачи, так как цель состоит в том, чтобы представить список уникальных значений. Однако существует критическое различие: при фильтрации уникальных значений повторяющиеся значения скрыты только временно. Однако удаление повторяющихся значений означает, что вы окончательно удаляете повторяющиеся значения.
Повторяющееся значение — это значение, в котором все значения по крайней мере в одной строке идентичны всем значениям в другой строке. Сравнение повторяющихся значений зависит от того, что отображается в ячейке, а не от базового значения, хранящегося в ячейке. Например, если у вас одно и то же значение даты в разных ячейках, одна из которых имеет формат «08.03.2006», а вторая — «8 марта 2006 г.», значения будут уникальными.
Перед удалением дубликатов проверьте: Перед удалением повторяющихся значений рекомендуется сначала попытаться отфильтровать (или условно отформатировать) уникальные значения, чтобы убедиться, что вы достигли ожидаемых результатов.
Фильтрация уникальных значений
- Выберите диапазон ячеек или убедитесь, что активная ячейка находится в таблице.
- Щелкните Данные > Дополнительно (в группе Фильтр & сортировки ).
Важно: Вставьте текст оповещения здесь.
Чтобы отфильтровать диапазон ячеек или таблицы на месте, выполните следующие действия:
- Щелкните Фильтровать список на месте.
Чтобы скопировать результаты фильтра в другое расположение, выполните следующие действия:
- Установите переключатель скопировать результат в другое место.
- В поле Копировать введите ссылку на ячейку.
- Кроме того, нажмите кнопку Свернуть диалоговое окно
, чтобы временно скрыть всплывающее окно, выберите ячейку на листе и нажмите кнопку Развернуть
. - Установите флажок Только уникальные записи и нажмите кнопку ОК.
Уникальные значения из диапазона будут скопированы в новое расположение.
Удаление повторяющихся значений
При удалении повторяющихся значений единственное влияние оказывается на значения в диапазоне ячеек или таблицы. Другие значения за пределами диапазона ячеек или таблицы не будут изменяться или перемещаться. При удалении дубликатов сохраняется первое вхождение значения в списке, но удаляются другие идентичные значения.
Так как данные удаляются без возможности восстановления, рекомендуется скопировать исходный диапазон ячеек или таблицу на другой лист или книгу перед удалением повторяющихся значений.
- Выберите диапазон ячеек или убедитесь, что активная ячейка находится в таблице.
- На вкладке Данные щелкните Удалить дубликаты (в группе Инструменты для работы с данными ).
- Выполните одно или несколько из указанных ниже действий.
- В разделе Столбцы выберите один или несколько столбцов.
- Чтобы быстро выбрать все столбцы, нажмите кнопку Выбрать все.
- Чтобы быстро очистить все столбцы, щелкните Отменить выбор всех. Если диапазон ячеек или таблицы содержит много столбцов и требуется выбрать только несколько столбцов, может оказаться проще нажать кнопку Отменить выбор всех, а затем в разделе Столбцы выберите эти столбцы.
Примечание: Данные будут удалены из всех столбцов, даже если на этом шаге не выбраны все столбцы. Например, если выбрать Столбец1 и Столбец2, но не Столбец3, то ключ, используемый для поиска дубликатов, будет значением ОБА столбца & Column2. Если в этих столбцах найден дубликат, будет удалена вся строка, включая другие столбцы в таблице или диапазоне.
Проблемы при удалении дубликатов из контурных или промежуточных данных
Невозможно удалить повторяющиеся значения из контурных данных, которые выделены или имеют промежуточные итоги. Чтобы удалить дубликаты, необходимо удалить как контур, так и промежуточные итоги. Дополнительные сведения см. в разделах Структура списка данных на листе и Удаление промежуточных итогов.
Условное форматирование уникальных или повторяющихся значений
Примечание: Поля в области «Значения» отчета сводной таблицы нельзя условно форматировать по уникальным или повторяющимся значениям.
Быстрое форматирование
- Выделите одну или несколько ячеек в диапазоне, таблице или отчете сводной таблицы.
- На вкладке Главная в группе Стиль щелкните небольшую стрелку для параметра Условное форматирование, а затем выберите пункт Правила выделения ячеек и выберите Повторяющиеся значения.
Важно: Вставьте текст оповещения здесь.
Расширенное форматирование
- Выделите одну или несколько ячеек в диапазоне, таблице или отчете сводной таблицы.
- На вкладке Главная в группе Стили щелкните стрелку условного форматирования, а затем щелкните Управление правилами , чтобы открыть всплывающее окно Диспетчер правил условного форматирования .
