Как отсортировать от меньшего к большему в эксель

Как сделать сортировку в Excel: детальная инструкция со скриншотами

Как организовать данные в нужном порядке? Как задать собственные критерии сортировки? Разбираемся на примерах со скриншотами.

Иллюстрация: Meery Mary для Skillbox Media

Ксеня Шестак

Рассказывает просто о сложных вещах из мира бизнеса и управления. До редактуры — пять лет в банке и три — в оценке имущества. Разбирается в Excel, финансах и корпоративной жизни.

Сортировка в Excel — инструмент, с помощью которого информацию из таблицы организовывают в необходимом порядке. Данные можно сортировать по алфавиту, по возрастанию и убыванию чисел или по любым пользовательским критериям — например, по должностям сотрудников.

• Как сделать сортировку данных по одному критерию
• Как сделать сортировку по нескольким критериям
• Как сделать пользовательскую сортировку

Делаем сортировку в Excel по одному столбцу

Сортировка необходима, когда информация в таблице располагается хаотично. Пользователь выбирает столбец и тип сортировки — Excel упорядочивает информацию таблицы по этим критериям.

Разберём на примере.

Воспользуемся отчётом небольшого автосалона. В таблице собрана информация о продажах: характеристики авто, их цена, дата продажи и ответственные менеджеры. Данные расположены беспорядочно.

Для примера отсортируем данные по возрастанию цены автомобилей, по дате их продажи и по фамилиям менеджеров.

Сортируем данные по возрастанию цены авто. Выделяем любую ячейку в столбце, данные которого нужно отсортировать. В нашем случае — любую ячейку столбца «Цена, руб.».

На вкладке «Главная» нажимаем кнопку «Сортировка и фильтр».

Выбираем нужный тип сортировки — в нашем случае пункт «Сортировка по возрастанию».

Готово — данные таблицы отсортированы по возрастанию цен на автомобили.

Сортируем данные по дате продажи авто. Выделяем любую ячейку столбца «Дата продажи», нажимаем кнопку «Сортировка и фильтр» и выбираем нужный тип сортировки. В нашем случае — пункт «Сортировка от старых к новым».

Готово — данные отсортированы по дате продаж: от более давних к новым.

Сортируем данные по фамилиям менеджеров. Выделяем любую ячейку в столбце «Менеджер», нажимаем кнопку «Сортировка и фильтр» и выбираем нужный тип сортировки. В нашем примере отсортируем по алфавиту — выберем пункт «Сортировка от А до Я».

Готово — данные отсортированы по фамилиям менеджеров.

Делаем сортировку в Excel по нескольким столбцам

Выше мы привели три примера сортировки по одному столбцу. Но иногда требуется отсортировать таблицу одновременно по нескольким критериям.

Разберём, как это сделать, на примере.

Допустим, нужно отсортировать первоначальную таблицу отчётности по двум критериям: по возрастанию цены авто и по фамилиям менеджеров.

Выбираем любую ячейку таблицы и нажимаем кнопку «Сортировка» на вкладке «Данные».

В появившемся окне с помощью кнопки «+» добавляем критерии сортировки.

Добавляем критерии в необходимой последовательности: сначала — сортировка по фамилии менеджеров, затем — по возрастанию цен на автомобили, которые они продали.

Для этого нажимаем на стрелки под блоком «Столбец» и выбираем параметр «Менеджер». В пункте «Порядок» оставляем параметр «От А до Я».

Затем снова нажимаем на кнопку «+» и добавляем второй критерий сортировки — «Цена, руб.» → «По возрастанию». Жмём «ОК».

Готово — таблица отсортирована по двум столбцам одновременно.

Делаем пользовательскую сортировку в Excel

Выше мы рассмотрели стандартную сортировку: по возрастанию и убыванию, по алфавиту, по дате. Кроме неё, в Excel можно настроить сортировку по критериям, выбранным пользователем.

Функция пригодится, когда нужные критерии не предусмотрены стандартными настройками. Например, если требуется сортировать данные по должностям сотрудников или по названиям отделов. Это называется пользовательской сортировкой.

Схема работы такова:

• Пользователь создаёт новый список для сортировки и вводит значения столбца, который нужно отсортировать, в необходимом порядке.
• Потом сортирует таблицу по стандартному пути с помощью меню сортировки.

