Как сделать сводную таблицу из сводной таблицы

Работа со сводными таблицами в Excel на примерах

Пользователи создают сводные таблицы для анализа, суммирования и представления большого объема данных. Такой инструмент Excel позволяет произвести фильтрацию и группировку информации, изобразить ее в различных разрезах (подготовить отчет).

Исходный материал – таблица с несколькими десятками и сотнями строк, несколько таблиц в одной книге, несколько файлов. Напомним порядок создания: «Вставка» – «Таблицы» – «Сводная таблица».

А в данной статье мы рассмотрим, как работать со сводными таблицами в Excel.

Как сделать сводную таблицу из нескольких файлов

Первый этап – выгрузить информацию в программу Excel и привести ее в соответствие с таблицами Excel. Если наши данные находятся в Worde, мы переносим их в Excel и делаем таблицу по всем правилам Excel (даем заголовки столбцам, убираем пустые строки и т.п.).

Дальнейшая работа по созданию сводной таблицы из нескольких файлов будет зависеть от типа данных. Если информация однотипная (табличек несколько, но заголовки одинаковые), то Мастер сводных таблиц – в помощь.

Мы просто создаем сводный отчет на основе данных в нескольких диапазонах консолидации.

Гораздо сложнее сделать сводную таблицу на основе разных по структуре исходных таблиц. Например, таких:

Первая таблица – приход товара. Вторая – количество проданных единиц в разных магазинах. Нам нужно свести эти две таблицы в один отчет, чтобы проиллюстрировать остатки, продажи по магазинам, выручку и т.п.

Мастер сводных таблиц при таких исходных параметрах выдаст ошибку. Так как нарушено одно из главных условий консолидации – одинаковые названия столбцов.

Но два заголовка в этих таблицах идентичны. Поэтому мы можем объединить данные, а потом создать сводный отчет.

1. В ячейке-мишени (там, куда будет переноситься таблица) ставим курсор. Пишем = — переходим на лист с переносимыми данными – выделяем первую ячейку столбца, который копируем. Ввод. «Размножаем» формулу, протягивая вниз за правый нижний угол ячейки.
2. По такому же принципу переносим другие данные. В результате из двух таблиц получаем одну общую.
3. Теперь создадим сводный отчет. Вставка – сводная таблица – указываем диапазон и место – ОК.

Открывается заготовка Сводного отчета со Списком полей , которые можно отобразить.

Покажем, к примеру, количество проданного товара.

Можно выводить для анализа разные параметры, перемещать поля. Но на этом работа со сводными таблицами в Excel не заканчивается: возможности инструмента многообразны.

Детализация информации в сводных таблицах

Из отчета (см.выше) мы видим, что продано ВСЕГО 30 видеокарт. Чтобы узнать, какие данные были использованы для получения этого значения, щелкаем два раза мышкой по цифре «30». Получаем детальный отчет:

Как обновить данные в сводной таблице Excel?

Если мы изменим какой-либо параметр в исходной таблице либо добавим новую запись, в сводном отчете эта информация не отобразится. Такое положение вещей нас не устраивает.

Курсор должен стоять в любой ячейке сводного отчета.

Правая кнопка мыши – обновить.

Чтобы настроить автоматическое обновление сводной таблицы при изменении данных, делаем по инструкции:

1. Курсор стоит в любом месте отчета. Работа со сводными таблицами – Параметры – Сводная таблица.
2. Параметры.
3. В открывшемся диалоге – Данные – Обновить при открытии файла – ОК.

Изменение структуры отчета

Добавим в сводную таблицу новые поля:

1. На листе с исходными данными вставляем столбец «Продажи». Здесь мы отразим, какую выручку получит магазин от реализации товара. Воспользуемся формулой – цена за 1 * количество проданных единиц.
2. Переходим на лист с отчетом. Работа со сводными таблицами – параметры – изменить источник данных. Расширяем диапазон информации, которая должна войти в сводную таблицу.

Если бы мы добавили столбцы внутри исходной таблицы, достаточно было обновить сводную таблицу.

После изменения диапазона в сводке появилось поле «Продажи».

Как добавить в сводную таблицу вычисляемое поле?

Иногда пользователю недостаточно данных, содержащихся в сводной таблице. Менять исходную информацию не имеет смысла. В таких ситуациях лучше добавить вычисляемое (пользовательское) поле.

Это виртуальный столбец, создаваемый в результате вычислений. В нем могут отображаться средние значения, проценты, расхождения. То есть результаты различных формул. Данные вычисляемого поля взаимодействуют с данными сводной таблицы.

Инструкция по добавлению пользовательского поля:

1. Определяемся, какие функции будет выполнять виртуальный столбец. На какие данные сводной таблицы вычисляемое поле должно ссылаться. Допустим, нам нужны остатки по группам товаров.
2. Работа со сводными таблицами – Параметры – Формулы – Вычисляемое поле.
3. В открывшемся меню вводим название поля. Ставим курсор в строку «Формула». Инструмент «Вычисляемое поле» не реагирует на диапазоны. Поэтому выделять ячейки в сводной таблице не имеет смысла. Из предполагаемого списка выбираем категории, которые нужны в расчете. Выбрали – «Добавить поле». Дописываем формулу нужными арифметическими действиями.
4. Жмем ОК. Появились Остатки.