Важно: Вставьте текст оповещения здесь.
- Чтобы добавить условный формат, щелкните Создать правило , чтобы открыть всплывающее окно Новое правило форматирования .
- Чтобы изменить условный формат, сначала убедитесь, что в разделе Показать правила форматирования для списка выбран соответствующий лист или таблица. При необходимости выберите другой диапазон ячеек, нажав кнопку Свернутьво всплывающем окне Применяется к временно скрыть его. Выберите новый диапазон ячеек на листе, а затем снова разверните всплывающее окно . Выберите правило и щелкните Изменить правило , чтобы открыть всплывающее окно Изменение правила форматирования .
В Excel в Интернете можно удалить повторяющиеся значения.
Удаление повторяющихся значений
При удалении повторяющихся значений единственное влияние оказывается на значения в диапазоне ячеек или таблицы. Другие значения за пределами диапазона ячеек или таблицы не будут изменяться или перемещаться. При удалении дубликатов сохраняется первое вхождение значения в списке, но удаляются другие идентичные значения.
Важно: Вы всегда можете нажать кнопку Отменить, чтобы вернуть данные после удаления дубликатов. При этом рекомендуется скопировать исходный диапазон ячеек или таблицу на другой лист или книгу перед удалением повторяющихся значений.
- Выберите диапазон ячеек или убедитесь, что активная ячейка находится в таблице.
- На вкладке Данные щелкните Удалить дубликаты .
- В диалоговом окне Удаление дубликатов снимите флажки столбцов, в которых не нужно удалять повторяющиеся значения.
Примечание: Данные будут удалены из всех столбцов, даже если на этом шаге не выбраны все столбцы. Например, если выбрать Столбец1 и Столбец2, но не Столбец3, то ключ, используемый для поиска дубликатов, будет значением ОБА столбца & Column2. При обнаружении дубликата в столбцах Column1 и Column2 будет удалена вся строка, включая данные из Столбца 3.
Примечание: Если вы хотите вернуть данные, просто нажмите кнопку Отменить (или нажмите клавиши CTRL+Z на клавиатуре).
Дополнительные сведения
Вы всегда можете задать вопрос эксперту в Excel Tech Community или получить поддержку в сообществах.
Первые 10 способов очистки данных
Слова с ошибками, конечные пробелы, нежелательные префиксы, неправильные случаи и непечатаемые символы в первую очередь являются неправильным впечатлением. И это даже не полный список способов, с помощью которых данные могут быть «грязными». Сведите свои пакеты. Это время для некоторых основных очистки пружиний листов с помощью Microsoft Excel.
Основы очистки данных
Формат и тип данных, импортируемых из внешнего источника данных, например базы данных, текстового файла или веб-страницы, не всегда определяются вами. Прежде чем эти данные можно будет анализировать, часто требуется их очистка. К счастью, в Excel есть много функций, помогающих получить данные именно в том формате, который требуется. Иногда это простая задача, для которой достаточно использовать определенную функцию. Например, для исправления слов с ошибками в столбцах, содержащих примечания или описания, можно просто использовать средство проверки орфографии. Или, если вы хотите удалить повторяющиеся строки, можно быстро сделать это с помощью диалогового окна Удалить дубликаты.
В других случаях может потребоваться обработать один или несколько столбцов с помощью формулы, чтобы преобразовать импортированные значения. Например, чтобы удалить пробелы в конце строки, можно создать столбец для очистки данных, применить к нему формулу, заполнить новый столбец, преобразовать формулы нового столбца в значения, а затем удалить исходный столбец.
Для очистки данных нужно выполнить следующие основные действия:
- Импортируйте данные из внешнего источника.
- Создайте резервную копию исходных данных в отдельной книге.
- Убедитесь, что данные имеют формат таблицы: в каждом столбце находятся однотипные данные, все столбцы и строки видимы и в диапазоне нет пустых строк. Для обеспечения наилучших результатов используйте таблицу Excel.
- Выполните сначала задачи, которые не требуют операций со столбцами, такие как проверка орфографии или использование диалогового окна Найти и заменить.
- Затем выполните задачи, требующие операций со столбцами. Для работы со столбцами нужно выполнить следующие действия:
- Вставьте новый столбец (B) рядом с исходным (A), который требуется очистить.
- Добавьте формулу, которая будет преобразовывать данные, вверху нового столбца (B).
- Заполните вниз формулу в новом столбце (B). В таблице Excel будет автоматически создан вычисляемый столбец с заполненными вниз значениями.
- Выберите новый столбец (B), скопируйте его, а затем вставьте как значения в новый столбец (B).
