Онлайн чек что это

Электронный чек: его задачи и применение

С тех пор как у предпринимателей появились онлайн-кассы, они стали выдавать электронные чеки. Узнаем, когда они нужны, какие к ним требования, и как правильно заполнить онлайн-чек, чтобы не попасть под штрафные санкции налоговой.

Что такое онлайн-чек?

С недавнего времени, наряду с обычными кассовыми чеками, предприниматели выдают покупателям их электронную версию – онлайн-чек. Но, в отличие от бумажного фискального документа, альтернативный вариант не является обязательным для выдачи.

Онлайн чек

невозможность потери – файлы хранятся на серверах ФСН;
в отличие от бумажных, не стирается и не выцветает со временем;
при желании чек в любое время можно загрузить в смартфон, чтобы при необходимости показать – например, во время возврата товаров.

Когда и кем применяются онлайн-чеки?

Согласно закону № 54-ФЗ (ст. 1.2 п. 2), продавцы обязаны предоставлять покупателю онлайн-чек по требованию покупателя. Этот электронный документ отправляют на смартфон или на e-mail. Онлайн-чек является электронной копией кассового чека, который подтверждает факт покупки и её оплату.

Аналогичные обязанности предъявляются к организациям, которым продавцы делегируют полномочия, касающиеся отпуска товаров. Примером платёжного агента, причём самого крупного в стране, является Почта России.

Информация, указываемая в онлайн-чеке

После введения новой контрольно-кассовой техники (ККТ) в фискальных чеках вместо 7 стало 25 полей, обязательных для заполнения. При этом количество реквизитов зависит от рода деятельности продавца.

Электронный чек относится к бланкам строгой отчётности (БСО), поэтому к нему предъявляются строгие требования в отношении реквизитов и заполнения полей.

На онлайн-чеке, помимо наименования документа, должна быть напечатана такая информация:

название торговой точки, продавца, организации или ФИО предпринимателя;
реквизиты продающей организации;
адрес, по которому осуществлена продажа, и индекс;
тип операции;
сумма оплаты;
способ оплаты (наличными, банковской картой);
ИНН организации;
номер фискального накопителя (ФН);
должность и фамилия кассира (при автоматических расчётах в интернете не указывается);
номер документа в течение смены;
время и дата оплаты;
если работа ведётся через интернет – домен сайта.

Если торговля ведётся на выезде, в онлайн-чеке пишут модель и государственный номер автомобиля.

Наряду с основными данными, организации имеют право добавлять другие, например, адрес официального веб-ресурса налоговой службы.

Чек

Способы отправки онлайн-чека покупателю

Клиент имеет право выбирать, в каком виде получать чек: в бумажном или электронном, можно выбрать оба варианта. Чтобы не попасть под штрафные санкции, продавцы – владельцы ИП или компании, должны сформировать чек, полностью отвечающий установленным требованиям.

За отказ (умышленный или неумышленный) своевременно выслать чек покупателю, давшему заранее свои контактные данные, на продавца могут наложить штрафные санкции.

Согласно ст. 14.5 КоАП РФ п.6, контролирующие органы имеют право взыскать с нарушителя штраф в размере:

2 000 рублей – выписывают на должностное лицо, представляющее организацию, или владельцу ИП;
10 000 рублей – штрафуют весь магазин, как организацию.

Алгоритм отправки чека

Так как отправка онлайн-чека не является на сегодня обязательным действием, процесс начинается только после того как покупатель заявит продавцу о своём желании получать чек в электронном виде.

Порядок отправки чека покупателю:

Покупатель даёт согласие на обработку персональных данных.
Предоставляет продавцу номер телефона или электронную почту.
Продавец заносит полученные данные в программу онлайн-кассы.
Отправляет покупателю чек выбранным им способом – на смартфон или на почту.

Как передать покупателю электронный чек?

Передача чеков осуществляется с помощью специальных предустановленных программ. Они могут устанавливаться в самих кассах, если они автономные, или на кассовых компьютерах, к которому подключается ККТ. В последнем случае, программа обычно предоставляется фискальным регистратором.

Особенности системы онлайн-чеков:

Отправка чеков выполняется Оператором фискальных данных (ОФД). С этой организацией пользователь онлайн-кассы обязан подписать договор (согласно закону № 54-ФЗ).
Кассовый компьютер или автономная контрольно-кассовую машину (ККМ) настраивают на передачу информации по интернету в ОФД. Иного способа отправить чек не существует.