Группировка данных в сводном отчете

Для примера посчитаем расходы на товар в разные годы. Сколько было затрачено средств в 2012, 2013, 2014 и 2015. Группировка по дате в сводной таблице Excel выполняется следующим образом. Для примера сделаем простую сводную по дате поставки и сумме.

Щелкаем правой кнопкой мыши по любой дате. Выбираем команду «Группировать».

В открывшемся диалоге задаем параметры группировки. Начальная и конечная дата диапазона выводятся автоматически. Выбираем шаг – «Годы».

Получаем суммы заказов по годам.

По такой же схеме можно группировать данные в сводной таблице по другим параметрам.

Как из сводной таблицы сделать обычную таблицу

Метод 1. Преобразование сводной таблицы Excel 2010 в статические значения

После создания сводной таблицы и настройки ее структуры выделите всю таблицу и скопируйте ее в буфер обмена. Далее перейдите на вкладку Главная (Ноте) и щелкните на кнопке Вставка (Insert), а затем выберите в раскрывающемся меню команду Вставить значения (Insert Values), как показано на рис. 6.19.

Тем самым вы удалите сводную таблицу и замените ее статическими значениями, полученными на основе последнего состояния сводной таблицы. Полученные значения становятся основой создаваемой впоследствии сводной таблицы.

Рис 6.19. Команда Вставить значения применяется для получения на основе сводной таблицы обычной таблицы со статическими значениями

Эта методика эффективно применяется для удаления интерактивных возможностей сводной таблицы. Таким образом вы преобразуете сводную таблицу в стандартную таблицу, а потому создаете не сводную диаграмму, а обычную диаграмму, не поддающуюся фильтрации и переорганизации. Это же замечание касается также методов 2 и 3.

Excel как сводную таблицу сделать обычной

Таблица сайтов. В полях указаны различные параметры. Все сайты находятся в общем списке и также разбиты по тематикам. Каждая тематика в отдельной вкладке. Все это дело организовано с помощью сводных таблиц. Изменяя значения в исходном списке, они, при обновлении таблиц, меняются во вкладках.

Проблема, собственно, в следующем: большинство остальных сотрудников работает на бесплатном OpenOffice, который очень сильно тупит при открытии сводных таблиц. Нужно преобразовать

таблицы в обычные. Можно, конечно, просто скопировать и вставить значения на другой лист, но это как-то долго — вкладок то много, да и операция эта производится почти каждый день. Существует ли еще какой нить способ? Заранее спасибо.

После создания сводной таблицы и настройки ее структуры выделите всю таблицу и скопируйте ее в буфер обмена. Далее перейдите на вкладку Главная (Ноте) и щелкните на кнопке Вставка (Insert), а затем выберите в раскрывающемся меню команду Вставить значения (Insert Values), как показано на рис. 6.19.

Тем самым вы удалите сводную таблицу и замените ее статическими значениями, полученными на основе последнего состояния сводной таблицы. Полученные значения становятся основой создаваемой впоследствии сводной таблицы.

Рис 6.19. Команда Вставить значения применяется для получения на основе сводной таблицы обычной таблицы со статическими значениями

Эта методика эффективно применяется для удаления интерактивных возможностей сводной таблицы. Таким образом вы преобразуете сводную таблицу в стандартную таблицу, а потому создаете не сводную диаграмму, а обычную диаграмму, не поддающуюся фильтрации и переорганизации. Это же замечание касается также методов 2 и 3.

Привет всем! Сегодняшний материал для тех, кто продолжает осваивать работу с программами-приложениями, и не знает, как сделать сводную таблицу в excel.

Создав общую таблицу, в каком либо из текстовых документов, можно осуществить её анализ, сделав в Excel сводные таблицы.

Создание сводной Эксель таблицы требует соблюдения определенных условий:

1. Данные вписываются в таблицу, где есть столбцы и списки с названиями.
2. Отсутствие незаполненных форм.
3. Отсутствие скрытых объектов.

Как сделать сводную таблицу в excel: пошаговая инструкция

Если вы не знаете, как сделать сводную таблицу в excel, советую читать дальше. Я продемонстрирую вам подробный пример, используя вымышленные данные магазина одежды. Таблица отображает дату продажи, имя продавца, наименование и сумму проданного им товара.

Для создания сводной таблицы необходимо:

Создался пустой лист, где видно списки областей и полей. Заголовки стали полями в нашей новой таблице. Сводная таблица будет формироваться путем перетаскивания полей.

Помечаться они будут галочкой, и для удобства анализа вы будете их менять местами в табличных областях.

Я решил, что анализ данных буду делать через фильтр по продавцам, чтобы было видно кем и на какую сумму каждый месяц было продано, и какой именно товар.

Выбираем конкретного продавца. Зажимаем мышку и переносим поле «Продавец» в «Фильтр отчета». Новое поле отмечается галочкой, и вид таблицы немного изменяется.

Категорию «Товары» мы поставим в виде строк. В «Названия строк» мы переносим необходимое нам поле.