- Удалите исходный столбец (A). При этом новый столбец B станет столбцом A.
Чтобы периодически очищать один и тот же источник данных, рассмотрите возможность записи макроса или написания кода для автоматизации всего процесса. Существует также ряд внешних надстроек, написанных сторонними поставщиками, перечисленных в разделе сторонних поставщиков, которые можно использовать, если у вас нет времени или ресурсов для автоматизации процесса самостоятельно.
Дополнительные сведения
Инструкции по использованию команды Заполнить.
Инструкции по созданию таблицы Excel и добавлению или удалению столбцов и вычисляемых столбцов.
Несколько способов автоматизировать повторяющиеся задачи с помощью макроса.
Проверка орфографии
Функцию проверки орфографии можно использовать не только для поиска слов с ошибками, но и для поиска значений, используемых несогласованно, например названий товаров или компаний, добавив эти значения в настраиваемый словарь.
Дополнительные сведения
Инструкции по исправлению слов с ошибками на листе.
Инструкции по использованию настраиваемых словарей.
Удаление повторяющихся строк
Повторяющиеся строки — это распространенная проблема, возникающая при импорте данных. Рекомендуется сначала выполнить фильтрацию по уникальным значениям, чтобы просмотреть результаты перед удалением повторяющихся значений.
Дополнительные сведения
Описание двух тесно связанных процедур: фильтрации по уникальным строкам и удаления повторяющихся строк.
Поиск и замена текста
Вам может потребоваться удалить общую начальную строку, например метку с последующим двоеточием или пробелом, или суффикс, например фразу в скобках в конце строки, которая устарела или больше не нужна. Это можно сделать путем поиска вхождений такого текста и замены их другим текстом или пустой строкой.
Дополнительные сведения
Инструкции по использованию команды Найти и нескольких функций по поиску текста.
Инструкции по использованию команды Заменить и нескольких функций для удаления текста.
Инструкции по использованию диалоговых окон Найти и Заменить.
Это функции, которые можно использовать для выполнения различных задач со строками, таких как поиск и замена подстроки, извлечение частей строки или определение длины строки.
Изменение регистра текста
Иногда в тексте используется несогласованный регистр знаков. Используя функции «Регистр», можно преобразовать текст в нижний регистр (например, для адресов электронной почты), в верхний регистр (например, для кодов продуктов) или использовать такой же регистр, как в предложениях (например, для имен или названий книг).
Дополнительные сведения
Инструкции по использованию трех функций «Регистр».
Преобразует все прописные буквы в текстовой строке в строчные.
Первая буква в строке текста и все первые буквы, следующие за знаками, отличными от букв, преобразуются в прописные (верхний регистр). Все прочие буквы в тексте преобразуются в строчные (нижний регистр).
Преобразует все буквы текста в прописные.
Удаление пробелов и непечатаемых знаков из текста
Иногда текстовые значения содержат начальные, конечные либо последовательные пробелы (значения 32 и 160 кодировки Юникод) или непечатаемые знаки (значения Юникода с 0 по 31, 127, 129, 141, 143, 144 и 157). Наличие таких знаков может иногда приводить к непредсказуемым результатам при сортировке, фильтрации или поиске. Например, во внешнем источнике данных пользователь может сделать опечатку, нечаянно добавив лишний пробел; импортированные из внешних источников текстовые данные также могут содержать непечатаемые знаки внутри текста. Поскольку такие знаки незаметны, неожиданные результаты бывает трудно объяснить. Чтобы удалить эти ненужные знаки, можно использовать сочетание функций СЖПРОБЕЛЫ, ПЕЧСИМВ и ПОДСТАВИТЬ.
Дополнительные сведения
Возвращает числовой код первого знака в текстовой строке.
Удаляет из текста первые 32 непечатаемых знака в 7-битном коде ASCII (значения с 0 по 31).
Удаляет из текста знак пробела в 7-битной кодировке ASCII (значение 32).
Функцию ПОДСТАВИТЬ можно использовать для замены символов Юникода с более высокими значениями (127, 129, 141, 143, 144, 157 и 160) знаками 7-битной кодировки ASCII, для которых предназначены функции СЖПРОБЕЛЫ и ПЕЧСИМВ.
Исправление чисел и знаков чисел
Существует две основных проблемы с числами, которые требуют очистки данных: число было случайно импортировано как текст и необходимо изменить отрицательный знак числа в соответствии со стандартом, принятым в организации.
Дополнительные сведения
Инструкции по преобразованию в числовой формат чисел, которые были отформатированы как текст и сохранены таким образом в ячейках, что может вызывать проблемы при вычислениях или приводить к неправильному порядку сортировки.