При отправке чеков на смартфон продавец должен иметь определённое количество оплаченных СМС. На e-mail чеки отправляются бесплатно.

Пример отправки чека на электронную почту покупателя через кассу «Эвотор»:

Продавец активирует опцию «электронный чек» в окошке оплаты.
Используя виртуальную клавиатуру, продавец вводит адрес почты и нажимает «Отправить».
Покупатель получает копию бумажного кассового чека на свой e-mail.

Онлайн касса

Когда онлайн-чек можно не отправлять покупателю?

Есть ситуации, при которых онлайн-чек разрешается не отправлять. Этот момент регламентируется законом № 54-ФЗ (статья 2 пункт 7).

Объекты, из которых разрешено не отправлять чеки онлайн:

местность, расположенная вдалеке от связи;
военные объекты, а также связанные с силовыми структурами.

Эти предприятия торговли имеют возможность использовать онлайн-кассы в специальном режиме, при котором не происходит передача данных в сеть интернет. В этих случаях не приходится заключать договора с ОФД.

В вышеупомянутом законе также выделены территории, на которых продавцы не обязаны выдавать чеки онлайн. Их называют «отдаленными и труднодоступными». Перечни таких мест устанавливают в регионах.

В «труднодоступных» местах торговцы имеют право вовсе не пользоваться онлайн-кассами. Но вместо чеков-онлайн они обязаны давать покупателям другие документы с реквизитами (ст. 4.7 п. 1 № 54-ФЗ).

Равнозначны ли бумажный и онлайн чеки?

Онлайн-чек обладает такими же свойствами, что и бумажные аналоги. Но последние, в отличие от электронных чеков, должны выдаваться в обязательном порядке. Законом РФ не предусмотрены моменты, при которых бы предприниматель освобождался от выдачи бумажных чеков.

Законом № 54-ФЗ (статья 4.7) установлен перечень реквизитов чека, который является единым для бумажной и электронной версии. Однако, помимо этого закона, данный момент регулируется нормативными актами, которые не противоречат № 54-ФЗ.

После последних поправок, внесённых в закон № 54-ФЗ, печать QR-кода в чеках стала обязательной – код содержит информацию о дате расчёта, порядковый номер, признак и сумму расчёта, заводской номер фискального накопителя и фискальный признак документа.

Отличия бумажного и электронного чека заключаются в степенях обязательности реквизитов. Так, например, реквизит «ИНН пользователя» в печатном чеке является обязательным, а в онлайн версии его включают опционально.

Сервисы проверки онлайн-чеков

Если покупатель не получил по какой-то причине онлайн-чек, он может получить его электронную версию посредством специального приложения, которое было разработано ФНС РФ.

С помощью сервиса «Проверки кассового чека» от налоговой службы человек имеет возможность:

получать информацию о совершённой покупке;
проверять легальность кассовых чеков;
сохранять чек в памяти приложения;
оценивать степень добросовестности продавца и сообщать в контролирующие органы о нарушениях, которые он допустил.

Чтобы проверить чек, покупатель вводит его данные в соответствующие поля. Далее отправляет запрос – проверить чек. Затем покупатель получит результат проверки. Сохранить чек можно в формате JSON или Excel.

Реквизиты

Электронный чек: легко получить, проверить, отказаться

Онлайн-кассы — это новые возможности не только для бизнеса, но и для граждан. Теперь вместо привычного бумажного чека любой покупатель вправе получить чек электронный. Достаточно лишь при совершении покупки сообщить кассиру номер мобильного телефона или адрес электронной почты, и электронный чек мгновенно будет у вас. Чтобы не диктовать каждый раз свои данные кассиру, можно воспользоваться мобильным приложением, разработанным ФНС. В нем нужно сохранить свои данные (почту и телефон), которые потом преобразуются в QR-код, который считывается на кассе. А проверить чек также легко, как и получить. Легальность покупки можно проверить на сайте ОФД «Такском» — для проверки чека в сервисе «Такском-Чек» нужно лишь ввести фискальный признак документа и нажать кнопку «Проверить чек». Так клиенты компании «Такском» с 1 июля проверяют свои электронные чеки, которые мгновенно поступают им на мобильные телефоны или электронную почту. Но бывает и так, что покупку никто не совершал, а чек всё-таки пришел. Как тогда быть? Дело в том, что ваши данные становятся известны продавцам не только при покупке и направлении электронного чека, но и при оформлении карт лояльности или бонусных программ. Обязанность направлять чеки по СМС или еmail возложена законом на пользователя ККТ, т.е. продавца (пункты 2 и 3 статьи 1.2 Федерального закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ). ОФД лишь выполняет «заказ» продавца (пункт 2 статьи 4.5 Федерального закона). Специалисты ОФД «Такском» разъясняют, что если вам пришло сообщение с чеком, значит, ваши данные были внесены в кассовую программу продавца. Если вы не желаете получать подобные сообщения, вам необходимо обратиться к продавцу (его данные указаны в чеке) и потребовать удалить вашу контактную информацию из систем продавца. Так что отказаться от электронного чека также легко, как и получить его.