Для отображения выпадающего списка имеет значение, в какой последовательности мы указываем наименование. Если изначально в строках делаем выбор в пользу товара, а потом указываем цену, то товары как раз и будут выпадающими списками, и наоборот.

Столбец «Единицы», будучи в главной таблице, отображал количество товара проданного определенным продавцом по конкретной цене.

Для отображения продаж, например, по каждому месяцу, нужно поле «Дата» поставить на место «Названия столбцов». Выберите команду «Группировать», нажав на дату.

Указываем периоды даты и шаг. Подтверждаем выбор.

Видим такую таблицу.

Сделаем перенос поля «Сумма» к области «Значения».

Стало видно отображение чисел, а нам необходим именно числовой формат

Для исправления, выделим ячейки, вызвав окно мышкой, выберем «Числовой формат».

Числовой формат мы выбираем для следующего окна и отмечаем «Разделитель групп разрядов». Подтверждаем кнопкой «ОК».

Оформление сводной таблицы

Если мы поставим галочку, которая подтверждает выделение сразу нескольких объектов, то сможем обрабатывать данные сразу по нескольким продавцам.

Применение фильтра возможно для столбцов и строк. Поставив галочку на одной из разновидностей товара, можно узнать, сколько его реализовано одним или несколькими продавцами.

Отдельно настраиваются и параметры поля. На примере мы видим, что определенный продавец Рома в конкретном месяце продал рубашек на конкретную сумму. Нажатием мышки мы в строке «Сумма по полю…» вызываем меню и выбираем «Параметры полей значений».

Далее для сведения данных в поле выбираем «Количество». Подтверждаем выбор.

Посмотрите на таблицу. По ней четко видно, что в один из месяцев продавец продал рубашки в количестве 2-х штук.

Теперь меняем таблицу и делаем так, чтобы фильтр срабатывал по месяцам. Поле «Дата» мы переносим в «Фильтр отчета», а там где «Названия столбцов», будет «Продавец». Таблица отображает весь период продаж или за конкретный месяц.

Выделение ячеек в сводной таблице приведет к появлению такой вкладки как «Работа со сводными таблицами», а в ней будут еще две вкладки «Параметры» и «Конструктор».

На самом деле рассказывать о настройках сводных таблиц можно еще очень долго. Проводите изменения под свой вкус, добиваясь удобного для вас пользования. Не бойтесь нажимать и экспериментировать. Любое действие вы всегда сможете изменить нажатием сочетания клавиш Ctrl+Z.

Надеюсь, вы усвоили весь материал, и теперь знаете, как сделать сводную таблицу в excel.

Сводная таблица применяется для быстрого анализа большого объема данных. Она позволяет объединять информацию из разных таблиц и листов, подсчитать общий результат. Этот универсальный аналитический инструмент существенно расширяет возможности программы Excel.

Можно сформировать новые итоги по исходным параметрам, поменяв строки и столбцы местами. Можно произвести фильтрацию данных, показав разные элементы. А также наглядно детализировать область.

Сводная таблица в Excel

Для примера используем таблицу реализации товара в разных торговых филиалах.

Из таблички видно, в каком отделе, что, когда и на какую сумму было продано. Чтобы найти величину продаж по каждому отделу, придется посчитать вручную на калькуляторе. Либо сделать еще одну таблицу Excel, где посредством формул показать итоги. Такими методами анализировать информацию непродуктивно. Недолго и ошибиться.

Самое рациональное решение – это создание сводной таблицы в Excel:

1. Выделяем ячейку А1, чтобы Excel знал, с какой информацией придется работать.
2. В меню «Вставка» выбираем «Сводная таблица».
3. Откроется меню «Создание сводной таблицы», где выбираем диапазон и указываем место. Так как мы установили курсор в ячейку с данными, поле диапазона заполнится автоматически. Если курсор стоит в пустой ячейке, необходимо прописать диапазон вручную. Сводную таблицу можно сделать на этом же листе или на другом. Если мы хотим, чтобы сводные данные были на существующей странице, не забывайте указывать для них место. На странице появляется следующая форма:
4. Сформируем табличку, которая покажет сумму продаж по отделам. В списке полей сводной таблицы выбираем названия столбцов, которые нас интересуют. Получаем итоги по каждому отделу.

Просто, быстро и качественно.

• Первая строка заданного для сведения данных диапазона должна быть заполнена.
• В базовой табличке каждый столбец должен иметь свой заголовок – проще настроить сводный отчет.
• В Excel в качестве источника информации можно использовать таблицы Access, SQL Server и др.

Как сделать сводную таблицу из нескольких таблиц

Часто требуется создавать сводные отчеты из нескольких таблиц. Есть пара табличек с информацией. Нужно объединить их в одну общую. Для науки придумаем остатки на складах в двух магазинах.

Порядок создания сводной таблицы из нескольких листов такой же.