Преобразует число в текст и добавляет обозначение денежной единицы.
Преобразует значение в текст в заданном числовом формате.
Округляет число до заданного количества десятичных цифр, форматирует число в десятичном формате с использованием запятой и разделителей тысяч и возвращает результат в виде текста.
Преобразует строку текста, отображающую число, в число.
Исправление значений даты и времени
Так как существует много различных форматов дат и эти форматы можно перепутать с артикулами или другими строками, содержащими косые черты или дефисы, часто бывает необходимо преобразовать и переформатировать дату и время.
Дополнительные сведения
Описание системы дат в Office Excel.
Инструкции по преобразованию значений времени в различные единицы.
Инструкции по преобразованию в формат даты дат, которые были отформатированы как текст и сохранены таким образом в ячейках, что может вызывать проблемы при вычислениях или приводить к неправильному порядку сортировки.
Возвращает целое число, представляющее определенную дату. Если до ввода этой функции форматом ячейки был «Общий», результат будет отформатирован как дата.
Преобразует дату, представленную в виде текста, в порядковый номер.
Возвращает десятичное число, представляющее определенное время. Если до ввода этой функции для ячейки был задан формат Общий, результат будет отформатирован как дата.
Возвращает время в виде десятичного числа, представленное текстовой строкой. Значение времени — это десятичное число в интервале от 0 до 0,99999999, представляющее время от 0:00:00 до 23:59:59.
Объединение и разбиение столбцов
Распространенной задачей после импорта данных из внешнего источника данных является объединение двух или более столбцов в один или разделение одного столбца на два или более столбцов. Например, может потребоваться разделить столбец, содержащий полное имя, на имя и фамилию. Кроме того, может потребоваться разделить столбец, содержащий поле адреса, на отдельные столбцы улицы, города, региона и почтового индекса. Обратное также может иметь значение true. Может потребоваться объединить столбец «Имя» и «Фамилия» в столбец «Полное имя» или объединить отдельные столбцы адресов в один столбец. К дополнительным общим значениям, которые могут потребовать объединения в один столбец или разделения на несколько столбцов, относятся коды продуктов, пути к файлам и IP-адреса.
Дополнительные сведения
Типичные примеры объединения значений из нескольких столбцов.
Инструкции по использованию мастера для разделения столбцов с учетом различных часто используемых разделителей.
Инструкции по использованию функций ЛЕВСИМВ, ПСТР, ПРАВСИМВ, ПОИСК и ДЛСТР для разделения столбца имени на несколько столбцов.
Инструкции по использованию функции СЦЕПИТЬ, оператора & (амперсанда) и мастера текстов.
Инструкции по использованию команд Объединить ячейки, Объединить по строкам и Объединить и выровнять по центру.
Соединяет несколько текстовых строк в одну строку.
Преобразование и изменение порядка столбцов и строк
В большинстве функций анализа и форматирования в Office Excel предполагается, что данные находятся в одной плоской двухмерной таблице. Иногда может потребоваться сделать строки столбцами, а столбцы — строками. В других случаях данные могут даже не иметь нужной структуры и их может требоваться преобразовать в табличный формат.
Дополнительные сведения
Возвращает вертикальный диапазон ячеек в виде горизонтального и наоборот.
Сверка данных таблицы путем объединения или сопоставления
Иногда администраторы баз данных используют Office Excel для поиска и исправления ошибок соответствия, когда объединяются несколько таблиц. Этот процесс может включать сверку двух таблиц на различных листах, например для того, чтобы просмотреть все записи в обеих таблицах или сравнить таблицы и найти строки, которые не согласуются.
Дополнительные сведения
Часто используемые способы поиска данных с помощью функций поиска.
Возвращает значение из строки, столбца или массива. Функция ПРОСМОТР имеет две синтаксические формы: векторную и форму массива.
Ищет значение в первой строке таблицы или массива и возвращает значение, находящееся в том же столбце в заданной строке таблицы или массива.
Ищет значение в первом столбце таблицы и возвращает значение в той же строке из другого столбца таблицы.
Возвращает значение или ссылку на значение из таблицы или диапазона. Функция ИНДЕКС имеет две формы: ссылочную и форму массива.
Возвращает относительное положение элемента массива, который соответствует заданному значению указанным образом. Функция ПОИСКПОЗ используется вместо функций типа ПРОСМОТР, если нужна позиция элемента в диапазоне, а не сам элемент.