Для примера отсортируем нашу таблицу по названиям моделей авто. Создадим новый список для пользовательской сортировки.

В операционной системе macOS это делается так: в верхнем меню нажимаем на вкладку «Excel» и выбираем пункт «Параметры…».

В появившемся окне нажимаем кнопку «Списки».

Затем в правой панели «Пользовательские списки» выбираем пункт «НОВЫЙ СПИСОК», а в левой панели «Элементы списка» вводим элементы списка в нужном порядке.

Элементы списка можно ввести двумя способами:

• Напечатать вручную.
• Импортировать из исходной таблицы и отредактировать.

Пойдём по второму пути. Поставим курсор в строку «Импортировать список из ячеек» и выберем диапазон столбца, значения которого нужно отсортировать. В нашем случае — значения столбца «Марка, модель».

Нажмём кнопку «Импорт».

Excel импортирует все значения столбца, даже дублирующиеся.

Теперь удалим повторяющиеся значения и расположим их в нужном порядке. Для примера сделаем так:

Нажимаем кнопку «Добавить», и список появляется в панели «Пользовательский списки». Закрываем окно.

В операционной системе Windows путь вызова меню «Списки» отличается. Нужно перейти во вкладку «Файл» и выбрать пункты «Параметры» → «Дополнительно» → «Общие» → «Изменить списки». Дальнейшие действия совпадают со схемой, описанной выше.

Теперь отсортируем таблицу по созданному списку. Снова выбираем любую ячейку таблицы и нажимаем кнопку «Сортировка» на вкладке «Данные».

В появившемся окне в блоке «Столбец» выбираем столбец, значения которого нужно отсортировать. В нашем случае — пункт «Марка, модель».

В блоке «Порядок» выбираем созданный список сортировки.

Готово — таблица отсортирована по условиям пользователя. Значения столбца «Марка, модель» расположены в порядке, который мы установили для нового списка.

Другие материалы Skillbox Media по Excel

• Инструкция: как в Excel объединить ячейки и данные в них
• Руководство: как сделать ВПР в Excel и перенести данные из одной таблицы в другую
• Инструкция: как закреплять строки и столбцы в Excel
• Руководство по созданию выпадающих списков в Excel — как упростить заполнение таблицы повторяющимися данными
• Инструкция: как создать и настроить диаграммы в Excel

Как сделать сортировку в Excel по возрастанию и по убыванию

Сортировка данных в Excel это очень полезная функция, но пользоваться ней следует с осторожностью. Если большая таблица содержит сложные формулы и функции, то операцию сортировки лучше выполнять на копии этой таблицы.

Во-первых, в формулах и функциях может нарушиться адресность в ссылках и тогда результаты их вычислений будут ошибочны. Во-вторых, после многократных сортировок можно перетасовать данные таблицы так, что уже сложно будет вернуться к изначальному ее виду. В третьих, если таблица содержит объединенные ячейки, то следует их аккуратно разъединить, так как для сортировки такой формат является не приемлемым.

Сортировка данных в Excel

Какими средствами располагает Excel для сортировки данных? Чтобы дать полный ответ на этот вопрос рассмотрим его на конкретных примерах.

Подготовка таблицы для правильной и безопасной сортировки данных:

1. Выделяем и копируем всю таблицу.
2. На другом чистом листе (например, Лист2)щелкаем правой кнопкой мышки по ячейке A1. Из контекстного меню выбираем опцию: «Специальная вставка». В параметрах отмечаем «значения» и нажимаем ОК.

Теперь наша таблица не содержит формул, а только результаты их вычисления. Так же разъединены объединенные ячейки. Осталось убрать лишний текст в заголовках и таблица готова для безопасной сортировки.

Чтобы отсортировать всю таблицу относительно одного столбца выполните следующее:

1. Выделите столбцы листа, которые охватывает исходная таблица.
2. Выберите инструмент на закладке: «Данные»-«Сортировка».
3. В появившимся окне укажите параметры сортировки. В первую очередь поставьте галочку напротив: «Мои данные содержат заголовки столбцов», а потом указываем следующие параметры: «Столбец» – Чистая прибыль; «Сортировка» – Значения; «Порядок» – По убыванию. И нажмите ОК.