Зачем переходить на электронные чеки

Электронный чек — это юридически значимый документ, подтверждающий факт покупки, электронная версия бумажного чека. По электронному чеку можно получить гарантию, оформить возврат или налоговый вычет. Всё больше организаций в последнее время отказывается от бумажных чеков в пользу электронных.

Когда появились электронные чеки

Понятие электронного чека появилось в 2017 году одновременно с введением онлайн-касс. Закон 54-ФЗ установил, что продавец обязан отправить электронный вариант чека на email покупателя по его просьбе и при предоставлении контактных данных, если для расчёта использовалось электронное средство платежа. В 2019 году Минфин добавил к списку способов отправки мессенджеры и социальные сети (письмо от 25.12.2019 № 03-01-15/101704).

Сначала электронные чеки применялись преимущественно при дистанционных расчётах. Большинство покупателей даже и не знали о своем праве получить чек на свой email. А розничные продавцы были не готовы к рассылке.

Крупные ритейлеры начали внедрять электронные чеки, добавляя функцию отказа от бумажного в свои приложения. Если покупатель выбирает эту опцию и предъявляет при расчёте карту программы лояльности, касса не печатает бумажный чек, а отправляет его электронный аналог по указанному в приложении контакту.

В январе 2020 г. такая возможность появилась у клиентов сети «Азбука вкуса». Затем перейти на электронный чек предложили покупателям сети «ВкусВилл», «Перекрёсток» и «Пятёрочка». В июле 2021 года от бумажных чеков решила отказаться сеть зоотоваров «Четыре лапы». В 2022 году переводить своих клиентов на электронные чеки стали магазины «Магнит», автосервисы FIT Service, сеть «Ситилинк» и др.

Несмотря на то, что от бумажных чеков отказывается небольшой процент покупателей, экономия на термобумаге очень ощутима, вот только некоторые цифры:

В сети «ВкусВилл» за год действия акции от бумажных чеков отказались 600 тысяч клиентов, это позволило компании экономить по 145 км чековой ленты каждый месяц.
За период отправки электронных чеков в «Пятёрочке» (в настоящий момент у компании временно нет технической возможности передавать фискальные документы в электронном виде) сэкономили 1,2 тысячи километров бумаги — покупатели отказались от 4 млн чеков.
За 2021 год на электронные чеки перешли 177 тысяч клиентов «Перекрёстка», сэкономив бумаги более чем на 6 млн чеков.
За 8 месяцев в сети «Четыре лапы» отказались от бумажных чеков 40 тысяч покупателей, сэкономив 35 км чековой ленты.

Дефицит кассовой ленты, возникший в России в марте 2022 г., дал серьёзный толчок развитию ситуации. Электронные чеки стали намного чаще использоваться в офлайн-торговле, и ритейл оценил их преимущества:

экономия средств на кассовую ленту;
увеличение срока действия чекопечатающего устройства за счёт снижения нагрузки на него;
уменьшение отходов — многие покупатели не берут чеки или сразу их выкидывают;
экономия времени на печать.

Стоит отметить, что кассовая лента — это практически неперерабатываемые отходы. Чеки не принимают в макулатуру и очень редко берут на переработку. Поэтому переход на электронные чеки еще и экологичен.

Для покупателей есть еще один большой плюс: электронный чек не потеряется и не утратит чёткость изображения со временем. Если пользователь зарегистрирован в сервисе ФНС «Мои чеки», в базе в любой момент можно отыскать все чеки, оформленные электронно и привязанные к телефонному номеру покупателя.

Если покупатель потерял или не получил чек, продавцы — клиенты OFD.ru могут переслать электронный чек потребителю повторно, сколько бы времени ни прошло с момента покупки. Так как все оформленные фискальные документы хранятся на сервере OFD.ru, а для клиентов в личном кабинете организован удобный поиск чека.

