Цифровизация и автоматизация в чем разница

Трудности перевода: разбираем ключевые термины в сфере цифровизации

Разбираемся, в чем разница между «цифровизацией», «автоматизацией», «роботизацией» и «цифровой трансформацией», а также расшифровываем модные словечки вроде «антихрупкость» или «индустрия 4.0».

Журналисты нередко используют термины «цифровизация», «цифровая трансформация» и «роботизация» как взаимозаменяемые. Кажется, с этим пора что-то делать… Между праздниками самое время освежить «матчасть» и навести ясность в понятиях, в которых порой ошибаются даже работники индустрии. Словарик с самыми ходовыми терминами — майский подарок читателям блога ALP Group.

Автоматизация (automation)

Передача тех или иных действий машине

Внедрение аппаратного и программного обеспечения, машин, механизмов, электронных устройств, информационных систем, математических моделей и других технологий для передачи им определенных человеческих задач и сокращения трудозатрат. Это максимально широкое понятие, которое может относиться как к элементарному переходу с бумажного документооборота на ведение учета в Excel, так и, например, к интеграции ChatGPT в процесс рекрутинга. Существует много типов автоматизации, от полностью механической до полностью виртуальной, от очень простой до умопомрачительно сложной.

Антихрупкость (antifragility)

Концепция «нет худа без добра»

Умение компаний и систем процветать в условиях нестабильности, а также извлекать выгоду из любых стрессовых или кризисных ситуаций. Если бизнес, например, сумел обернуть коронавирусную пандемию себе на пользу, это значит, что он заслужил звание антихрупкого. Концепция впервые описана ливано-американским профессором Нассимом Талебом в книге «Антихрупкие» (2012).

Бережливое производство (lean manufacturing)

Путь Toyota

В узком смысле — внедрение модели производства «точно в срок», реализованной в 1950-х годах японской автомобильной компанией Toyota. Чаще используется в более широком смысле — как внедрение различных инструментов, принципов и подходов, так или иначе помогающих сократить отходы и время производства той или иной продукции. В России фразу можно нередко услышать в контексте национального проекта «Производительность труда», в рамках которого государство оказывает поддержку компаниям, решившим внедрить у себя концепцию бережливого производства.

Вендор (software vendor)

Разработчик ПО

ИТ-компания, которая занимается разработкой и продажей программного обеспечения под собственным брендом. В разговорах об импортозамещении корпоративных информационных систем слово чаще всего подразумевает «Фирму 1С».

Гиперавтоматизация (hyperautomation)

Исключение ручного труда

Быстрая идентификация, проверка и автоматизация как можно большего количества ИТ- и бизнес-процессов. Гиперавтоматизация включает организованное использование целого ряда технологий, инструментов и платформ, в том числе: искусственного интеллекта, машинного обучения, событийной программной архитектуры, интеллектуальных пакетов управления бизнес-процессами и других. Термин довольно новый, и в России пока широко не распространился. В 2020 году Gartner включил гиперавтоматизацию в десятку главных стратегических трендов будущего.

Индустрия 4.0 (Industry 4.0)

Четвертая промышленная революция

Новый виток капитализма, который характеризуется стремительным распространением технологий искусственного интеллекта, Интернета вещей, дополненной реальности, трехмерной печати, блокчейна, аналитики и визуализации больших данных, а также автономного транспорта и умных датчиков.

Интернет вещей (IoT)

Умная среда

Сеть физических объектов со встроенными датчиками и сенсорами, которые способны воспринимать и передавать данные о внутреннем состоянии объектов и их взаимодействии с внешней средой. В качестве примера можно назвать «умный дом», с его экосистемой из осветительных приборов, термостатов, камер слежения, умных колонок, систем домашней безопасности и прочих умных бытовых объектов. Распространение Интернета вещей — один из триггеров Индустрии 4.0.

Озеро данных (data lake)

Репозиторий сырых данных

Средство хранения больших данных из различных источников и систем в их исходном формате — то есть в неочищенном и никак не структурированном виде. Не путать с хранилищем данных (data warehouse) — архитектурой, предназначенной для хранения данных в агрегированной сводной форме, подходящей для последующего бизнес-анализа.

Оптимизация (optimization)

Повышение эффективности

Поиск оптимального решения с помощью математических методов вычислений (целочисленного программирования, программирования в ограничениях, эвристики и других) с целью повышения эффективности деятельности и сокращения всевозможных издержек. Оптимизация применяется в самых разных отраслях — от логистики до дискретного производства. Внедрение математических оптимизационных моделей — следующий этап для крупного бизнеса, который уже осуществил автоматизацию базовых бизнес-процессов.