Данные отсортированные по всей таблице относительно столбца «Чистая прибыль».

Как в Excel сделать сортировку в столбце

Теперь отсортируем только один столбец без привязки к другим столбцам и целой таблицы:

1. Выделите диапазон значений столбца который следует отсортировать, например «Расход» (в данном случаи это диапазон E1:E11).
2. Щелкните правой кнопкой мышки по выделенному столбцу. В контекстном меню выберите опцию «Сортировка»-«от минимального к максимальному»
3. Появится диалоговое окно «Обнаруженные данные вне указанного диапазона». По умолчанию там активна опция «автоматически расширять выделенный диапазон». Программа пытается охватить все столбцы и выполнить сортировку как в предыдущем примере. Но в этот раз выберите опцию «сортировать в пределах указанного диапазона». И нажмите ОК.

Столбец отсортирован независимо от других столбцов таблицы.

Сортировка по цвету ячейки в Excel

При копировании таблицы на отдельный лист мы переносим только ее значения с помощью специальной вставки. Но возможности сортировки позволяют нам сортировать не только по значениям, а даже по цветам шрифта или цветам ячеек. Поэтому нам нужно еще переносить и форматы данных. Для этого:

1. Вернемся к нашей исходной таблице на Лист1 и снова полностью выделим ее, чтобы скопировать.
2. Правой кнопкой мышки щелкните по ячейке A1 на копии таблицы на третьем листе (Лист3) и выберите опцию «Специальная вставка»-«значения».
3. Повторно делаем щелчок правой кнопкой мышки по ячейе A1 на листе 3 и повторно выберем «Специальная вставка» только на этот раз указываем «форматы». Так мы получим таблицу без формул но со значениями и форматами
4. Разъедините все объединенные ячейки (если такие присутствуют).

Теперь копия таблицы содержит значения и форматы. Выполним сортировку по цветам:

1. Выделите таблицу и выберите инструмент «Данные»-«Сортировка».
2. В параметрах сортировки снова отмечаем галочкой «Мои данные содержат заголовки столбцов» и указываем: «Столбец» – Чистая прибыль; «Сортировка» – Цвет ячейки; «Порядок» – красный, сверху. И нажмите ОК.

Сверху у нас теперь наихудшие показатели по чистой прибыли, которые имеют наихудшие показатели.

Примечание. Дальше можно выделить в этой таблице диапазон A4:F12 и повторно выполнить второй пункт этого раздела, только указать розовый сверху. Таким образом в первую очередь пойдут ячейки с цветом, а после обычные.

• Excel Formula Examples
• Создать таблицу
• Форматирование
• Функции Excel
• Формулы и диапазоны
• Фильтр и сортировка
• Диаграммы и графики
• Сводные таблицы
• Печать документов
• Базы данных и XML
• Возможности Excel
• Настройки параметры
• Уроки Excel
• Макросы VBA
• Скачать примеры

Сортировка в Еxcel: все возможные способы

Что это такое? Сортировка в Еxcel – удобная опция для упорядочивания данных в таблицах. Благодаря ей можно сгруппировать числа, слова в определенной последовательности: по алфавиту, дате, возрастанию и убыванию.

Как это сделать? Одни виды сортировки подразумевают пару кликов, другие – введение сложных формул. Начинать знакомство с Еxcel рекомендуется с быстрой и настраиваемой группировки, остальные инструменты осваивать по мере использования.

В статье рассказывается:

1. Суть сортировки в Еxcel
2. Быстрая и настраиваемая сортировка в Excel
3. Сортировка по цвету ячейки и по шрифту
4. Сортировка в Excel по нескольким столбцам
5. Сортировка строк в Excel
6. Случайная сортировка в Excel
7. Динамическая сортировка таблицы в Excel
8. Сортировка значений по дате и времени
9. Сортировка слева направо
10. Часто задаваемые вопросы о сортировке в Excel

Пройди тест и узнай, какая сфера тебе подходит:
айти, дизайн или маркетинг.
Бесплатно от Geekbrains

Суть сортировки в Еxcel

Процесс сортировки в Microsoft Excel является значимым этапом в анализе и обработке данных. Независимо от того, стремимся ли мы упорядочить тексты по алфавиту, числам от меньших к большим или строки в соответствии с цветовыми предпочтениями, этот процесс с большим потенциалом. Умелая сортировка данных придает им визуальную ясность, делает возможным рационально управлять товарными запасами, находить нужную информацию и, в конечном итоге, делать более обоснованные решения.

