Как создать архив в outlook 2010

Автоматическая архивация старых элементов

Email может быстро заполнить папку «Входящие» Outlook — новые сообщения, ответы и перенаправления. До того, как вы поймете это, у вас уже могут скопиться тысячи сообщений. Контролируйте размер почтового ящика и его папок, перемещая более старые элементы, которые необходимо сохранить, в архив. Чтобы это делалось автоматически, используйте автоархивацию.

Вы можете изменить частоту выполнения автоархивации, место хранения архивных элементов и время хранения элементов Outlook перед их архивацией.

Важно: Архивация и автоархивация могут быть недоступны, если ваш почтовый профиль подключается к Exchange Server. Также возможно, что политики хранения почты вашей организации переопределяют настройки автоархивации. Для получения дополнительных сведений обратитесь к системному администратору.

1. Щелкните Файл >Параметры >Дополнительно.
2. В разделе Автоархивация нажмите кнопку Настройка автоархивации.
3. Установите флажок Автоархивация каждые n дней и укажите частоту выполнения автоархивации.
4. Выберите любые другие параметры, например, не архивирование, а удаление старых элементов.

Дополнительные сведения о параметрах автоархивации см. в разделе Параметры автоархивации.

Изменение параметров автоархивации для отдельной папки

1. В списке папок в области навигации щелкните правой кнопкой мыши папку, которую требуется изменить, и в контекстном меню выберите команду Свойства.
2. На вкладке Автоархивация выберите нужные параметры.

Автоархивация в Outlook включена по умолчанию и выполняется каждые 14 дней. Вы можете изменить частоту автоархивации, указать файл данных Outlook (PST-файл), используемый для хранения архивированных элементов, и задать условия, при которых элементы в папках Outlook должны архивироваться.

1. Выберите Сервис >Параметры и откройте вкладку Другие.
2. Выберите параметр Автоархивация.
3. Установите флажок Автоархивация каждые n дней и укажите частоту выполнения автоархивации.
4. Выберите нужные параметры.
5. Автоархивация каждые Выберите частоту запуска автоархивации. Одновременная архивация большого количества элементов может замедлить работу компьютера. Поэтому лучше выбрать период времени, который позволит выполнять архивацию быстрее. Настройте интервал времени с учетом того, какое количество элементов обычно поступает за соответствующий период. Запрос перед запуском автоархивации Выберите этот параметр, если хотите, чтобы Outlook выводил напоминание перед обработкой элементов с помощью автоархивации. Когда появится сообщение, вы можете нажать Нет, чтобы отменить этот сеанс автоархивации.
6. Удалять просроченные элементы (только папки электронной почты) Этот флажок по умолчанию не установлен. Вы можете удалять сообщения электронной почты, срок хранения которых истек. По умолчанию он составляет шесть месяцев для элементов в папках «Черновики» и «Входящие» и три месяца для отправленных сообщений, но вы можете изменить эти значения с помощью параметра Удалять элементы старше.
7. Архивировать или удалять старые элементы Необходимо выбрать этот параметр, если вы хотите, чтобы при автоархивации удалялись все или некоторые элементы, срок хранения которых истек. Этот параметр активирует другие параметры, позволяющие определить, какие из таких элементов нужно архивировать, а какие — удалять. Затем выберите дополнительные параметры, которые будут применяться как к архивации, так и к удалению.

Примечание: В диалоговом окне Автоархивация под папками понимаются основные функциональные области Outlook, например папка Календарь и папка Задачи, а также отдельные почтовые папки. Это связано с тем, что элементы календаря и задачи хранятся в папках Календарь и Задачи.

Примечание: Элементы, которые архивируются в папку, выбранную пользователем, не будут удаляться автоматически. Вам потребуется открыть папку и удалить их вручную.

Изменение параметров автоархивации для отдельной папки

1. В списке папок в области навигации щелкните правой кнопкой мыши папку, которую вы хотите изменить, и выберите в контекстном меню пункт Свойства.
2. Откройте вкладку Автоархивация.
3. Выберите нужные параметры.