Как перейти на электронные чеки

Согласно действующей редакции закона 54-ФЗ, бумажный чек может быть заменен на электронный, если выполняются следующие условия:

Кассовый аппарат работает не автономно.
Покупатель дал согласие на получение чека в электронном виде и до момента расчёта предоставил контактные данные: номер телефона или адрес электронной почты.
У продавца есть техническая возможность отправить электронный чек.

Функция печати чека включена в онлайн-кассах по умолчанию. Отключить её можно в личном кабинете клиента OFD.ru. Передача чеков на email осуществляется бесплатно, для отправки по номеру телефона необходимо приобрести пакет СМС. OFD.ru предоставляет клиентам возможность отправлять чеки ещё и в Viber, VK, OK.

Основная сложность при переходе на электронные чеки — это получение контактных данных покупателя и заполнение их во время расчёта. Нетрудно представить, какая очередь соберётся у кассы в розничном магазине, если каждый клиент будет диктовать свой email или телефон, а кассир — заносить информацию в систему. Поэтому предпринимателю следует продумать инфраструктуру по работе с клиентской базой данных.

Отличия электронного чека от бумажного

Несмотря на то, что согласно 54-ФЗ электронный чек является законным аналогом бумажного, у них есть несколько различий:

Электронный чек выдается только с согласия клиента (если это не дистанционная продажа), а бумажный — по умолчанию, даже если клиент говорит, что чек ему не нужен. Сейчас обсуждаются поправки к закону 54-ФЗ, позволяющие продавцу не печатать чек и не отправлять его в электронном виде, если покупатель отказывается от его получения, но пока они не утверждены.
Контактные данные клиента. Бумажный чек не содержит сведений о покупателе, в электронном обязательно должен быть указан телефон или email.
Срок выдачи. Бумажный чек должен быть передан клиенту в момент расчёта, электронный может быть отправлен не позднее следующего рабочего дня (192-ФЗ).
Реквизиты чека. Установлен список реквизитов, который обязательно должен присутствовать в чеке и он различается для бумажного и электронного варианта. Причем, к документу, отправляемому с помощью СМС и email, предъявляются разные требования.

Рассмотрим подробнее, каким требованиям должен соответствовать электронный чек.

Законом определен форматы файла, который отправляется клиенту — JPEG, PNG, PDF, текстовый формат HTML. Другие варианты недопустимы — у покупателя не должно возникнуть сложностей с открытием документа. Установленные законом форматы широко распространены и открываются на любом устройстве.

В законодательстве не предусмотрена проверка достоверности сообщаемых клиентом сведений. Поэтому, если покупатель не получит чек из-за неверно указанного номера телефона или адреса электронной почты, продавец не несёт за это ответственность.

Обязательные реквизиты чека установлены законом, без них фискальный документ считается недействительным.

Как должен выглядеть чек в SMS

Ввиду ограниченного размера сообщения, клиент получает только минимально-необходимые сведения:

наименование кассового документа;
дату и время совершения продажи;
сумму покупки;
номер регистрации ККТ
признак расчёта;
ссылку на сайт OFD.ru, по которой можно открыть полноценную версию чека.

Чек на email

Письмо дает значительно больше возможностей, поэтому в электронном чеке содержится даже больше реквизитов, чем в бумажном:

наименование кассового документа;
номер внутри смены, дата, время;
адрес магазина;
наименование продавца;
признак расчета;
название товаров, услуг, работ;
ставка НДС;
цена;
скидка, если есть;
общая сумма покупки;
способ расчёта: наличные или безнал;
регистрационный номер ККТ;
заводской номер ФН;
фискальный признак;
ссылка на сайт для проверки документа;
номер чека;
телефон или email покупателя;
телефон магазина;
версия ФФД;
код формы фискального документа;
система налогообложения;
фамилия и должность сотрудника, отбившего чек;
ИНН продавца;
QR-код.

Если плательщик является ИП или организацией, в чеке необходимо указать наименование и ИНН покупателя.

При продаже маркированного товара в электронной форме указывается код товара, GTIN, серийный номер.

При реализации подакцизной продукции, выделяется сумма акциза.

Если чек оформляется платежным агентом, указывается комиссия и номер телефона агента.

При продаже импортной продукции, необходимо указать номер таможенной декларации и страну производства.

Рекламные чеки

В сообщение с чеком можно добавить любую текстовую и графическую информацию. Таким образом электронные чеки можно использовать как маркетинговый инструмент. Это особенно актуально в условиях маркировки рекламы, размещаемой в интернете. Брендированные чеки рассылаются по базе действующих клиентов, давших согласие на получение сообщений. Такая реклама не подлежит маркировке.