Оцифровка (digitization)

Из аналога в цифру

Процесс перевода информации из аналоговой формы в машиночитаемый (цифровой) формат. Простейший пример — преобразование рукописного текста в Word-файл. Разумеется, оцифровать можно не только текст, но и звук, изображение или видео. Главный конфуз в терминах тут у англичан: обратите внимание, как похожи слова digitization и digitalization. О диджитализации читайте чуть ниже.

Роботизация (robotization)

Делегация роботам рутинных задач

Частный случай автоматизации. В своем исконном значении, роботизация — это автоматизация системы или процесса с использованием роботизированных устройств — машин, которые могут видеть, ощущать, приводить что-либо в действие и с разной степенью автономии принимать решения. В контексте промышленности речь идет, в первую очередь, о физическом оборудовании для проверки, сборки, упаковки и паллетирования товаров. Однако в последнее время термин «роботизация» всё чаще употребляют как полный синоним «автоматизации».

Узкое место (bottleneck)

Главный источник проблем

Операция, участок производства или процесс, который обладает наименьшей пропускной способностью в системе, негативно влияет на общую продуктивность и должен быть оптимизирован в первую очередь. Дословный перевод с английского — бутылочное горлышко — прекрасно передает идею.

Умный завод (smart factory)

Фабрика будущего

Предприятие, которое активно оптимизирует производство и наращивает мощности с помощью комбинации различных цифровых решений. Умный завод пользуется всеми преимуществами Интернета вещей, непрерывно собирая данные и принимая на их основе взвешенные управленческие решения.

Устойчивые технологии (sustainable technology)

Решения с оглядкой на экологию

«Зеленые» инновации, внедрение которых позволяет бизнесу реализовать концепцию устойчивого развития, то есть способствовать экономическому и социальному росту, снижать риски, а также гарантировать сохранение окружающей среды. Под термином также могут подразумеваться технологии, созданные с учетом этой концепции, — например, при помощи возобновляемой энергии.

Цифровая трансформация (digital transformation)

Масштабная цифровизация

Если предприятие не просто автоматизирует один-два бизнес-процесса, а использует множество цифровых продуктов и совершает у себя маленькую технологическую революцию, то мы говорим, что оно переживает цифровую трансформацию. Цифровая трансформация — это не отдельный ИТ-проект, а долгосрочная стратегия и образ мышления в компании. Такая трансформация требует больших ресурсов, а главное — воли топ-менеджмента. В авангарде цифровой трансформации в России находятся финтех-гиганты типа «Сбера» или «Тинькоффа», которые создают вокруг себя целые цифровые экосистемы.

Цифровизация (digitalization)

Внедрение цифровых технологий

Улучшение бизнес-процессов за счет использования цифровых технологий и оцифровки данных. Цифровизация всегда открывает новые возможности для получения дохода и создания ценности. То же, что диджитализация (для любителей англицизмов) или дигитализация (для ненавистников русского языка). От полноценной цифровой трансформации отличается масштабом.

Цифровой двойник (digital twin)

Точная копия

Цифровая 2D- или 3D-модель какого-либо реального объекта, детали, здания или процесса. Исследуемый объект, например, ветряная установка, оснащен различными датчиками, относящимися к жизненно важным областям функциональности. Эти датчики производят данные о различных аспектах производительности физического объекта, таких как выходная мощность, температура, погодные условия и многое другое. Затем эти данные передаются в систему обработки и применяются к виртуальной копии. Цифровые двойники нужны для того, чтобы запускать симуляции, изучать проблемы с производительностью и тестировать управленческие гипотезы в безрисковой среде, а затем воплощать в жизнь лишь лучшие решения.

Low code-платформа (low-code platform)

Система-конструктор

Вид софта, который может быть кастомизирован силами бизнес-заказчика, не обладающего глубокими знаниями языков программирования. Low code-платформы отличаются понятным пользовательским интерфейсом и существенно демократизируют процесс разработки. По прогнозу Gartner, к 2023 году более 50% средних и крупных компаний перейдут на приложения класса low code.

Автоматизация 2.0: на пути к полной цифровизации

Все больше руководителей понимают, что автоматизация — идеальный ответ на многие проблемы и задачи бизнеса. Она требует минимум человеческого труда и при этом дает видимый результат на любом уровне компании. Поэтому считается, что среди всех цифровых преобразований, происходящих в организациях, нет более эффективного, чем полная автоматизация. Рассказываем, как создать предприятие, на котором технологии роботизации и искусственного интеллекта внедрены во все процессы, поддающиеся цифровой трансформации.

Миллионы рутинных операций, которые сотрудники должны выполнять вручную, приводят к снижению их производительности и удовлетворенности работой. Компании ежедневно теряют более 10 млрд трудочасов на простых повторяющихся задачах.

