Как сделать подпись в конце письма на Outlook
Удобно, когда в конце письма стоит подпись с контактами. В корпоративной переписке это стало своего рода стандартом. И поскольку многие крупные организации используют Outlook на Windows для переписки в качестве корпоративного почтового клиента, я расскажу, как добавлять себе автоматическую подпись в конце письма.
Подготовка подписи
Для примера рассмотрим подпись, состоящую из логотипа, имени, емейл-адреса, должности и телефона — такую же, как у всех сотрудников EMAILMATRIX:
Код такой подписи можно скопировать здесь.
Если вы уже Вставьте этот код в любой текстовый редактор (Notepad++, Sublime или даже стандартное приложение Windows «Блокнот»), замените текущие логотип, имя, емейл-адрес, должность и телефон на ваши и сохраните получившийся код. Обратите внимание, номер телефона нужно прописать дважды:
Работа с почтовым клиентом
Откройте почтовый клиент Outlook, перейдите в параметры:
Затем перейдите в раздел «Почта» и нажмите «Подписи»:
Нажмите кнопку «Создать», в появившемся окне напишите любое имя подписи и нажмите «Ок»:
Теперь на компьютере перейдите по адресу: C:\Users\»Ваш_профиль»\AppData\Roaming\Microsoft\Signatures
В папке вы увидите несколько файлов с разными расширениями и одинаковым именем подписи, которое вы вводили ранее. Вам нужен HTML-файл. Откройте его с помощью любого текстового редактора, удалите всё, что находится между строками:
div и /div . Вставьте между открывающимся и закрывающимся тегами ваш код.
Готово! Теперь ваша подпись в конце письма будет подтягиваться автоматически.
Как в Outlook настроить подпись?
MS Office
Автор Генадий Дементьев На чтение 3 мин Просмотров 803 Опубликовано 09.04.2023 Обновлено 09.04.2023
Подпись в электронной почте — это важный элемент корпоративного стиля. С ее помощью вы можете быстро и легко представить себя и свою компанию. Microsoft Outlook — один из наиболее популярных почтовых клиентов, который позволяет создавать и настраивать подписи. В этой статье мы расскажем, как в Outlook настроить подпись.
Как создать подпись в Outlook
- Откройте Outlook и выберите «Файл» в верхнем левом углу.
- Выберите «Настройки» и затем «Почта».
- Найдите раздел «Подписи» и кликните «Подписи».
- В открывшемся окне кликните «Новая» и введите имя для новой подписи.
- Введите текст для подписи в поле «Текст подписи».
Как настроить подпись в Outlook
- Откройте Outlook и выберите «Файл» в верхнем левом углу.
- Выберите «Параметры» и затем «Почта».
- Найдите раздел «Подписи» и нажмите кнопку «Подписи».
- Выберите подпись, которую вы хотите настроить, и внесите необходимые изменения.
Полезные советы:
Генадий Дементьев
Ведущий инженер по информационной безопасности на одном из предприятий г. Псков
Являюсь экспертом в области информационных технологий. В свободное от основной работы время пишу статьи и отвечаю на вопросы пользователей.
Задать вопрос
Создайте несколько подписей для разных целей (например, для личной и деловой переписки).
- Добавьте свой логотип в подпись, чтобы усилить корпоративный стиль.
- Используйте не более 4-5 строк текста в подписи, чтобы она не занимала слишком много места в письме.
- Используйте шрифты, соответствующие корпоративному стилю вашей компании.
- Не забудьте включить подпись в свой автоматический ответ (ответ на отсутствие), чтобы избежать неудобств и сохранить корпоративный стиль в переписке с коллегами и клиентами.
Мы рассмотрели, как в Outlook создать и настроить подпись. Это простая, но важная функция, которая позволяет представить себя и свою компанию в электронных письмах. Следуйте нашим советам, чтобы создать эффективную и стильную подпись в Outlook.
