Способ 1. Без шаблона
Этот способ предполагает настройку через уже существующее сообщение, которое будем настраиваем в качестве основы. Итак, запускаем почтовый клиент оутлук и находим письмо от Ивана Иванова. Щелкаем правой кнопкой мыши по письму и в контекстном меню переходим по пунктам: «Правила» — «Создать правило. ».
У нас появится окно «Создание правила». Отмечает пункт «От», чтобы применить правило для конкретного отправителя и нажимаем на кнопку «Выбор папки. » в нижней части окна.
В окне «Правила и оповещения» выбираем папку, в которую хотим перемещать письма, а если этой папки нет, то создаем её, нажав на кнопку «Создать. ».
Редактируем настройки новой папки в окне «Новая папка» — выбираем расположение и указываем имя, а затем нажимаем кнопку «ОК», чтобы применить настройки.
Папка «Важное» создана, теперь выбираем её и нажимаем кнопку «ОК».
В конечном итоге у нас должно получиться примерно следующее:
Нажимаем кнопку «ОК» в окне «Создание правила», чтобы создать правило. В появившемся уведомлении «Удачное завершение» нажимаем кнопку «ОК».
Теперь правило создано и все письма от Ивана Иванова будут перемещаться в назначенную нами папку. Давайте теперь рассмотрим второй способ настройки правил.
Способ 2. Использование шаблонов
Данным способом будем создавать правило по существующим шаблонам в Outlook 2021. В главном окне программы кликаем левой кнопкой мыши по «Файл».
Мы окажемся в меню «Сведения об учетной записи», в котором щелкаем по плитке «Управление правилами и оповещениями».
В окне «Правила и оповещения» нажимаема на ссылку «Новое. », чтобы продолжить настройку.
Откроется окно «Мастер правил», в разделе «Шаг 1. Выберите шаблон» выбираем «Перемещение в папку всех сообщений от определенного адресата» и нажимаем на кнопку «Далее >».
В окне мастера правил по умолчанию отмечен пункт «От адресаты или общедоступная группа», ничего не меняем, а в разделе «Шаг 2. Измените описание правила» щелкаем поочередно по двум ссылкам «адресаты или общедоступная группа» и «Имя».
Щелкнув по первой ссылке страиваем E-mail адрес отправителя, введя его в текстовое поле «От».
Щелкнув по ссылку «Имя» выбираем папку, в которою будут валиться входящие сообщения (папка «Важное» в нашем случае).
Если мы все правильно сделали, должно получится так:
Нажимаем кнопку «Готово» и попадаем в предыдущее/родительское окно «Правила и оповещения», в списке правил должно появиться только что созданное новое правило. Нажимаем кнопку «ОК», чтобы закрыть окно.
Теперь правило будет применяться ко всем входящим сообщениям от указанного отправителя.
При помощи правил Outlook можно создавать различные условия обработки входящей почты и не только почты, можно так же управлять и оповещениями.
Использование правил папки «Входящие» в Outlook для Windows
Используйте правила для папки «Входящие» для автоматического выполнения определенных действий с сообщениями электронной почты, которые в нее поступают. Например, вы можете создать правила, которые будут изменять уровень важности поступающих сообщений, автоматически перемещать их в другие папки или удалять на основе определенных критериев.
Если вы не используетеOutlook для Windows, проверка, какую версию Outlook вы используете, а затем выберите один из следующих параметров для получения сведений о правилах папки «Входящие».
Важно: Действия в новой и классической версии Outlook для Windows могут отличаться. Чтобы определить, какую версию Outlook вы используете, найдите раздел Файл на ленте. Если пункта Файл нет, следуйте инструкциям на вкладке Новый Outlook. Если в меню отображается параметр Файл, выберите вкладку Классический Outlook.
Создание правила для папки «Входящие»
Правила применяются к входящим сообщениям и могут создаваться в любой папке.
- Чтобы быстро создать правило, которое перемещает все сообщения электронной почты от определенного отправителя или набора отправителей в папку, щелкните правой кнопкой мыши сообщение в списке сообщений, для которого нужно создать правило, выберите Дополнительные действия , а затем — Создать правило.
- Выберите папку, в которую должны перемещаться все сообщения от этого отправителя или набора отправителей, и нажмите кнопку ОК.