Поэтому Gartner называет гиперавтоматизацию, или полную автоматизацию предприятия, одним из ключевых трендов 2021 года. По мнению аналитиков, к 2023 году организации смогут выполнять автономно и автоматизированно на 25% больше задач. А по оценкам Acumen Research and Consulting, глобальный рынок решений для автоматизированного управления инфраструктурой будет расти со среднегодовым темпом в 13,2% и достигнет 3,8 миллиарда долларов к 2026 году. Это, конечно, ниже динамики рынка облачных услуг, но значительно выше, чем, к примеру, для сегмента ИТ-аутсорсинга.

Растущий интерес бизнеса к концепции полностью автоматизированного предприятия можно объяснить тем, что этот подход позволяет более критически подойти к процессу внедрения передовых технологий в бизнес-процессы. В отличие от более традиционного способа, когда компании начинали цифровизацию без четкого плана преобразований, полностью автоматизированное предприятие подразумевает последовательное применение ИТ-инструментов только на тех участках бизнеса, где это действительно необходимо и может оказать наибольшее влияние. Компании могут использовать такой метод автоматизации, например, для того, чтобы предоставлять клиентам более качественные услуги при меньших затратах ресурсов.

Сегодня существует два основных подхода к автоматизации предприятия:

Комплексная автоматизация предприятия позволяет интегрировать эти подходы в единый комбинированный процесс. В результате передовые технологии, такие как RPA и искусственный интеллект, становятся связующим звеном между информационной инфраструктурой и человеческим трудом, позволяя организациям получать синергетический эффект от их взаимодействия.

Кроме того, такой подход к автоматизации позволяет генерировать более высокие доходы: в Deloitte подсчитали, что у компаний, сочетающих RPA и AI, средний рост выручки составил 9%, тогда как у компаний, которые их не объединяли, — всего 3%.

Равин Джесутхасан, футуролог, автор книг об автоматизации предприятия, глобальный лидер по услугам трансформации в Mercer, считает, что мы приближаемся к новой промышленной революции, одним из результатов которой станет демократизация автоматизации. Однако это произойдет только при условии глубокого понимания, как компании используют технологии, и как они автоматизируют процессы.

По его мнению, бизнесу нужно видеть конечный результат, прежде чем приступать к автоматизации. А для этого необходимо выйти за пределы основного рабочего процесса, оценить все те задачи, которые можно перевести в цифру, категоризировать их и разобраться в их «природе». Только после этого можно осознать реальный потенциал внедрения RPA и AI. Это первый и главный шаг на пути к комплексной автоматизации предприятия. Остальные же нацелены непосредственно на то, чтобы выбрать подходящий тип автоматизации и выстроить «дорожную карту».

Роботы, функционирующие независимо от человека, могут взять на себя сложные, длительные и утомительные рабочие процессы и привлекать людей по мере необходимости лишь для проверки информации и обработки исключений.

При этом, по словам футуролога, важно держать фокус. Большинство организаций считает, что чем больше деятельности, тем лучше. Но на деле в любой компании действует принцип Парето: 20% усилий приносят 80% результатов. Достаточно взглянуть на работников бизнеса в сфере страхования: автоматизация даже одной несложной задачи, такой как обработка страховых требований, может в разы увеличить их продуктивность. Что, в конечном счете приведет к росту доходов организации в целом. Так, с помощью программных роботов от UiPath одна крупная страховая компания смогла повысить производительность своих сотрудников почти в пять раз. Если до внедрения RPA 4 человека обрабатывали 5 300 обращений в месяц, в результате роботизации процесса и внедрения четырех роботов этот показатель вырос до 27 000.

Другой пример — работа кредитного аналитика. Многие рабочие задачи такого специалиста, такие как скоринг, обработка данных, их верификация, базируются на правилах. Достаточно избавить его от повторяющейся рутины — и он сможет сосредоточиться на более ценной для бизнеса работе. Например, сделать пользовательский опыт более персональным.

По мнению вице-президента UiPath по продуктовому маркетингу Диего Ломанто, ключ к подлинной вовлеченности сотрудников заключается в том, чтобы дать им возможность и время освоить автоматизацию и свыкнуться с ней. Здесь вступает в действие так называемый «маховик автоматизации». Он описывает, как компании ускоряют цифровую трансформацию.

Все начинается с организации социальных программ, нацеленных на то, чтобы показать сотрудникам возможности цифровых преобразований, пути трансформации процессов, а также ценность автоматизации. Как только люди знакомятся с автоматизацией и понимают, что ничто не угрожает их работе, они полностью меняют свое отношение к внедрению передовых технологий. И приходят в восторг, когда осознают, что программные роботы могут справиться с теми задачами, которые им не нравятся. На этом этапе многие компании создают Центры компетенции (CoE) для распространения информации и знаний.