Генадий Дементьев
Ведущий инженер по информационной безопасности на одном из предприятий г. Псков
Являюсь экспертом в области информационных технологий. В свободное от основной работы время пишу статьи и отвечаю на вопросы пользователей.
Пошаговая инструкция: как в Outlook настроить подпись, фильтры, переадресацию и другие функции учетной записи
Мы уверены, что вы не тот самый коллега, который отправляет письма в Outlook без подписи и никогда не настраивает уведомление об уходе в отпуск. Но если вы знаете такого человека, передайте ему, пожалуйста, нашу инструкцию по настройке Outlook.
- Что умеет Outlook и как создать почту
- Как сделать подпись в Outlook
- Зачем нужны автоответы и как их настроить
- Переадресация входящих сообщений
- Настройка фильтрации сообщений
- Как пользоваться календарем
Что умеет Outlook и как создать почту
Почта Outlook — это продукт компании Microsoft. Почтовый сервис умеет не только принимать и отправлять сообщения: с ним можно планировать задачи и создавать конференции, управлять контактами и календарем, хранить важные заметки и ставить напоминалки.
Где раздобыть «Аутлук»:
- скачать с официального сайта Microsoft ;
- купить вместе с офисным пакетом Microsoft;
- загрузить приложение Outlook с Google Play, AppGallery — для android, с App Store — для гаджетов компании Apple.
Почта Microsoft великолепно справляется с задачами, независимо от того, где вы работаете, — в приложении на телефоне (компьютере) или в веб-версии.
Учетная запись Microsoft понадобится и для других продуктов: OneDrive, Skype, Microsoft 365 (Office).
Топ удобных бесплатных почтовых сервисов: где лучше завести электронную почту
Создадим бесплатную учетную запись для Outlook, воспользовавшись ссылкой официального сайта Microsoft .
Интерфейс почтового сервиса может различаться — это зависит от версии Outlook (Windows, macOS, веб-версия, Microsoft 365, iOS или android), а также от года выпуска программы. Но у многих задач схожий алгоритм.
1. Перейдите по ссылке и выберите «Создать бесплатную учетную запись». Впишите адрес будущей электронки. Обратите внимание, что «хвост» почты можно выбрать: outlook.com или hotmail.com. По сути, это одно и то же — оба сервиса принадлежат Microsoft.
2. Создайте пароль и нажмите «Далее».
3. Впишите имя и фамилию.
4. Выберите из списка страну и укажите полную дату рождения.
5. Ознакомьтесь с информацией и нажмите «Продолжить».
Готово! Ваша учетка создана, следом автоматически откроется почтовый ящик «Аутлука».
Мы намеренно немного сократили «басню», минуя этап доказывания системе, что мы не роботы. Между шагом 4 и 5 программа попросит подтвердить, что вы реальный человек — для этого предложат решить несложную задачку на внимательность. Иногда просят пройти этот этап дважды. Если допустите ошибку, не критично — можно проделать все заново.
Когда нужно создать учетку в приложении Outlook — откройте в левом верхнем углу вкладку «Файл» и выберите «Добавить учетную запись».
Обновить ноутбук, докупить хорошие колонки или игровую мышь — эти покупки могут быть выгодными, если есть карта «Халва». Она дает особые условия в магазинах-партнерах, выгодный кешбэк и процент на остаток средств. Если сложно выделить сразу всю сумму на крупную покупку, ее можно оформить в беспроцентную рассрочку и платить равными частями (без переплаты).
152 458 ₽ кешбэк
владельцы Халвы получили вчера
Как сделать подпись в Outlook
При отправке электронных писем недопустимо оставаться скромным ноунеймом — таковы правила деловой переписки. Рассказываем, как сделать подпись в outlook. Корпоративная подпись должна стоять в конце email-сообщения. Так получатель будет знать вашу должность (если вы не знакомы) и номер телефона для оперативного решения вопросов.
Что такое цифровой этикет: как быть приятным в сети для коллег, друзей и незнакомцев
Чтобы каждый раз вручную не набирать контактную информацию о себе, создадим шаблон, который будет автоматически вставать в конце писем.