Создадим отчет с помощью мастера сводных таблиц:

1. Вызываем меню «Мастер сводных таблиц и диаграмм». Для этого щелкаем кнопку настройки панели быстрого доступа и нажимаем «Другие команды». Здесь на вкладке «Настройка» находим «Мастер сводных таблиц». Добавляем инструмент в панель быстрого доступа. После добавления:
2. Ставим курсор на первую табличку и нажимаем инструмент «Мастера». В открывшемся окне отмечаем, что создать таблицу хотим в «нескольких диапазонах консолидации». То есть нам нужно объединить несколько мест с информацией. Вид отчета – «сводная таблица». «Далее».
3. Следующий этап – «создать поля». «Далее».
4. Прописываем диапазон данных, по которым будем формировать сводный отчет. Выделяем первый диапазон вместе с шапкой – «добавить». Второй диапазон вместе с названием столбцов – снова «добавить».
5. Теперь в списке выбираем первый диапазон. Ставим птичку у единицы. Это первое поле сводного отчета. Даем ему имя – «Магазин 1». Выделяем второй диапазон данных – ставим птичку у цифры «2». Название поля – «Магазин 2». Нажимаем «Далее».
6. Выбираем, где расположить сводную таблицу. На существующем листе или новом. Лучше выбрать новый лист, чтобы не было наложений и смещений. У нас получилось так:

Как видите всего в несколько кликов можно создавать сложные отчеты из нескольких листов или таблиц разного объема информации.

Как работать со сводными таблицами в Excel

Начнем с простейшего: добавления и удаления столбцов. Для примера рассмотрим сводную табличку продаж по разным отделам (см. выше).

Справа от сводной таблицы у нас была область задач, где мы выбирали столбцы в списке полей. Если она исчезла, просто щелкаем мышью по табличке.

Добавим в сводную таблицу еще одно поле для отчета. Для этого установим галочку напротив «Даты» (или напротив «Товара»). Отчет сразу меняется – появляется динамика продаж по дням в каждом отделе.

Сгруппируем данные в отчете по месяцам. Для этого щелкаем правой кнопкой мыши по полю «Дата». Нажимаем «Группировать». Выбираем «по месяцам». Получается сводная таблица такого вида:

Чтобы изменить параметры в сводной таблице, достаточно снять галочки напротив имеющихся полей строк и установить у других полей. Сделаем отчет по наименованиям товаров, а не по отделам.

А вот что получится, если мы уберем «дату» и добавим «отдел»:

А вот такой отчет можно сделать, если перетащить поля между разными областями:

Чтобы название строки сделать названием столбца, выбираем это название, щелкаем по всплывающему меню. Нажимаем «переместить в название столбцов». Таким способом мы переместили дату в столбцы.

Поле «Отдел» мы проставили перед наименованиями товаров. Воспользовавшись разделом меню «переместить в начало».

Покажем детали по конкретному продукту. На примере второй сводной таблицы, где отображены остатки на складах. Выделяем ячейку. Щелкаем правой кнопкой мыши – «развернуть».

В открывшемся меню выбираем поле с данными, которые необходимо показать.

Когда нажимаем на сводную таблицу, становится доступной закладка с параметрами отчета. С ее помощью можно менять заголовки, источники данных, группировать информацию.

Проверка правильности выставленных коммунальных счетов

С помощью сводных таблиц Excel легко проверить, насколько правильно обслуживающие организации начисляют квартплату. Другой положительный момент – экономия. Если мы будем ежемесячно контролировать, сколько расходуется света, газа, то сможем найти резерв для экономии средств на оплату квартиры.

Для начала предлагаем составить сводную таблицу тарифов по всем коммунальным платежам. Для разных городов данные будут свои.

Для примера мы сделали сводную табличку тарифов для Москвы:

Для учебных целей возьмем семью из 4 человек, которые проживают в квартире 60 кв. м. Чтобы контролировать коммунальные платежи, необходимо создать таблицы для расчета на каждый месяц.

Первый столбец = первому столбцу из сводной таблицы. Второй – формула для расчета вида:

= тариф * количество человек / показания счетчика / площадь

Для удобства рекомендуем сделать промежуточный столбец, в который будут заноситься показания по счетчикам (переменная составляющая).

Наши формулы ссылаются на лист, где расположена сводная таблица с тарифами.

Скачать все примеры сводной таблицы

Если при расчете коммунальных платежей применяются льготы, их тоже можно внести в формулы. Информацию по начислениям требуйте в бухгалтерии своей обслуживающей организации. Когда меняются тарифы – просто измените данные в ячейках.

Источником данных для сводной таблицы служит список данных, где, как правило, каждый столбец выступает в роли поля сводной таблицы. Но что если к вам пришла, только с виду похожая на сводную, таблица (она отформатирована и внешне напоминает ее, но использовать инструменты работы со сводными таблицами невозможно). И вам необходимо превратить ее в список данных, т.е. выполнить обратную операцию. В этом посте вы узнаете, как преобразовать сводную таблицу с двумя переменными в список данных.

На рисунке показан принцип, который я описал. Т.е. в диапазоне A2:E5 находится исходная сводная таблица, которая преобразуется в список данных (диапазон H2:J14). Вторая таблица представляет тот же набор данных, только в другом ракурсе. Каждое значение исходной сводной таблицы выглядит в виде строки, состоящее из пункта поля строки, поля столбца и соответствующего им значения. Такое отображение данных бывает полезно, когда необходимо отсортировать и манипулировать данными другими способами.