Способности сортировки охватывают широкий спектр данных: текстовые значения (по алфавиту или наоборот), числа (от минимального до максимального и наоборот), а также даты и время (по хронологии или в обратном направлении) — все это можно упорядочить, будь то в одном столбце или между несколькими. Помимо этого, сортировка может быть выполнена на базе заранее созданных пользовательских списков (например, списки «Высокий», «Средний» и «Низкий») или даже по форматам (цвету и стилю шрифта, значкам).

Важно помнить, что опции «Автофильтр» и условное форматирование могут использоваться для быстрого поиска наибольших и наименьших значений в диапазоне данных.

Быстрая и настраиваемая сортировка в Excel

В мире Excel существуют два уровня сортировки: настраиваемая и быстрая.

Быстрая сортировка обеспечивает мгновенное построение данных в столбце в алфавитном, числовом или даже цветовом порядке.

• Выберите столбец с данными: просто кликните по заголовку интересующей колонки. Перейдите в меню «Редактирование», что расположено в верхнем меню таблицы.
• Нажмите на «Сортировка и фильтр» в выпадающем меню «Редактирование».
• Отметьте нужный тип сортировки в Excel: либо по числам от большего к меньшему или наоборот, либо по алфавиту для текстовых значений.
• Подтвердите свой выбор, и информация мгновенно упорядочится. Вы увидите, что ваш диапазон данных построен в соответствии с выбранным параметром. Если что-то пойдет не так, всегда можно вернуться назад, используя комбинацию клавиш «Ctrl+ Z».

Узнай, какие ИТ — профессии
входят в ТОП-30 с доходом
от 210 000 ₽/мес
Павел Симонов
Исполнительный директор Geekbrains

Команда GeekBrains совместно с международными специалистами по развитию карьеры подготовили материалы, которые помогут вам начать путь к профессии мечты.

Подборка содержит только самые востребованные и высокооплачиваемые специальности и направления в IT-сфере. 86% наших учеников с помощью данных материалов определились с карьерной целью на ближайшее будущее!

Скачивайте и используйте уже сегодня:

Павел Симонов
Исполнительный директор Geekbrains

Топ-30 самых востребованных и высокооплачиваемых профессий 2023

Поможет разобраться в актуальной ситуации на рынке труда

Подборка 50+ бесплатных нейросетей для упрощения работы и увеличения заработка

Только проверенные нейросети с доступом из России и свободным использованием

ТОП-100 площадок для поиска работы от GeekBrains

Список проверенных ресурсов реальных вакансий с доходом от 210 000 ₽

Получить подборку бесплатно
Уже скачали 25868

Индивидуальная или настраиваемая сортировка представляет собой более изысканный метод, который позволяет учитывать несколько критериев для обработки данных. Она применяется, когда требуется упорядочить информацию сразу по нескольким параметрам.

• Как и ранее, активируем интересующий нас столбец. Затем переходим в меню «Редактирование».
• Выбираем «Индивидуальная сортировка» из данного меню. Теперь определяемся с диапазоном: либо с расширением, либо без.
• Отмечаем «Уровень 1» в открывшемся окне «Индивидуальная сортировка».
• Выделяем интересующий нас столбец из доступных.
• Выбираем тип сортировки в Excel: по значению в ячейке, цвету, шрифту и так далее.
• Определяем направление сортировки: в возрастающем или убывающем порядке.
• Подтверждаем настройки, нажав «ОК». Ваши данные будут упорядочены согласно вашим параметрам.

При внесении изменений в ячейки, которые уже подверглись сортировке, настройки могут потерять актуальность. Для сохранения корректности данных рекомендуется проводить данный процесс заново.

Сортировка по цвету ячейки и по шрифту

Рассмотрим еще один вид форматирования:

• Отберите столбец с данными, содержащий ячейки с разноцветными обозначениями или текст с изменяющимся цветом шрифта. Перейдите во вкладку «Редактирование» и выберите опцию «Сортировка».
• Выберите «Преимущественно ячейки с выбранным цветом» или «Преимущественно ячейки с выбранным стилем шрифта» в зависимости от того, что вы хотите выделить.
• Подтвердите выполнение, нажав на «Автоматически расширить диапазон».