1. Нажмите на «Создать сообщение» (стрелка 1 на рисунке выше). В открывшемся окне зайдите во вкладку «Подпись» (стрелка 2) и выберите строку «Подписи» (стрелка 3). 2. Откроется окно с полем для подписи (стрелка 4). В нем прописывают, как правило, стандартную формулировку: «С уважением
Иванов Иван Иванович Менеджер по продажам г. Санкт-Петербург, ООО «Берега Невы» Моб. тел.: +7 981 111-11-11 Email: ivanovii@yandex.ru » . В конце можно вставить логотип компании — если почтовый ящик корпоративный, а не личный. 3. В разделах под стрелками 5 выберите, в каких случаях нужна подпись: при создании новых сообщений или при ответах и пересылке (можно использовать все вместе). 4. После всех манипуляций нажмите ОК — сведения сохранились. Как поменять подпись в «Аутлуке» — проделать те же шаги и в поле для подписи (стрелка 4) исправить данные.
Исаак Ньютон был не только физиком, математиком, механиком и астрономом, но и 30 лет заведовал монетным двором в Лондоне.
Другой факт
Зачем нужны автоответы и как их настроить
- В левом верхнем углу выберите вкладку «Файл», затем раздел «Автоответы» (стрелка 1) и активируйте строку «Отправлять автоответы» (стрелка 2).
- Поставьте галку «Отправлять только в течение следующего периода» и задайте его начало и конец. Если не указать дату окончания, почтовый сервис будет отсылать автоответы до тех пор, пока вы не отключите опцию.
- В поле ниже (стрелка 3) пропишите послание коллегам — до какого числа отпуск, кто может помочь в решении вопросов вместо вас и прочее.
Обратите внимание на вкладки «В пределах организации» и «За пределами» (стрелка 4) — их тоже можно настроить. По умолчанию активна первая вкладка.
Переадресация входящих сообщений
В продолжение прекрасной темы об отпуске: можно не настраивать автоответ с координатами вашего временного заместителя, а организовать на это время пересылку сообщений на его электронную почту.
Как это сделать:
1. В левом верхнем углу выберите вкладку «Файл», затем раздел «Управление правилами и оповещениями» (стрелка 1).
2. Нажмите на «Новое» (стрелка 2).
3. Щелкните на строку «Применение правила к полученным мной сообщениям» (стрелка 3) и кнопку «Далее».
4. В открывшемся окне ничего не меняйте (курсор стоит на первой строке) и снова «Далее».
5. Система выдаст уведомление, что данное правило применяется к каждому полученному сообщению, — подтвердите кнопкой «Да».
7. В новом окне выберите строку «Перенаправить для…» (стрелка 1).
8. В нижнем окне щелкните на активную надпись «Адресаты или общедоступная группа» (стрелка 2). Откроется список контактов, через поисковик найдите нужного сотрудника (легко искать по фамилии) и дважды щелкните на него. Коллега отразится в нижней строке «Кому».
10. Откроется новое окно, где можно выбрать правила для исключения, — в каких случаях письма не должны уходить вашему коллеге. Не отмечайте ничего галочками и снова «Далее».
11. Откроется последнее окно, где нужно задать имя правилу (стрелка 3) и зафиналить настройку переадресации кнопкой «Готово».
Настройка фильтрации сообщений
Это опция помогает упорядочить важные письма от руководства или заказчиков — они будут автоматически разложены по нужным папкам. Или можно, например, объединять в папку сообщения с определенными словами в теме письма. Настройка такой задачи по некоторым параметрам схожа с предыдущей — переадресацией.
Как это сделать:
1. Создайте отдельную папку, куда будут падать письма от конкретного адресата: наведите курсор на список папок и нажмите правую кнопку мыши.
2. Из появившегося списка выберите строку «Создать папку» (стрелка 1).
3. Задайте ей имя — инициалы коллеги, от которого будут приходить письма, или название проекта.