Для того чтобы реализовать возможность создания такого списка, мы воспользуемся инструментами сводной таблицы. Добавим кнопку Мастер сводных таблиц в панель быстрого доступа, которая недоступна нам на ленте, но осталась как рудимент от более ранних версий Excel.

Перейдите по вкладке Файл -> Параметры. В появившемся диалоговом окне Параметры Excel, во вкладке Панель быстрого доступа в левом поле найдите пункт Мастер сводных таблиц и диаграмм и добавьте его в правый. Нажмите ОК.

Теперь на панели быстрого доступа у вас появился новый значок.

Щелкните по этой вкладке, чтобы запустить Мастер сводных таблиц.

На первом шаге мастера необходимо выбрать тип источника данных сводной таблицы. Устанавливаем переключатель В нескольких диапазонах консолидации и жмем Далее.

На шаге 2а укажите, как следует создавать поля страницы. Поместите переключатель Создать поля страницы -> Далее.

На шаге 2б, в поле Диапазон выберите диапазон, содержащий данные, и щелкните Добавить. В нашем случае это будет местоположение исходной сводной таблицы A1:E4.

На третьем шаге необходимо определиться, куда необходимо поместить сводную таблицу, и нажмите кнопку Готово.

Excel создаст сводную таблицу с данными. В левой части экрана вы увидите область Список полей сводной таблицы. Уберите все пункты с полей строк и столбцов. Более подробно о редактировании полей строк и столбцов в сводной таблице я писал в предыдущей статье.

У вас получится небольшая сводная таблица, состоящая из одной ячейки, которая содержит сумму всех значений исходной таблицы.

Дважды щелкните по этой ячейке. Excel создаст новый лист, который будет содержать таблицу со списком значений.

Заголовки этой таблицы представляют общую информацию, вероятно, вы захотите сделать их более информативными.

Как создать список из сводной таблицы Excel

Возможно, вы уже знакомы с таким понятием Excel, как сводные таблицы, которые создаются из списка. Но что если вы хотите выполнить обратную операцию? В этом приеме вы узнаете, как создать список из простой сводной таблицы с двумя переменными.

Лист, показанный на рис. 167.1, отображает тот тип преобразования, о котором я говорю. Диапазон А1:Е4 содержит исходную сводную таблицу: 48 точек данных. Столбцы G:I показывают часть 48-строковой таблицы, полученную из сводной таблицы. Другими словами, каждое значение в исходной сводной таблице преобразуется в строку, которая также содержит соответствующие значению название продукта и месяц. Этот тип списка полезен, поскольку его можно отсортировать и манипулировать им другими способами.

Рис. 167.1. Преобразование сводной таблицы в список

Хитрость создания такого списка заключается в использовании сводной таблицы. Но прежде чем вы сможете применить этот метод, вы должны добавить команду Мастер сводных таблиц на панель быстрого доступа. Excel 2007, Excel 2010 и Excel 2013 все еще поддерживают Мастера сводной таблицы, но он недоступен на ленте. Чтобы получить доступ к мастеру, выполните следующие действия.

1. Щелкните правой кнопкой мыши на панели быстрого доступа и выберите в контекстном меню пункт Настройка панели быстрого доступа.
2. В разделе Панель быстрого доступа диалогового окна Параметры Excel выберите Команды на ленте из раскрывающегося списка слева.
3. Прокрутите список и выберите пункт Мастер сводных таблиц и диаграмм.
4. Нажмите кнопку Добавить.
5. Нажмите 0К, чтобы закрыть диалоговое окно Параметры Excel.

После выполнения этих шагов ваша панель быстрого доступа будет содержать новый значок.

Теперь пришло время преобразовать сводную таблицу в список. Имейте в виду, что, хотя следующие шаги специфичны для образцов данных, приведенных здесь, вы можете легко изменять шаги для работы с вашими данными.

1. Активизируйте любую ячейку в сводной таблице.
2. Щелкните на значке Мастер сводных таблиц и диаграмм, который вы добавили на панель быстрого доступа.
3. В диалоговом окне Мастер сводных таблиц и диаграмм установите первый переключатель в положение в нескольких диапазонах консолидации и нажмите кнопку Далее.
4. В шаге 2а установите переключатель в положите Создать поля страницы и нажмите кнопку Далее.
5. В шаге 2b в поле Диапазон укажите диапазон сводной таблицы ( А1:Е4 для выборки из примера) и нажмите кнопку Добавить; затем нажмите кнопку Далее, чтобы перейти к шагу 3.
6. В шаге 3 выберите место для сводной таблицы и нажмите кнопку Готово. Excel создаст сводную таблицу с данными и покажет область Список полей сводной таблицы.
7. В области Список полей сводной таблицы снимите флажки Строка и Столбец.

Так, сводная таблица остается только с полем данных Сумма по полю Значение. На данный момент небольшая сводная таблица показывает только сумму всех значений (рис. 167.2).

Рис. 167.2. Эта небольшая сводная таблица может быть расширена

Чтобы завершить, щелкните два раза на ячейке, содержащей итоговое значение (2851 в этом примере). Excel создаст новый лист, который будет содержать исходные данные в виде таблицы (рис. 167.3). Заголовки столбцов представляют общее описание (Строка, Столбец и Значение), так что вы, вероятно, захотите изменить их и сделать более информативными.