- Нажмите ОК. Это правило будет применяться для всех входящих сообщений. Если вы хотите сразу же применить правила для папки «Входящие», установите флажок Выполнить это правило в папке «Входящие» прямо сейчас.
Примечание: В настоящее время вы можете применить только те правила, в которых сообщение от отправителя перемещается в папку. Невозможно применить другие правила, например те, которые используют заголовок сообщения или помечают сообщение как непрочитанное.
Если вы хотите, чтобы помимо перемещения сообщения от определенного отправителя или набора отправителей в папку выполнялись какие-либо другие действия, выберите Дополнительные параметры. Откроется меню настройки правил.
- У каждого правила должно быть как минимум три элемента: имя, условие и действие. Правила также могут содержать исключения из условий. На каждом этапе можно добавить несколько условий, действий или исключений с помощью кнопок Добавить условие, Добавить действие и Добавить исключение.
- Если вы не хотите, чтобы после этого правила обрабатывались другие, установите флажок Остановить дальнейшую обработку правил. Дополнительные сведения см. в статье Остановка дальнейшей обработки правил в Outlook в Интернете.
- Нажмите кнопку Сохранить, чтобы создать правило, или кнопку Отклонить, чтобы отменить создание правила.
Изменение правила для папки «Входящие»
- В верхней части страницы выберите Параметры .
- Выберите Почта >Правила.
- В правиле, которое вы хотите изменить, щелкните значок .
- Чтобы сохранить изменения, нажмите кнопку Сохранить.
Примечание: Некоторые правила, созданные в других версиях Outlook, не обрабатываются в Outlook в Интернете. Такое правило невозможно выполнить или изменить в Outlook в Интернете.
Удаление правила для папки «Входящие»
- В верхней части страницы выберите Параметры .
- Выберите Почта >Правила.
- В правиле, которое вы хотите удалить, щелкните значок .
Совет: Если вы просто хотите временно отключить правило, щелкните переключатель рядом с ним.
Настройка порядка применения правил к входящим сообщениям
Правила применяются к входящим сообщениям в порядке их расположения в списке «Правила для папки «Входящие»». Вы можете настроить порядок применения созданных правил к сообщениям, поступающим в папку «Входящие».
- В верхней части страницы выберите Параметры .
- Выберите Почта >Правила.
- Выберите правило и щелкните значок со стрелкой вверх или стрелкой вниз, чтобы изменить порядок, в котором оно будет применяться к входящим сообщениям.
Применение правил для папки «Входящие» к существующим сообщениям
По умолчанию в папке «Входящие» применяется правило на входящие сообщения после того, как вы создали правило. Чтобы применить правило к существующим сообщениям:
- В верхней части страницы выберите Параметры .
- Выберите Почта >Правила.
- Выберите рядом с правилом, которое требуется применить.
Примечание: В настоящее время можно выполнить только правила, в которых сообщение от отправителя перемещается в папку. Невозможно запустить другие правила, например те, которые используют заголовок сообщения или помечают сообщение как непрочитанное.
Создание правила на основе сообщения
- Щелкните существующее сообщение правой кнопкой мыши и выберите пункты Правила >Создать правило.
- Выберите условия и действия с сообщением. Например, чтобы перемещать сообщения с указанной темой в определенную папку, выберите условие Тема содержит, установите флажок Переместить элемент в папку, выберите существующую папку или нажмите кнопку Создать для создания новой, а затем нажмите кнопку ОК.
- Когда вы закончите настраивать правило, нажмите кнопку ОК.
- Чтобы правило можно было использовать сразу, установите флажок Выполнить это правило для всех сообщений текущей папки и нажмите кнопку ОК. В этой папке появится сообщение.
Создание правила на основе шаблона
- На вкладке Файл нажмите кнопку Управление правилами и оповещениями и выберите команду Новое.
- Выберите шаблон. Например, для пометки сообщений выполните указанные ниже действия.
- Выберите шаблон Пометка сообщений от определенного пользователя к исполнению.
- Измените описание правила.
- Нажмите на подчеркнутое значение, выберите нужные параметры и нажмите кнопку OK.
- Нажмите кнопку Далее.
- Выберите условия, добавьте необходимые сведения и нажмите кнопку ОК.