Подробнее про рекламные чеки мы рассказываем в статье.

Наземные розничные магазины в ближайшее время не смогут полностью отказаться от бумажных чеков. Но даже если часть покупателей перейдет на электронные фискальные документы, это приведет к значительной экономии бумаги и времени.

Электронные чеки

После вступления в силу 54-ФЗ изменились не только требования к кассовому чеку, но и сам принцип его формирования — бланк строгой отчетности и кассовый чек стали равнозначными, а онлайн-касса стала формировать как бумажный, так и электронный чеки. С самого начала их содержание было практически идентичным, а в 2021 году бумажные и электронные чеки стали юридически равнозначны.

Переход на электронный чек

Раньше по большей части использовались бумажные чеки, как более привычный вариант, однако в марте 2022 года ситуация кардинально изменилась. Весенний дефицит чековой ленты, возникший по причине сбоев с зарубежными поставками, спровоцировал переход ритейла на электронный формат. В соответствии с действующей редакцией 54-ФЗ бумажный и электронный чеки юридически равнозначны, благодаря чему продавцу не обязательно выдавать печатный чек, если покупатель готов получить документ онлайн и сообщает до момента расчета свои контактные данные (номер телефона или адрес электронной почты).

Если продажа происходит в конкретной торговой точке с использованием онлайн-кассы, отправить покупателю чек также можно в приложении “Мои чеки онлайн”, при условии, что клиет является его зарегистрированным пользователем. Чтобы это осуществить, покупатель должен сказать о своем пожелании перед оплатой покупки и продиктовать продавцу контактные данные — номер телефона или адрес электронной почты, на которые зарегистрирован аккаунт. Отправка таких чеков осуществляется бесплатно.

Тем не менее, электронный и бумажный чеки, несмотря на четкие требования к реквизитам, могут быть видоизменены и содержать дополнительную информацию. Для клиентов OFD.ru реализована услуга рекламный чек, которая может быть применена к любому формату. Это настоящий маркетинговый инструмент, позволяющий увеличить пост-продажи и узнаваемость бренда, подробнее о котором мы расскажем ниже.

Способы отправки электронного чека

Переход на отправку электронных чеков не требует больших энергозатрат. Всё, что нужно сделать — это подключить услугу отправки чеков у своего оператора фискальных данных, после чего вручную отключить печать чеков на ККТ.
Существует два основных формата передачи электронных чеков — по электронной почте и по SMS, но команда OFD.ru готова предложить своим клиентам еще больше возможностей: к стандартным способам мы добавили возможность отправки сообщением в Viber, «ВКонтакте» и «Одноклассники».

Доставка осуществляется каскадным методом: если клиент не получил сообщение указанным способом, оно будет переотправлено по другим каналам. Система отслеживает успешную отправку и получение электронного чека покупателем. Порядок отправлений настроен по умолчанию, но вы можете изменить его по своему усмотрению.

каскадная отправка

В личном кабинете ведется статистика по всем отправленным сообщениям. Вы можете посмотреть, сколько чеков было доставлено, а сколько не нашли адресата и их надо переотправить. Аналитика представлена в графическом и текстовом виде.

Отправка чека по e-mail

Услуга отправки чека на e-mail осуществляется бесплатно и подключена у всех клиентов OFD.ru. Для ее активации необходимо отключить печать чеков на кассе и убедиться, что сообщения на электронную почту отправляются со всех касс. Если этого не происходит, следует обратиться в техподдержку оператора.

Отправка ссылки на чек по SMS, в Viber, VK, OK

Чтобы отправлять чеки по SMS, в Viber или социальные сети, надо пополнить баланс. При желании можно ввести ограничение на количество отправляемых чеков. Пополнение баланса, отслеживание остатка денежных средств и настройка отправки осуществляется в Личном Кабинете Клиента в разделе «Сообщения покупателям».

Примечательно, что для получаетля выглядеть электронный чек будет по-разному в зависимости от того, куда он был отправлен: в SMS придет только ссылка на чек, в то время как на e-mail придёт письмо с чеком в виде картинки.

Для рассылки электронных чеков существует четыре пакетных тарифа с разным количеством сообщений. Все они предусматривают отправку сообщений по e-mail, SMS или Viber. Ознакомиться с ценами более детально можно в разделе на сайте или в Личном кабинете Клиента.