Похожие публикации:

1. Intel vt x как включить vmware
2. Как в одноклассниках изменить пароль
3. Как правильно установить node js
4. Как удалить письмо отправленное по ошибке в майл чтобы его не прочитали

Обзор сводных таблиц и сводных диаграмм

С помощью сводной таблицы можно создавать сводки, анализировать, изучать и представлять сводные данные. Сводные диаграммы дополняют сводные таблицы, позволяя визуализировать содержащиеся в них данные. Кроме того, с помощью сводных диаграмм можно легко отображать сравнения, шаблоны и тенденции. И сводные таблицы, и сводные диаграммы помогают принимать взвешенные решения на основании критически важных данных вашей организации. Вы также можете подключаться к внешним источникам данных, например к таблицам SQL Server, кубам служб SQL Server Analysis Services, Azure Marketplace, файлам подключения к данным Office (ODC-файлам), XML-файлам, базам данных Access и текстовым файлам, чтобы создавать сводные таблицы, или создавать на основе сводных таблиц другие таблицы.

Сведения о сводных таблицах

Сводная таблица — это интерактивный способ быстрого обобщения больших объемов данных. Вы можете использовать ее для подробного анализа числовых данных и для получения ответов на разнообразные вопросы, связанные с данными. Сводные таблицы предназначены для выполнения следующих задач:

• запрос больших объемов данных различными понятными способами;
• подведение промежуточных итогов и вычисление числовых данных, обобщение данных по категориям и подкатегориям, создание пользовательских вычислений и формул;
• развертывание и свертывание уровней представления данных для получения точных сведений о результатах, детализация итоговых данных по интересующим вопросам;
• перемещение строк в столбцы или столбцов в строки («сведение») для просмотра различных сводок на основе исходных данных;
• фильтрация, сортировка, группировка и условное форматирование наиболее важных и часто используемых подмножеств данных для привлечения внимания к нужным сведениям;
• представление кратких, наглядных отчетов с примечаниями на веб-страницах или в напечатанном виде.

Например, слева показан простой список расходов семьи, а справа — созданная на его основе сводная таблица.

Данные о продажах

Соответствующая сводная таблица

Способы работы со сводной таблицей

После того как вы создадите сводную таблицу, выбрав для нее источник данных, упорядочив поля в списке полей сводной таблицы и выбрав исходный макет, вы сможете при работе с ней выполнять перечисленные ниже задачи.

Изучать данные. Вот какие действия доступны.

• Развертывание и свертывание данных, а также отображение базовых сведений, которые относятся к значениям.
• Сортировка, фильтрация и группировка полей и элементов.
• Изменение функций сведения и добавление настраиваемых вычислений и формул.

Изменять макет формы и расположения полей. Вот какие действия доступны.

• Изменение формы сводной таблицы: сжатая форма, структура или табличная форма.
• Добавление, изменение порядка и удаление полей.
• Изменение порядка полей или элементов.

Изменение макета столбцов, строк и промежуточных итогов Вот какие действия доступны.

• Включение и отключение заголовков полей строк и столбцов, а также отображение или скрытие пустых строк.
• Отображение промежуточных итогов выше или ниже их строк.
• Настройка ширины колонок при обновлении.
• Перемещение поля столбца в область строк или поля строки в область столбцов.
• Объединение или отмена объединения ячеек для внешних элементов строки и столбца.

Изменять способы отображения пустых значений и ошибок. Вот какие действия доступны.

• Изменение способа отображения ошибок и пустых ячеек.
• Изменение способа отображения элементов и подписей без данных.
• Отображение и скрытие пустых строк.

Изменять формат. Вот какие действия доступны.

• Ручное и условное форматирование ячеек и диапазонов.
• Изменение стиля общего формата сводной таблицы.
• Изменение числового формата для полей.
• Включение форматирования сервера OLAP.

Сведения о сводных диаграммах

Сводные диаграммы служат для графического представления данных, содержащихся в сопоставленных с ними сводных таблицах. Как и сводные таблицы, сводные диаграммы — интерактивные объекты. При создании сводной диаграммы на экране отображается область фильтра сводной диаграммы. С помощью этой области вы можете сортировать и фильтровать исходные данные, используемые в сводной диаграмме. Изменения макета и данных в связанной сводной таблице немедленно отражаются в макете и данных в сводной диаграмме и наоборот.

Как и в обычных диаграммах, в сводных диаграммах отображаются ряды данных, категории, маркеры данных и оси. Кроме того, вы можете изменить тип диаграммы и другие параметры, например названия, расположение условных обозначений, метки данных, расположение диаграммы и т. д.

Вот сводная диаграмма, основанная на приведенном выше примере сводной таблицы.

Дополнительные сведения см. в статье Создание сводной диаграммы.

Различия между сводными и обычными диаграммами

Если вы знакомы со стандартными диаграммами, то работа со сводными диаграммами не будет для вас проблемой, так как большинство действий для этих двух типов диаграмм полностью совпадают. Тем не менее существуют и некоторые отличия.