- Нажмите кнопку Далее.
- Завершите настройку правила.
- Присвойте правилу имя, настройте параметры и проверьте описание. Щелкните подчеркнутое значение для редактирования.
- Нажмите кнопку Готово. Некоторые правила работают только при запущенном приложении Outlook. Если появится это предупреждение, нажмите кнопку ОК.
- Нажмите кнопку ОК.
Изменение правила
Если вы настроили правила для упорядочения входящей почты , но они не работают должным образом, эти действия могут помочь вам найти и устранить проблему.
Чтобы исправить нарушенное правило, выполните следующие действия:
- Щелкните Файл > Управление правилами & оповещениями.
- Если появится сообщение о том, что у вас есть нарушенное правило, которое необходимо изменить, нажмите кнопку ОК.
- Установите флажок рядом с правилом красным цветом.
- Щелкните ссылки в разделе Описание правила и измените правило при необходимости, а затем нажмите кнопку ОК.
Чтобы изменить параметры, имя, расположение или поведение правила, выполните следующие действия:
- Щелкните Файл > Управление правилами & оповещениями.
- Установите флажок рядом с правилом, которое требуется изменить.
- Щелкните Изменить правило, выберите тип изменения, которое вы хотите внести, а затем выполните действия.
Примечание: Чтобы удалить правило, в диалоговом окне Правила и оповещения проверка поле рядом с правилом и нажмите кнопку Удалить.
Удаление правила
Если правило больше не нужно, его можно удалить.
- На вкладке Файл выберите Управление правилами и оповещениями.
- В диалоговом окне Правила и оповещения на вкладке Правила для электронной почты выберите правило.
- Нажмите кнопки Удалить>ОК.
Выполнение правил вручную
Вы можете вручную выполнить одно или несколько правил.
- На вкладке Файл выберите Управление правилами и оповещениями, а затем на вкладке Правила для электронной почты нажмите кнопку Применить правила.
- В диалоговом окне Применить правила в списке Выберите правила для выполнения установите флажок рядом с каждым правилом, которое вы хотите выполнить.
- Если нужно использовать другую папку, в разделе Выполнить в папке нажмите кнопку Обзор, выберите папку и нажмите кнопку ОК. Установите флажок Включить вложенные папки, чтобы включить все папки, расположенные в папке, указанной в шаге 3.
- В списке Применить к по умолчанию выбраны все сообщения. Можно изменить это значение на прочтенные или непрочтенные сообщения.
- Нажмите Выполнить.
Как настроить папки и фильтры в Outlook
В первую очередь — настоятельно рекомендуется использовать почтовый клиент Outlook для работы с почтой. Это гораздо удобнее и эффективнее чем работать с почтой через браузер.
После того, как вы настроили почту обязательно создайте папки и фильтры, с помощью которых ваша почта будет всегда структурирована и вы не пропустите важных сообщений.
Создание папки
Чтобы добавить новую папку, сделайте следующее:
- В проводнике со списком папок, расположенном в левой части рабочего окна, щелкните правой кнопкой мыши и выберите команду Создать папку.
- В поле Имя введите имя для папки, например, если создаете папку для писем из JIRA, название папки будет JIRA — и нажмите клавишу ВВОД.
После создания папки нужно создать правило обработки входящих писем, для автоматической сортировки писем в эти папки.
У вас не должно быть настроено фильтров в браузерной версии почты Kerio Connect.
Создание правил фильтрации
Правило — это действие, которое автоматически выполняется в Microsoft Outlook для поступающих сообщений, отвечающих заданным условиям.
Письма от Jira, Confluence, HipChat
Чтобы все сообщения, полученные с адреса jira@corporation.corp (уведомления от Jira), confluence@corporation.corp (уведомление из конфлюенс), hipchat@corporation.corp (уведомления из HipChat), направлялись в специальную папку, необходимо выполнить следующую последовательность действий.
- Откройте вкладку Файл ->Управление правилами и оповещениями ->Новое.
- Выберите шаблон Перемещение в папку всех сообщений от определенного адресата.
- Нажмите на подчеркнутое значение и укажите сообщения от: необходимо указать адрес, например, jira@corporation.corp.
- Укажите правило Переместить их в папку Jira.
- Нажмите Далее.