Если пользователь желает определить последовательность построения данных по цветам, нужно при выборе инструмента сортировки остановиться на настраиваемой.

Аналогично производится сортировка по типу шрифта.

Сортировка в Excel по нескольким столбцам

Для этого потребуется следующая последовательность действий:

• В меню «Таблица» в верхней части экрана выберите «Редактирование» и перейдите к позиции «Многомерная (настраиваемая) сортировка». Задайте параметры первого уровня сортировки, указав столбец и порядок сортировки, например, числа по возрастанию.
• Нажмите «Добавить дополнительный уровень сортировки», чтобы внести второй параметр.
• Заполните необходимые поля для данного процесса.

Для вас подарок! В свободном доступе до 28.01 —>
Скачайте ТОП-10 нейросетей, которые помогут облегчить
вашу работу
Чтобы получить подарок, заполните информацию в открывшемся окне

В Excel предусмотрены множественные уровни сортировки, позволяющие по-особенному построить данные.

Сортировка строк в Excel

Процесс упорядочивания данных в столбцах – это встроенная функция в электронных таблицах Excel. Для организации упорядоченных строк выполните следующие действия:

• Перейдите к «Многомерной сортировке».
• Выберите опцию «Столбцы для упорядочивания».
• Подтвердите выполнение, после чего откроются поля для задания условий сортировки по строкам.

Таким образом, можно производить многофакторную сортировку в Excel.

Случайная сортировка в Excel

Стандартные опции сортировки в Excel не включают опцию случайного упорядочивания данных в столбце. Но эту проблему можно устранить, применяя функцию СЛЧИС.

Пример того, как можно упорядочить набор чисел в случайном порядке:

• Сначала введите функцию СЛЧИС (Случайное число) в соседнюю ячейку и подтвердите ее командой Enter. После этого распространите формулу на весь столбец и получите случайную последовательность чисел.
• Затем проведите упорядочивание полученных значений в столбце в порядке увеличения или уменьшения – это распределит исходную последовательность чисел в случайном порядке.

Динамическая сортировка таблицы в Excel

Традиционный метод сортировки в Excel не автоматически обновляется при внесении изменений в данные, что может сделать его неактуальным. Тем не менее, существует способ придать сортировке динамичность, используя формулы. Вот способ:

• Сортировка простых чисел. Допустим, у нас есть набор простых чисел, которые требуется упорядочить по возрастанию.
• Применение формулы. Перейдите к соседней ячейке и введите следующую формулу: =МИН(А:A;СТРОКА(А1)). В данной формуле диапазон указывается в виде всего столбца, а коэффициент СТРОКА ссылается на первую ячейку.
• Обновление данных. В случае изменения значений в исходном диапазоне сортировка автоматически обновится.

Если необходимо сделать сортировку в обратном порядке, поставьте в формуле МАКС.

Для динамической сортировки текстовых значений используются формулы массива:

• Подготовка исходных данных. Предположим, имеется список фруктов, расположенных в случайном порядке.
• Назовем столбец с фруктами. Выделите его и присвойте ему имя, например, «Фрукты» в поле имен рядом со строкой формул.
• В соседней ячейке пишем: =ИНДЕКС. Так как перед нами формула массива, нажимаем сочетание «Ctrl + Shift + Enter». Размножаем её на весь столбец.
• Если в исходную колонку будут добавляться строки, то вводим чуть модифицированную формулу: =ЕСЛИОШ. Добавим в диапазон «Фрукты» еще одно значение «помело» и проверим.
• Впоследствии, если будут добавляться новые строки в столбец «Фрукты», динамическая сортировка автоматически применится к данным.

Сортировка значений по дате и времени

Сортировку в Excel можно произвести по дате, месяцу и году, что очень важно при обработке массивов данных археологами, историками, палеонтологами и другими специалистами. Для этого:

• Выберите и выделите ячейку в столбце, который требуется отсортировать.
• Выбор типа сортировки. На вкладке «Главная» в разделе «Сортировка и фильтр».