Ориентация строк и столбцов В отличие от обычной диаграммы в сводной диаграмме вам не удастся изменить ориентацию строк и столбцов с помощью диалогового окна Выбор источника данных. Вместо этого вы можете изменить ориентацию меток строк и столбцов в связанной сводной таблице.

Типы диаграмм Для сводной диаграммы вы можете выбрать любой тип диаграммы, кроме точечной, биржевой и пузырьковой.

Исходные данные Обычные диаграммы связаны непосредственно с ячейками листа. Сводные диаграммы основаны на источнике данных сопоставленных с ними сводных таблиц. В отличие от обычной диаграммы в сводной диаграмме вам не удастся изменить диапазон данных диаграммы с помощью диалогового окна Выбор источника данных.

Форматирование Большинство параметров форматирования, включая добавленные вами элементы диаграммы, макет и стиль, сохраняются при обновлении сводной диаграммы. Тем не менее линии трендов, метки данных, пределы погрешностей и другие изменения, вносимые в наборы данных, не сохраняются. В обычных диаграммах после применения такого форматирования оно не исчезает.

Несмотря на то что вам не удастся напрямую изменить размер меток данных в сводной диаграмме, вы можете увеличить размер шрифта и таким образом изменить размер меток.

Создание сводной таблицы или сводной диаграммы на основе данных листа

В качестве основы для сводной таблицы или сводной диаграммы вы можете использовать данные листа Excel. Данные должны представлять собой список, в первой строке которого содержатся метки столбцов. Приложение Excel использует эти метки в качестве имен полей. Каждая ячейка в последующих строках должна содержать данные, соответствующие заголовку столбца. Не следует использовать данные различных типов в одном и том же столбце. Например, в одном и том же столбце не следует использовать денежные значения и даты. Кроме того, в выбранном вами диапазоне данных не должно быть пустых строк или столбцов.

Таблицы Excel Таблиц Excel изначально представлены в виде списка и отлично подходят в качестве исходных данных для сводной таблицы. При обновлении сводной таблицы новые и обновленные данные из таблицы Excel автоматически включаются в операцию обновления.

Использование динамического именованного диапазона Чтобы было проще обновлять сводную таблицу, вы можете создать динамический именованный диапазон и использовать его имя в качестве источника данных для сводной таблицы. Если вы расширите именованный диапазон, чтобы включить в него дополнительные данные, просто обновите сводную таблицу, и в нее будут включены эти новые данные.

Включение итогов Excel автоматически создает промежуточные и общие итоги в сводной таблице. Если источник данных содержит автоматически вычисляемые промежуточные и общие итоги, которые вы создали с помощью команды Промежуточный итог в группе Структура на вкладке Данные, то с помощью этой же команды удалите промежуточные и общие итоги, прежде чем создавать сводную таблицу.

Создание сводной таблицы или сводной диаграммы на основе внешнего источника данных

Вы можете получить данные из внешнего источника данных, например базы данных, куба OLAP или текстового файла. Например, у вас может быть база данных со сведениями о продажах, для которых вы хотите создать сводку и которые вам необходимо проанализировать.

Файлы подключения к данным Office Если вы используете файл подключения к данным Office (ODC-файл) для получения внешних данных для сводной таблицы, вы можете вводить данные непосредственно в нее. Рекомендуется получать внешние данные для отчетов с помощью ODC-файлов.

Источник данных OLAP Когда вы получаете исходные данные из базы данных OLAP или файла куба, данные возвращаются в Excel только в виде сводной таблицы либо сводной таблицы, преобразованной в функции листа. Дополнительные сведения см. в статье Преобразование ячеек сводной таблицы в формулы листа.

Источник данных, не являющийся источником данных OLAP Это базовые данные для сводной таблицы или сводной диаграммы, поступающие из источника, отличного от базы данных OLAP. Например, это могут быть данные из реляционных баз данных или текстовых файлов.

Использование другой сводной таблицы в качестве источника данных

Кэш сводной таблицы Каждый раз при создании новой сводной таблицы или сводной диаграммы Excel сохраняет копию данных для отчета в памяти, а также сохраняет эту область хранения данных в файле книги — это называется кэш сводной таблицы. Для каждой новой сводной таблицы требуется дополнительный объем памяти и место на диске. Однако при использовании существующей сводной таблицы в качестве источника данных для новой таблицы в той же книге обе таблицы будут использовать один и тот же кэш. Благодаря повторному использованию кэша снижается размер книги и сокращается объем данных, хранящихся в памяти.

Требования к расположению Чтобы использовать одну сводную таблицу в качестве источника данных для другой сводной таблицы, обе они должны находиться в одной и той же рабочей книге. Если исходная сводная таблица находится в другой рабочей книге, скопируйте источник в рабочую книгу, в которой вы хотите создать другую сводную таблицу. Сводные таблицы и сводные диаграммы, находящиеся в разных рабочих книгах, — это отдельные объекты, для каждого из которых имеется собственная копия данных в памяти и в рабочих книгах.