Данная функция возвращает ссылку на диапазон, отстоящий от ячейки или диапазона ячеек на заданное число строк и столбцов. Возвращаемая ссылка может быть отдельной ячейкой или диапазоном ячеек. Можно задавать количество возвращаемых строк и столбцов.
Сторонние поставщики
Ниже приведен неполный список сторонних поставщиков, продукты которых используются для очистки данных различными способами.
Примечание: Корпорация Майкрософт не поддерживает сторонние продукты.
Как удалить значения ячеек? Выборочное удаление значений
Многим пользователям, в том числе и мне, приходится ежедневно, еженедельно, ежемесячно либо ежегодно использовать одни и те же таблицы, сделанные в Excel. Для повторного и последующего использования этих таблиц, как правило приходится удалять значения некоторых ячеек для того, чтобы освободить место для внесения в них новых данных. Удалить устаревшие значения в таблице тем дольше и сложнее, чем старее версия Excel, чем больше таблица и чем больше промежуточных расчетов и результатов в этой таблице. Как сделать это быстро?
Чтобы было понятно о чем пойдет речь, вспомним, что ячейка — это часть табличного пространства, образованная пересечением строки и столбца. Ячейка может содержать какие-то значения, например числа, текст, формулы и так далее, а также может содержать информацию о шрифтах, их цветах и размерах, заливках, рамках, защите и так далее. Таким образом, удалять можно как сами ячейки со всем их содержимым (при этом место удаленной ячейки занимает новая, а всё табличное пространство смещается либо вверх, либо влево) так и часть информации, например только значения или только форматы. В этой публикации речь пойдет об удалении значений, когда сами ячейки остаются на своих местах и информация об их форматах остается неизменной.
Стандартные средства для удаления значений ячеек
Представим (либо посмотрим на видео ниже), что на рабочем листе Excel расположена таблица. В этой таблице шапка и некоторые столбцы, содержат различные текстовые значения, основное пространство таблицы содержит ячейки с числовыми значениями, которые в свою очередь участвуют в расчетах, определенных формулами. К примеру, необходимо удалить из этой таблицы только числа, не удаляя при этом формулы, или только текст, не удаляя при этом числа и всё остальное.
Для того чтобы очистить место в таблице для внесения новых значений можно выделять поочередно нужные диапазоны ячеек и нажимать кнопку «Delete» на клавиатуре, как говорится, медленно, но верно. Проделав такую операцию полтора десятка раз невольно появляется вопрос «а можно ли как-нибудь быстрее?». Конечно можно! Даже нужно. В Microsoft Excel 2007 и выше для этих целей подойдет такой инструмент как «Выделение группы ячеек». Для этого выбираем на ленте Excel вкладку «Главная», переходим в группу «Редактирование», нажимаем кнопку «Найти и выделить» и выбираем команду «Выделение группы ячеек». Появляется одноименное диалоговое окно, при помощи которого можно выделить определенные ячейки таблицы и после этого удалить их значения.
Выделение группы ячеек производится последовательно, нельзя например одновременно выделить и константы и формулы. Так уже гораздо быстрее, не правда ли? Но и это не предел. Все-таки удаление происходит в два этапа, сначала выделяем, затем удаляем. Если таблицы на разных листах и их много, то и с таким способом можно провозиться достаточно долго. В Excel 2003 выделение группы ячеек вообще не предусмотрено и в этой версии без дополнительных инструментов не обойтись.
Дополнительные инструменты для выборочного удаления значений
В некоторых случаях ускорить выборочное удаление значений ячеек поможет надстройка, которая легко устанавливается и запускается одним нажатием кнопки, выведенной прямо в главное меню. Надстройка позволяет удалять значения из ячеек с числами, с текстом, с формулами, с примечаниями, с заливкой, с рамками, как по раздельности, так и в любых сочетаниях. Кроме того предусмотрен выбор диапазона для удаления значений. Возможен используемый диапазон (с первой до последней заполненной ячейки), используемые диапазоны (используемый диапазон на каждом листе активной рабочей книги), выделенный пользователем диапазон, а также выделенный диапазон, но на каждом листе рабочей книги.
Использование надстройки позволяет:
1. выборочно удалять значения из ячеек с числами, с текстом, с формулами, с датами, ячеек содержащих примечания, цветную заливку, цветной шрифт, границы;
2. проводить выборочное удаление значений из ячеек используемых диапазонов, предварительно выделенных диапазонов, диапазонов, выбранных вручную, а также столбцов с заданными именами;
3. осуществлять очистку ячеек от значений на видимых, скрытых, непустых листах, листах с заданными именами, с заданными номерами, с заданным значением в определенном диапазоне, а также на всех листах рабочей книги Excel.