Дарим скидку от 60%
на курсы от GeekBrains до 28 января
Уже через 9 месяцев сможете устроиться на работу с доходом от 150 000 рублей

• Проверьте, что значения в столбце даты и времени действительно имеют одноименный формат. В противном случае сортировка может дать непредсказуемые результаты. Если данные сохранены в текстовом формате, настройка может расположить их в алфавитном порядке, а не хронологическом.
• Если требуется сортировка по дням недели независимо от даты, измените формат ячеек, чтобы отобразить дни недели в текстовом виде. Для этого можно использовать функцию ТЕКСТ. В этом случае значения будут упорядочены по алфавиту, а не хронологии дней недели.

Сортировка слева направо

Обычная сортировка предлагает вертикальное распределение данных. Но Excel дает нам уникальную возможность упорядочивать значения слева направо – по горизонтали. Но путь к этой цели начинается с серии дополнительных шагов.

Традиционные таблицы не предоставляют возможности горизонтальной сортировки сразу по умолчанию. Сначала, чтобы разблокировать эту опцию, нам нужно превратить таблицу обратно в обычный диапазон: выделим ячейку внутри нее, затем перейдем на вкладку «Работа с таблицами» и выберем «Преобразовать в диапазон».

Далее порядок действий следующий:

1. Определение «начальной» ячейки для нашей горизонтальной сортировки: выделим любую клетку внутри того диапазона, который мы намерены упорядочить.
2. Запуск горизонтальной сортировки: переход во вкладку «Данные», а затем в раздел «Сортировка и фильтр» позволит нам нажать на кнопку «Сортировка».
3. Тонкая настройка параметров: в момент появления окна сортировки мы выберем «Параметры».
4. Определение направления упорядочивания по столбцам: на вкладке «Сортировать» в этом же окне «Параметры сортировки» мы сделаем выбор в пользу «Столбцов диапазона» и подтвердим операцию, нажав «ОК».
5. Определение строки, где будет производиться горизонтальная сортировка: раздел «Строка» позволит нам указать номер строки, по которой наш диапазон будет упорядочен. Обычно она с заголовком столбца (например, строка 1).Если в строке заголовка имеется текст, а мы намерены упорядочить числа, дополнительная строка, вставленная перед диапазоном данных, позволит установить необходимые числовые значения.
6. Выбор порядка горизонтальной сортировки. В разделе «Порядок» мы будем делать выбор между следующими опциями:
   • Для текстовых значений: «От А до Я» или «От Я до А».
   • Для числовых значений: «По возрастанию» или «По убыванию».
   • Для дат и времени: «От старых к новым» или «От новых к старым».

• Перейти в раздел «Сортировка» и выбрать желаемую опцию (Цвет ячейки, Цвет шрифта или Значок ячейки).
• В разделе «Порядок» выбрать конкретный цвет или значок, а затем определить его позицию (Слева или справа).

При упорядочивании строк, которые образуют структуру листа, Excel будет поддерживать расположение строк или столбцов детализации даже при их скрытии. Таким образом, система сортировки будет бережно сохранять данные в первозданном виде.

Часто задаваемые вопросы о сортировке в Excel

Какие виды сортировки доступны в Excel?

Excel предоставляет нам три ключевых вида сортировки:

• Сортировка по возрастанию (от А до Я).
• Сортировка по убыванию (от Я до А).
• Пользовательская сортировка с возможностью установки разных критериев.

Как осуществить сортировку по части значения в столбце?

Для этой цели мы разбиваем столбец на фрагменты, чтобы целевое значение было в отдельной ячейке. Возможно, придется использовать текстовые функции или специальные инструменты для работы с текстом.

Как удалить упорядоченные списки?

Если необходимо избавиться от уже отсортированных списков, нужно выполнить следующие действия:

• Открываем диалоговое окно «Списки» согласно ранее описанным указаниям.
• Выбираем список, который требуется удалить, и активируем опцию «Удалить».

Только до 29.01
Скачай подборку материалов, чтобы гарантированно найти работу в IT за 14 дней
Список документов:

ТОП-100 площадок для поиска работы от GeekBrains

20 профессий 2023 года, с доходом от 150 000 рублей

Чек-лист «Как успешно пройти собеседование»

Чтобы зарегистрироваться на бесплатный интенсив и получить в подарок подборку файлов от GeekBrains, заполните информацию в открывшемся окне

Подберите способ сортировки, соответствующий вашим потребностям, с учетом того, что динамичная сортировка с применением специальных формул может изменяться при добавлении новых данных. Это может стать оптимальным решением в некоторых сценариях. Также не забудьте дать новому столбцу название, чтобы все пользователи Excel могли четко понимать его предназначение.