Примечание: Дополнительные сведения о параметрах см. в шаге 4 раздела «Просмотр или изменение стандартных параметров автоархивации».

Архивация в Outlook для Windows

Существует несколько способов архивации сообщений в Outlook. Выбор способа зависит от типа учетных записей электронной почты, настроенных в Outlook.

У всех учетных записей есть доступ к папке «Архив». Для учетных записей Microsoft 365, Outlook.com и Exchange папка «Архив» — это одна из стандартных папок Outlook, таких как «Входящие», «Отправленные» и «Удаленные». Эту папку невозможно удалить. Если вы используете Outlook с учетной записью Exchange или Exchange Online, политики папок, например политики хранения, применяются к папке «Архив».

Для учетных записей POP и IMAP можно создать папку «Архив» или назначить существующую папку папкой архива. Расположение папки «Архив» для учетных записей Microsoft 365 и Exchange невозможно изменить.

При перемещении сообщений в папку «Архив» с помощью кнопки «Архивировать» размер почтового ящика не уменьшается. Если вам нужно уменьшить размер почтового ящика, можно использовать веб-архив в Microsoft 365 для предприятий.

Архивация сообщений с помощью кнопки «Архивировать»

Для перемещения одного или нескольких сообщений в папку Архив без их удаления можно использовать кнопку «Архивировать» в группе «Удалить» на ленте. Архивация обеспечивает целый ряд преимуществ.

• Архивные элементы можно легко найти с помощью поля поиска или путем перехода в папку Архив. По умолчанию при вводе условия в поле «Поиск» Outlook выполняет поиск во всех папках почтового ящика.
• Элементы по-прежнему доступны на телефоне или других устройствах через папку Архив.

Важно: Действия в новой и классической версии Outlook для Windows могут отличаться. Чтобы определить, какую версию Outlook вы используете, найдите раздел Файл на ленте. Если пункта Файл нет, следуйте инструкциям на вкладке Новый Outlook. Если в меню отображается параметр Файл, выберите вкладку Классический Outlook.

1. Выберите сообщение электронной почты, для архивации.
2. Выберите архив на панели инструментов.
3. Вы получите всплывающее уведомление, подтверждающее действие и предоставляющее возможность отменить.

Архивация элементов в Outlook

1. Выберите в папке одно или несколько сообщений, которые нужно архивировать.
2. В группе Удалить нажмите кнопку Архивировать. Вы также можете использовать клавишу BACKSPACE для мгновенной архивации одного или нескольких выбранных сообщений.

Примечание: Для учетных записей Microsoft 365, Exchange, Exchange Online и Outlook.com папка Архив уже существует, даже если вы еще не пользовались этой функцией. Ее можно найти в списке папок Outlook. Если вы не видите папку в Outlook 2016 или Outlook для Microsoft 365, выберите Файл > Учетная запись Office > Параметры обновления > Обновить.

Примечание. Кнопка Архив отображается только в Outlook 2016, Outlook 2019 и Outlook для Microsoft 365. В предыдущих версиях Outlook на ленте нет кнопки Архивировать.

Архивация сообщений с помощью клавиатуры

Вы можете нажать клавишу BACKSPACE для архивации одного или нескольких выбранных сообщений. Если нажать клавишу DELETE, сообщения будут перемещены в папку Удаленные. Изменить поведение клавиши BACKSPACE невозможно.

Примечание. Если сообщение открыто в отдельном окне, а не в области чтения, нажатие клавиши BACKSPACE не приведет к архивации сообщения. Вам потребуется закрыть сообщение и просмотреть его в области чтения, чтобы выполнить архивацию с помощью клавиши BACKSPACE. Если сообщение открыто в новом окне, единственным способом его архивации является использование кнопки Архивировать на ленте.

Как отключить архивацию при нажатии клавиши BACKSPACE в Outlook для Microsoft 365?

Чтобы запретить перемещение элементов в папку «Архив» при нажатии клавиши BACKSPACE, можно добавить следующие записи реестра, чтобы отключить эту функцию.