- Шаги Условия отбора, Действия и Исключения оставьте без изменений.
- На последнем шаге введите название правила, поставьте галку в чекбокс «Выполнить это правило…«, если хотите чтобы правило применилось к уже загруженной почте и проверьте, чтобы стояла галка «Включить правило«. Нажмите кнопку Готово для завершения создания правила.
Проделайте эти шаги для писем от других корп. инструментов. Точно так же вы можете сортировать в отдельные папки письма от конкретных людей, добавляя их адрес электронной почты в новое правило.
Как собрать уведомления в отдельной папке
Вам очень часто будут приходить письма, когда кто-то комментирует вашу задачу или упоминает вас в статье или комментарии в конфлюенс. Обязательно настройте отдельную папку для таких писем и проверяйте её в первую очередь!
Делается это так же, как описано выше, но к стандартным правилам по отбору сообщений с определенных ящиков нужно добавить еще ряд условий:
- Установить флажки От и Содержащие в тексте сообщения.
- Задать в поле и содержащее в тексте сообщения необходимые ключевые слова, например, чтобы собрать комментарии из JIRA, напишите «прокомментировал» и нажмите кнопку Добавить. Слово перенесется в список поиска.
- Нажать Далее.
- Задать действия, выполняющиеся при получении сообщения с указанного адреса. Необходимо отметить флажком пункт Переместить их в папку .
- В качестве назначенной папки указать Комментарии.
- Нажать Далее.
- На шаге «Имеются ли исключения из правила?» задаются исключения из задаваемого правила. Отметьте флажками те категории сообщений и условия, при которых письмо не будет попадать в папку Комментарии, даже если соответствует указанным ранее условиям.
- Нажать Далее.
- Завершение настройки правила. На последнем шаге задаются дополнительные параметры правила.
- Укажите имя, под которым будет отображаться это правило в общем списке.
- Установите флажки для действий, которые будут выполнены для создаваемого правила:
- Выполнить это правило для сообщений, которые уже находятся в папке “Входящие”. Позволяет рассортировать уже полученные письма;
- Включить правило — если этот флажок не установлен, то правило будет отображаться в списке правил, но работать не будет;
- Создать правило для всех учетных записей.
Создание правила Упомянул
Для создания этого правила необходимо выполнить ту же последовательность действий, что и при создании правила “Прокомментировал”, только на шаге Какие сообщения следует отбирать? Необходимо установить флажок Содержащие в поле Тема и в качестве текста указать “Упомянул”. На шаге Завершение настройки укажите Имя правила «Упомянул».
Настройка правил
Правила позволяют перемещать, помечать и отвечать на сообщения электронной почты автоматически.
Создание правила на основе сообщения
- Щелкните существующее сообщение правой кнопкой мыши и выберите пункты Правила >Создать правило.
- Выберите условия и действия с сообщением. Например, чтобы перемещать сообщения с указанной темой в определенную папку, выберите условие Тема содержит, установите флажок Переместить элемент в папку, выберите существующую папку или нажмите кнопку Создать для создания новой, а затем нажмите кнопку ОК.
- Когда вы закончите настраивать правило, нажмите кнопку ОК.
- Чтобы правило можно было использовать сразу, установите флажок Выполнить это правило для всех сообщений текущей папки и нажмите кнопку ОК. В этой папке появится сообщение.
Создание правила на основе шаблона
- На вкладке Файл нажмите кнопку Управление правилами и оповещениями и выберите команду Новое.
- Выберите шаблон. Например, для пометки сообщений выполните указанные ниже действия.
- Выберите шаблон Пометка сообщений от определенного пользователя к исполнению.
- Измените описание правила.
- Нажмите на подчеркнутое значение, выберите нужные параметры и нажмите кнопку OK.
- Нажмите кнопку Далее.
- Выберите условия, добавьте необходимые сведения и нажмите кнопку ОК.
- Нажмите кнопку Далее.
- Завершите настройку правила.
- Присвойте правилу имя, настройте параметры и проверьте описание. Щелкните подчеркнутое значение для редактирования.
- Нажмите кнопку Готово. Некоторые правила работают только при запущенном приложении Outlook. Если появится это предупреждение, нажмите кнопку ОК.
- Нажмите кнопку ОК.