Как сортировать данные в таблицах Excel (правильный способ).

Итак, нам вручили электронную таблицу Excel с тысячами строк внутри нее и вы понимаете, что все данные в неправильном порядке. Возможно, вам придется сортировать её на основе имен столбцов или путем сортировки данных от большего к меньшему.

На первый взгляд, сортировка данных в Excel задача простая, и приложение, безусловно, упрощает сортировку. Однако, более важно то, как вы можете отсортировать и изменить порядок данных в ваших листах. Вот три метода сортировки данных Excel, о которых вы узнаете в этом уроке:

1. Сортировка данных всего в несколько кликов
2. Установка нескольких, ступенчатых правил сортировки, таких как сортировка по алфавиту по состоянию, а затем по всё вместе.
3. Создать полностью свои настройки сортировки, чтобы отсортировать данные с помощью любого установленного вами правила.

Сортировка данных иногда может казаться опасной; что, если вы отсортируете только один столбец и данные будут смещены? Я покажу вам, как избежать этого. Давайте начнем.

Как сортировать данные в электронной таблице Excel (короткое видео)

Этот скринкаст охватывает несколько методов сортировки ваших данных. Просмотрите этот трехминутный видеоролик, чтобы быстро изучить эти профессиональные техники работы Excel. Мы начнем с простой сортировки и перейдем к более продвинутым методам, чтобы вы всегда смогли отсортировать данные так, как вам нужно.

Читайте дальше пошаговое руководство по сортировке данных в электронных таблицах Excel с использованием простых и передовых методов.

Примеры данных (бесплатная загрузка рабочей книги Excel)

В рамках этого урока я создал книгу, с которой вы можете работать, изучая сортировку данных. Загрузите книгу бесплатно и используйте её во время изучения сортировки в Excel.

1. Простая сортировка в Excel

Сортировка может быть очень простой, всего пара кликов для перестановки данных в ваших таблицах. Давайте узнаем как.

В книге Excel, начните с нажатия на ячейку столбца, который вы хотите отсортировать. Теперь, убедитесь, что вы находитесь на вкладке Главная на ленте Excel»я и найдите кнопку Сортировка и фильтр на самой правой стороне этой панели.

Заметьте, что в вариантах сортировки, вы можете отсортировать текст «А до Я» или «Я до А». Эти простые варианты помогут отсортировать данные в Excel В алфавитном или обратным порядках, в зависимости от того что вы выбрали.

Когда вы сортируете данные в Excel, сортируется вся строка. По сути, выбранный вами столбец будет «ключом», который Excel использует, чтобы решить, как сортировать данные, но каждая строка это запись, которая должна оставаться сгруппированной вместе.

В зависимости от данных, которые вы выбрали, можете произвести сортировку по алфавитному или числовому порядку. Если столбцы содержат числовые данные, вы можете отсортировать в порядке от малого к большому числу, текстовые данные сортируются в алфавитном порядке.

Выполнить обычную сортировку на самом деле так просто. Просто кликните по данным, выберите вариант сортировки и Excel перестроит данные в таблице.

Дельный совет: попробуйте также сортировать, щелкнув правой кнопкой мыши внутри столбца и выбрав Сортировка, а затем указать способ сортировки исходных данных.

2. Как НЕ нужно сортировать данные в Excel

Не менее важно узнать, о самом опасном способе сортировки данных в Excel, такой метод может испортить ваши исходные данные.

Проблема возникает если в таблице много данных, а вы случайно отсортировали только один столбец данных. Каждая строка с данными в Microsoft Excel действительно похоже на запись, которая должна быть такой же по всей строке.

На изображении ниже, Я раскрасил строки, таким образом опасное место с сортировкой только одного столбца данных, будет выделено.

Большая ошибка пользователей Excel заключается в выборе только одного столбца при сортировке и выборе неправильного параметра в следующем окне.

Excel даже пытается предупредить нас, показывая окно Обнаруженны данные вне указанного диапазона. Во всплывающем окне можно выбрать автоматически расширить выделенный диапазон (выберите это!) и сортировать в пределах указанного выделения.