Важно!
Будьте внимательны, выполняя действия, описанные в этом разделе. Ошибки при изменении реестра могут привести к серьезным проблемам. Прежде чем начинать, создайте резервную копию реестра для восстановления на случай неполадок.

Путь в реестре групповой политики:
HKEY_CURRENT_USER\SOFTWARE\policies\Microsoft\office\16.0\outlook\options
Имя: DisableOneClickArchive
Тип: DWORD
Значение: 1

Путь в реестре центра развертывания Office (OCT): HKEY_CURRENT_USER\SOFTWARE\microsoft\office\16.0\outlook\options
Имя: DisableOneClickArchive
Тип: DWORD
Значение: 1

Примечание. Это исправление не применяется к версиям Outlook с бессрочной лицензией.

Как найти папку «Архив»?

Папка Архив находится в списке папок. Чтобы отобразить список папок, выберите Вид > Область папок > Обычный вид.

Как выполнить поиск в папке «Архив»?

По умолчанию при вводе запроса в поле в верхней части списка папок Outlook поиск выполняется во всем почтовом ящике.

Если вы хотите ограничить область поиска только папкой «Архив», сначала выберите ее в списке папок. После этого поиск будет выполняться только в папке «Архив».

Чем эта функция отличается от серверного архива?

Серверный архив — это функция, предназначенная для корпоративных клиентов Microsoft 365 с чрезвычайно большими почтовыми ящиками. Такие клиенты могут использовать серверный архив, чтобы не удалять старую почту. Серверный архив пользователя подобен второй учетной записи в Outlook с собственной структурой папок. Поэтому он не включается в поиск в папке «Входящие».

Если серверный архив включен, администраторы и пользователи могут настроить почтовый ящик для автоматического перемещения старых сообщений в серверный архив с помощью политик архивации.

Когда следует использовать архивацию, а когда — серверный архив?

Рекомендуем использовать архивацию для перемещения из папки «Входящие» сообщений, которые больше не нужны. Архив можно считать папкой с документами. Вы можете хранить в нем элементы, но по-прежнему легко получать к ним доступ. Вы также можете удалять сообщения или перемещать их в определенные папки, если вам так удобнее.

Для пользователей организации Office 365 корпоративный с большими почтовыми ящиками советуем настроить политику архивации, которая перемещает элементы в серверный архив по истечении одного года (или более короткого периода, если пользователи превышают квоту почтового ящика быстрее). Благодаря этому пользователям не придется удалять старую почту, чтобы освободить место для новых сообщений. Почту, хранящуюся дольше указанного времени, можно перемещать из папки «Входящие» и локальной папки архива.

Часто задаваемые вопросы об архивации

Можно ли выбрать другую папку для архивации?

Если используется учетная запись Microsoft 365, Exchange, Exchange Online или Outlook.com, вы не можете выбрать другую папку для архивации. «Архив» — это одна из стандартных папок Outlook, которую невозможно переименовать, переместить или удалить. Если используется учетная запись POP или IMAP, например Gmail, Yahoo или iCloud, вы можете изменить расположение папки «Архив», выбрав Файл > Параметры почтового ящика > Инструменты > Назначение папки архива.

Почему новая функция архивации называется почти так же, как серверный архив?

Архивация — это знакомая функция, которая уже доступна в Outlook Mobile, Outlook Web App, Outlook.com и даже в других почтовых службах, таких как Gmail. Так как это устоявшийся термин, а серверный архив существует давно, мы решили не менять эти имена.

Что насчет автоархивации?

Автоархивация —это более старая функция Outlook, которая обеспечивает автоматическое перемещение старых сообщений в PST-файл. При этом сообщения удаляются с сервера, а значит их труднее находить. Если жесткий диск, содержащий файл AutoArchive.pst, перестанет работать, сообщения будут потеряны. Сетевой архив — это возможность корпоративного уровня, которая заменяет автоархивацию.

Автоархивацию можно по-прежнему использовать , если у вас нет серверного архива, а ИТ-отдел не отключил ее. Дополнительные сведения об автоархивации в Outlook 2016 см. в статье Автоархивация старых элементов вручную в Outlook для Windows.