4. В левом верхнем углу выберите вкладку «Файл», затем раздел «Управление правилами и оповещениями» (стрелка 2).
5. Нажмите на «Новое» (стрелка 3).
6. В появившемся окне выберите шаблон «Перемещение в папку всех сообщений от определенного адресата» (стрелка 4). Или щелкните на другой шаблон, подходящий под задачу.
7. Выберите, чьим письмам зададите фильтр (стрелка 5) и в какую папку их надо складывать (стрелка 6).
8. Нажмите «Далее». Следующие окна с условиями отбора, исключения и действия оставьте без изменения.
9. В последнем окне дайте название правилу и удостоверьтесь, что стоит галочка «Включить правило».
10. Если необходимо, то поставьте галку «Выполнить это правило для сообщений, которые уже находятся в папке «Входящие»», — это нужно, если хотите отсортировать не только новые входящие, но и старые, полученные до включения фильтрации.
11. Жмите «Готово».
Как пользоваться календарем
Почта Microsoft — настоящий кладезь пользы для бизнеса, позволяющий держать все под контролем. Календарь Outlook не исключение: можно создавать задачи, отслеживать предстоящие события, собирать людей на совещания и созвоны в Skype.
Как это сделать:
1. Найдите в «Аутлуке» календарь. Он, как правило, находится в левом нижнем углу (под папками с сообщениями — стрелка 1) или прячется в левом верхнем углу за значком с квадратами (зависит от используемой версии). Когда нужно вернуться обратно в почту, нажмите на иконку с изображением конверта, находящуюся рядом.
2. Вверху на панели инструментов находятся все необходимые функции. Нажмите на кнопку «Новые элементы» (стрелка 2): там все компактно собрано и дополнительно есть опция «Задачи». Создание интуитивно понятное, главное — не забыть нажать на кнопку «Пригласить участников» или выбрать нужных коллег из адресной книги.
Можно просматривать календарь на неделю или месяц вперед — для этого нажмите необходимую кнопку («День», «Неделя», «Месяц»).
3. Дважды нажмите на имеющуюся запись в календаре (стрелка 3), чтобы увидеть подробности о ней.
Обратите внимание на кнопку с галочкой в нижнем левом углу (стрелка 4). Там собраны все письма (список дел), которые вы отмечали красным флажком. Удобно просматривать важные сообщения, собранные в список, заодно и снимать флажок с неактуальных задач. В каждую можно провалиться двойным щелчком мыши.
Возможности почтового сервиса Outlook не ограничиваются теми настройками, о которых мы рассказали, — их в разы больше. Но начинать работу с почтой удобнее с рассмотренных нами опций.
Статьи про технологии у вас в почте
Подпишитесь на подборку статей на тему технологий. Все самое интересное из рубрики Технологии будем присылать вам на почту.
Как настроить подпись в аутлуке пошагово
1. В окне почтового клиента нажимаем «Файл».
2. В меню слева щелкаем по кнопке «Параметры».
3. В окне «Параметры Outlook» переходим в раздел «Почта» и кликаем по кнопке «Подписи. ».
4. В новом окне «Подписи и бланки» нажимаем на кнопку «Создать», а затем в появившемся окне «Новая подпись» в поле «Введите имя для подписи» необходимо ввести любое название для профиля, например, я ввел просто цифру «1».
5. В разделе «Выберите подпись, используемую по умолчанию» находим две настройки «Новые сообщения» и «Ответ и пересылка», выбираем ранее созданный профиль «1» и заполняем подпись в текстовом поле «Изменить подпись». Нажимаем кнопки «Сохранить» и затем «ОК», чтобы применить внесенные изменения.
6. Возвращаемся в главное окно Outlook 2021 и переходим в раздел «Главная». Чтобы создать новое письмо, нажимаем на «Создать сообщение».
Теперь при создании новых сообщений или при ответе на сообщения, созданная подпись будет вставляться автоматически в тело письма.