Я всегда думал, что варианты, которые дает вам это окно, не совсем ясны. Просто знайте, что вы захотите использовать автоматически расширить выделенный диапазон, чтобы убедиться, что Excel затронет все столбцы при сортировке данных.

Для тестирования давайте посмотрим, что произойдет, если мы выберем один столбец и выберем тип сортировки сортировать в пределах указанного выделения.

На скриншоте ниже вы можете видеть, насколько проблематичен этот тип сортировки. Так как столбец Amount Billed был отсортирован от наименьшего до наибольшего, все остальные столбцы остались на месте. Это означает, что наши данные больше не верны.

Таким образом, при сортировке данных есть два ключевых «НЕ»:

1. Не начинайте, выделив один столбец в своей электронной таблице.
2. Не используйте вариант сортировать в приделах указанного диапазона, если вы работаете не с одним столбцом, убедитесь, что вы расширили выделенный диапазон.

3. Расширенная сортировка данных Excel.

До сих пор простая сортировка позволяла нам сортировать данные однотипно. Что, если мы хотим два типа данных в нашей сортировке?

Что, если мы хотим…

• Сортировка в алфавитном порядке по состоянию, а затем по области.
• Сортировка в алфавитном порядке по имени клиента, а затем по каждому типу проекта, который мы сделали для них.
• Сортировка клиентов в список по алфавиту, а затем по количеству для каждого отдельного проекта, от наибольшего до наименьшего.

Ответ на всё это — расширенная сортировка, при которой вы можете установить несколько уровней сортировки данных. Давайте рассмотрим последний пример, используя образцы данных .

Чтобы начать работу, щелкните где-нибудь внутри своих данных и найдите параметр Сортировка и фильтр, а затем выберите Настраиваемая сортировка.

В этом окне мы можем добавить несколько уровней сортировки. Начните с нажатия на раскрывающийся список рядом с Сортировка и выберите столбец, который вы хотите отсортировать.

В моем случае я выберу Client в раскрывающемся меню и оставлю значение Сортировка равным Значения, а Порядок — От А до Я. На простом языке это отсортирует электронную таблицу Excel на основе алфавитного порядка.

Теперь давайте нажмем Добавить уровень. Это создаст новую строку в параметрах сортировки и позволит нам добавить второй уровень организации.

Теперь я могу выбрать Amount billed во втором раскрывающемся списке. Комбинация этих двух правил начнется путем сортировки на основе имени клиента, а затем суммы, выставленного счёта за каждый проект.

Вы можете продолжить добавлять столько уровней, сколько хотите в это окно расширенной сортировки. Последовательность строк имеет значение, т.е. вы можете переместить строку вверх для сортировки сначала по выставленному счету, например, а затем по клиенту.

Как только мы нажмем OK, Excel отсортирует таблицу на основе правил, которые мы создали в этом окне.

Совет: Для более продвинутой сортировки попробуйте в раскрывающимся меню Сортировка изменить тип сортировки на расширенные функции, такие как сортировка на основе цвета ячейки.

Расширенная сортировка позволяет создавать два уровня организации данных в вашей таблице. Если сортировки по одному фактору недостаточно, используйте расширенную сортировку, чтобы добавить больше возможностей.

Повторение и продолжение обучения

Сортировка это ещё одно умение, которое нужно держать в готовом виде в своей книге Excel. Когда вам нужно повторно сопоставить данные в электронной таблице, слишком много времени можно потратить для вырезания и вставки строк в определенном порядке, поэтому сортировка является обязательной.

Как всегда, вы можете опираться на навыки, которые вы узнали сегодня, погрузившись в более удобные уроки по Excel. Посмотрите ссылки ниже:

• Сортировка данных это мощный навык, но иногда вам может понадобится подвести итог и уяснить наборы данных, поэтому вместо этого используйте сводные таблицы .
• Ниже приведен обзор дополнительных руководств по сортировке , если вы хотите изучить этот навык из другого источника.
• Узнайте, как работать с формулами Excel — Как работать с формулами в Excel: копирование, вставка и автозаполнение .

Как вы сортируете данные? Используете ли вы простые методы или расширенный инструмент сортировки для обеспечения идеальной сортировкт?