Я администратор Office 365 корпоративный. Могу ли я отключить архивацию с помощью групповой политики?

Архивация доступна в Outlook для Windows, Outlook Mobile, Outlook в Интернете и Outlook.com. Ее невозможно отключить с помощью групповой политики.

Нужна дополнительная помощь?

• Архивация старых элементов вручную в Outlook для Windows
• Создание вложенной папки

Архивация элементов вручную

Размер вашего почтового ящика Outlook достаточно велик, поэтому не следует опасаться того, что в ближайшем будущем вы перестанете получать электронные письма из-за его заполнения. Чтобы предупредить заполнение почтового ящика, старые элементы, которые вы желаете сохранить, можно перенести в архив, отдельный файл данных Outlook (.pst), который можно открыть из Outlook в любой момент.

Примечание: Команда и функция Архивировать не отображаются ни для одной учетной записи в профиле Outlook, если вы включили учетную запись Exchange Server и ваша организация использует Microsoft Exchange Server Online Archive. Администратор сети также может отключить эту функцию.

По умолчанию Outlook автоматически архивирует элементы с равным интервалом. Дополнительные сведения см. в статье Автоматическая архивация старых элементов.

Элементы также можно архивировать вручную в любой момент. В этом случае вы можете определить, какие элементы нужно архивировать, где их хранить и насколько давними они должны быть, чтобы подлежать архивации.

1. Выполните одну из указанных ниже процедур.
   • В Outlook 2013:щелкните Файл >сведения > средства очистки >Архив.
     
   • В Outlook 2016: выберите пункты Файл >Сведения >Инструменты >Удалять старые элементы.

Совет: Архивация и автоархивация могут быть недоступны, если ваш почтовый профиль подключается к Exchange Server. Также возможно, что политики хранения почты вашей организации переопределяют настройки автоархивации. Для получения дополнительных сведений обратитесь к системному администратору.

Выберите параметр Архивировать эту папку и все вложенные папки и укажите папку, которую необходимо архивировать.

Введите дату в поле Архивировать элементы, созданные до.

Можно создать несколько PST-файлов, если нужно архивировать некоторые папки, используя другие параметры. Например, элементы в папке «Отправленные» может потребоваться хранить дольше, чем элементы в папке «Входящие».

Чтобы архивировать отдельные элементы, которые исключены из автоматической архивации, установите флажок Включить элементы с флажком «Не автоархивировать». При этом исключение из автоархивации для таких элементов отменено не будет, а действие флажка Не автоархивировать будет отменено только для этого архива.

Нажмите OК.

Отключение автоархивации

Чтобы выполнять архивацию только вручную, необходимо отключить автоархивацию.

1. Щелкните Файл >Параметры >Дополнительно.
2. В разделе Автоархивация нажмите кнопку Настройка автоархивации.
3. Снимите флажок Автоархивация каждые n дней.

Важно: Office 2010 больше не поддерживается. Перейдите на Microsoft 365, чтобы работать удаленно с любого устройства и продолжать получать поддержку.

По умолчанию старые Outlook архивируются автоматически через определенные промежутки времени. Дополнительные информацию об автоархивке см. вэтой статьи.

Кроме автоархивативирования или замены, вы можете вручную архивировать и архивировать элементы. Архивариум вручную обеспечивает гибкость и позволяет точно указать, какие папки включены в архив и какие Outlook файл данных (PST).

Чтобы вручную Outlook элементы, сделайте следующее:

1. Перейдите на вкладку Файл.
2. Нажмите кнопку Средства очистки.
3. Нажмите кнопку Архивировать.
4. Выберите параметр Архивировать эту папку и все вложенные папки, а затем выберите папку, которую вы хотите архивировать. Любая вложенная папка выбранной папки включается в этот архив вручную.
5. Введите дату в поле Архивировать элементы, созданные до.
6. Если вы не хотите использовать файл или расположение по умолчанию, в области Архивный файл нажмитекнопку Обзор, чтобы указать новый файл или расположение. Найдите нужный файл или введите его имя, а затем нажмите кнопку ОК. Место назначения файла появится в поле Архивный файл.
7. Чтобы включить элементы, которые по отдельности помечены как исключенные из автоматической архива, включив в него элементы с пометкой «Не автоархивировать». Этот параметр не удаляет исключение из этих элементов, а игнорирует только для этого архива параметр Не автоархивативировать.