Изменения влияют на обе сводные таблицы Когда вы обновляете данные в новой сводной таблице, Excel также обновляет данные в исходной сводной таблице и наоборот. Когда вы группируете элементы или отменяете их группировку либо создаете вычисляемые поля или вычисляемые элементы в одной таблице, изменения будут внесены в обе таблицы. Если вам необходимо, чтобы одна сводная таблица не зависела от другой, создайте сводную таблицу на основе исходного источника данных, а не копируйте исходную сводную таблицу. Просто имейте в виду, что если выполнять такие операции слишком часто, это может сказаться на объеме свободной памяти.

Сводные диаграммы Вы можете создать сводную таблицу или сводную диаграмму на основе другой сводной таблицы, но вам не удастся создать сводную диаграмму непосредственно на основе другой сводной диаграммы. Изменения, вносимые в сводную диаграмму, влияют на связанную сводную таблицу и наоборот.

Изменение исходных данных существующей сводной таблицы

Изменение исходных данных может привести к тому, что для анализа будут доступны другие данные. Например, вам может быть необходимо удобно переключаться из тестовой базы данных в рабочую базу данных. Переопределив исходные данные, вы можете обновить сводную таблицу или сводную диаграмму, используя данные, структура которых похожа на структуру информации, получаемой из исходного подключения к данным. Если эти данные значительно отличаются, и в них имеется большое количество новых или дополнительных полей, возможно, будет проще создать другую сводную таблицу или сводную диаграмму.

Отображение данных, полученных при обновлении При обновлении сводной таблицы могут быть изменены данные, доступные для отображения. Для сводных таблиц, основанных на данных листа, Excel получает новые поля, имеющиеся в указанном вами исходном диапазоне или именованном диапазоне. Для отчетов, основанных на внешних данных, Excel получает новые данные, которые соответствуют критериям для базового запроса или данных, которые становятся доступными в кубе OLAP. Вы можете просматривать все новые поля в списке полей и добавлять необходимые поля в отчет.

Изменение создаваемых кубов OLAP У отчетов, основанных на данных OLAP, всегда есть доступ ко всем данным в кубе. Если вы создали автономный куб, который содержит подмножество данных, имеющихся в кубе сервера, с помощью команды Автономный режим OLAP вы можете изменить файл куба так, чтобы он содержал другие данные с сервера.

Обучение сводным таблицам Excel на примерах

Сводные таблицы в Excel – это мощный инструмент и чтобы описать все его возможности нельзя вложиться в одну статью. Возможностям сводных таблиц придаться посвящать целую книгу. В этой же статье будет обзор принципиальных свойств сводной таблицы. В двух словах можно описать ее главную особенность как инструмент для создания разного рода отчетов из суммирующих наборов. Такое определение сложно воспринять словами, поэтому сразу переходим к примерам и практике.

Работа со сводными таблицами в Excel

Создайте таблицу исходных данных о клиентах фирмы, так как показано на рисунке:

Теперь по исходной базе данных клиентов построим сводную таблицу, в которой можно легко отобразить средний возраст всех клиентов фирмы, которые не имеют дисконтную скидку c распределением на:

Решение для построения сводного отчета в Excel:

1. Перейдите на любую ячейку исходной клиентской базы и выберите инструмент: «Вставка»-«Таблицы»-«Сводная таблица».
2. В появившемся диалоговом окне переключите на опцию «На существующий лист» и в поле «Диапазон» укажите значение H3:
3. В окне настроек (справа) «Список полей сводной таблицы» переместите значение «Пол» из поля «Выберите поля для добавления в отчет» в поле «Фильтр отчета»:
4. Таким же образом распределите остальные значения по полям так как указано выше на рисунке.
5. Щелкните правой кнопкой мышки по любой ячейке внутри сводной таблицы. Из появившегося контекстного меню выберите опцию: «Итоги по»-«Среднее».
6. Округлите все значения до десятых с помощью формата ячеек.

Обратите внимание! В ячейке I1 мы имеем возможность указать пол (мужской, женский или оба) для сегментирования отчета.

Полезный совет! Данная сводная таблица не имеет динамического подключения баз данных к исходной таблице клиентов. Поэтому любое изменение в исходной таблице не обновляются автоматически в сводной таблице. Поэтому после каждого изменения исходных данных следует щелкнуть правой кнопкой мышки по сводной таблице и выбрать опцию «Обновить». Тогда все данные выполнять пересчет и обновятся.

Пример настройки сводных отчетов

Теперь поменяем структуру отчета в той же сводной таблице по тем же данным.

1. Если вы случайно закрыли окно «Список полей сводной таблицы», тогда щелкните левой кнопкой мышки по сводной таблице, чтобы сделать ее активной. Затем включите опцию: «Работа со сводными таблицами»-«Параметры»-«Показать»-«Список полей».
2. Переместите значение «Пол» в поле «Название строк» под значение «Образование».

Структура отчета кардинально изменена:

Появились группировки, которые управляются кнопками (+ и -). Эти вспомогательные кнопки и заголовки можно включить/отключить через меню: Работа со сводными таблицами»-«Параметры»-«Показать»-«Кнопки» или «Заголовки полей». Так же у нас больше нет фильтра для сегментирования отчета по полу в ячейке I1.