Отключение автоархивации

Если вы хотите архивировать только вручную, отключите автоархивировать. Выполните следующие действия:

1. Откройте вкладку Файл.
2. Нажмите кнопку Параметры.
3. На вкладке Дополнительные в области Автоархивканажмите кнопку Автоархив Параметры.
4. Чтобы выполнить автоархивную проверку каждые n дней, сжимите его.

Важно: Office 2007 больше не поддерживается. Перейдите на Microsoft 365, чтобы работать удаленно с любого устройства и продолжать получать поддержку.

Автоархиватив, который включен по умолчанию, автоматически перемещает старые элементы в архив через запланированные интервалы времени. Однако вы можете вручную архивировать элементы и архивировать их в определенном расположении.

Примечание: Параметры Microsoft Office Outlook 2007 автоархивизации можно настраивать. Вместо архива или архива элементов вручную вы можете обнаружить, что автоархивальная обработка может соответствовать вашим потребностям. Дополнительные сведения см.в этой статьи.

1. В меню Файл выберите пунктАрхивировать .
2. Выберите параметр Архивировать эту папку и все вложенные папки, а затем укажите дату в области Архивировать элементы старше.
3. В области Архивныйфайл нажмите кнопку Обзор, чтобы указать новый файл или расположение, если вы не хотите использовать файл или расположение по умолчанию.
4. Если вы хотите переопрепрестировать предыдущий параметр, чтобы не архивировать отдельные элементы автоматически, выберите параметр Включить элементы с параметром «Не автоархивировать». Если вы решите вручную архивировать эти элементы во время этой процедуры, на элементы снова будет оголен параметр Не автоархивативировать, если этот параметр не будет переопределен вручную в будущем.
5. Нажмите кнопку ОК.

Примечание: Outlook автоматически создает другой файл архива для элементов в указанной папке и указанном расположении.

Инструкция по настройке архивации почтового ящика для программы Microsoft Outlook 2010

В целях уменьшения размеров почтового ящика используется процедура архивации сообщений. Архивация сообщений – перемещение сообщений из основного почтового ящика в локальный архив, хранящийся локально на компьютере пользователя. После перемещения сообщения автоматически удаляются из основного почтового ящика и становятся доступны только в архиве.

Регламент архивации

Выполнять процедуру архивации не реже, чем каждые 3 месяца.

В основном почтовом ящике оставлять письма за последние 6 месяцев, все, что «старше» – переносить в локальный архив.

• Автоархивация – сообщения переносятся автоматически, согласно установленным ранее параметрам;

• Ручная архивация – разовая процедура, выполняемая пользователем.

1. Настройка архивации

• Откройте программу Microsoft Outlook 2010;
• Нажмите «Файл» – «Средства очистки» — «Архивировать…»;

• Выбрать «Архивировать эту папку и все вложенные папки:», выбрать корневую папку для архивации (обычно она совпадает с именем почтового ящика).

• Указать срок архивации, рассчитывается, как «Сегодняшняя дата» минус 6 месяцев, т.е. будут перемещены все сообщения из основной почты в локальных архив, которые старше указанной даты.

• «Файл архива» – оставить по умолчанию, в этом файле будет храниться вся заархивированная почта.
• Нажать «Ок», дождаться выполнения операции, значок будет отображаться в правом нижнем углу экрана.

• Ручная архивация выполнена, теперь все письма за указанный период перенесены в архив и отображаются в «Архивные папки»

1. Настройка Автоархивации

• Откройте программу Microsoft Outlook 2010;
• Нажать «Файл» – «Параметры»;

• Перейти во вкладку «Дополнительно», нажать «Настройка автоархивации»

• Для включения Автоархивации установить галочку «Автоархивация каждые», все параметры оставить по умолчанию. Для отключения автоархивации – галочку снять.