Следующий этап — адаптация. Отчет IDC «Робот для каждого работника» показывает, что 71% сотрудников с оптимизмом смотрят на то, как автоматизация повлияет на их повседневную работу в будущем. И лучший способ повысить их оптимизм — обеспечить сотрудников инструментами автоматизации, научить их использовать и максимально вовлечь в процесс перехода на новые технологии. Когда сотрудники увидят автоматизацию в действии, они лучше поймут ее значимость и задачи, которые она решает. В результате они начнут предлагать Центрам компетенции собственные идеи и даже инструменты автоматизации и помогут выстроить процесс автоматизации с учетом реальных потребностей команды и компании.

В целом такой подход, ориентированный на сотрудников, можно смело назвать «автоматизацией с человеческим лицом».

В каждой компании есть множество возможностей для автоматизации. Но большинство из них слишком малы для команд разработчиков. Да и людей, занимающихся автоматизацией, тоже поначалу немного. Чтобы решить проблему нехватки талантов, предприятия работают над демократизацией автоматизации.

В компаниях появляются так называемые “citizen developers” — сотрудники, которые создают RPA-решения на уровне бизнеса с помощью low code инструментов. И бизнес активно поддерживает такие инициативы. В частности, развивает программы повышения квалификации. По словам Кевина Кроена, партнера, руководителя отдела интеллектуальной автоматизации в PwC, — это единственный способ вовлечь команду в процесс цифровой трансформации. К примеру, когда в PwC четыре года назад начали переход к автоматизации, в компании сосредоточились на обучении 55 тысяч работников на двух уровнях:

Улучшить их базовые знания обо всем, что связано с цифровыми технологиями, включая RPA. Объяснить, как технологии могут решать проблемы, и как они меняют повседневную работу сотрудников.
Дать сотрудникам возможность получить практический опыт работы с инструментами RPA, обучить их использованию роботов.

Сфера ИИ обладает огромным, еще не реализованным потенциалом. К примеру, исследование McKinsey показывает, что только 20% компаний, знающих об искусственном интеллекте, смогли использовать технологию в основном бизнес-процессе или масштабировать ее. А по словам 76% респондентов опроса Accenture, они изо всех сил пытаются масштабировать инициативы в сфере ИИ.

Благодаря интеграции с RPA искусственный интеллект помогает компаниям перейти на новый, интеллектуальный уровень автоматизации. Он помогает определить, где и как именно роботизация может действительно помочь людям в выполнении рутинных задач.

По словам Бхаваны Матхур, вице-президента по управлению продуктами UiPath, есть множество вариаций того, как люди выполняют бизнес-процессы даже внутри одного предприятия. Процесс-майнинг помогает визуализировать end-to-end процессы и выявлять узкие места в них. Интеллектуальный анализ задач — определить, где именно в рабочем процессе возникают эти узкие места. А такие технологии, как распознавание, позволяют понять, как конкретно пользователи ведут себя, используя десктоп. Комбинация этих подходов дает наиболее полный взгляд на автоматизацию.

П. Д. Сингх, вице-президент по продуктам искусственного интеллекта UiPath, также отмечает, что если RPA идеально подходит для автоматизации простых повторяющихся алгоритмизированных задач, то с помощью ИИ можно автоматизировать гораздо более сложные процессы. Искусственный интеллект используется в сценариях, которые в противном случае были бы невозможны, такие как прогнозирование запасов или массовый найм. А значит, с его помощью можно расширять области применения автоматизации.

Цифровизация vs. Автоматизация

Некоторое время назад мы с коллегами с жаром обсуждали, что такое цифровизация, и чем она отличается от автоматизации, информатизации, внедрения приложений и т.п.

Наиболее опытные и циничные говорили, что это маркетинговый ход «айтишников», позволяющий снять еще одну толстую стружку с бизнеса, заставить его заплатить за новые информационные технологии. Сначала были АСУ, потом ERP и прочие модные темы, а сейчас эти слова уже никого не возбуждают, и нужны новые идеи, которые можно продать.

Соглашаясь, что в этих словах есть доля правды, тем не менее решусь с ними не согласиться.

Цифровизация, в современном ее понимании, имеет целью не столько совершенствование и автоматизацию процессов, хотя это чаще всего необходимо, сколько изменение бизнеса. Бизнес может поменять акценты или измениться радикально, но цифровой трансформация меняет продукт, взаимоотношения с клиентами и поставщиками, позиционирование компании, и это отличает понятие «цифровая трансформация» от «автоматизации», которая что-то улучшает, но сохраняет способ ведения дел в компании.

В книге «Цифровая трансформация бизнеса» Питер Вайл дает следующую схему вариантов бизнес-модели компании в современном мире. Эта схема дифференцирует компании с точки зрения использования информационных технологий:

В этой картине мира развитие компании выглядит как движение вверх, для того чтобы стать ближе к клиенту, узнавая больше о его предпочтениях, потребностях, привычках; и как движение вправо – по пути повышения эффективности взаимодействия между участниками цепочки создания ценности. Компании находящиеся выше и правее, как правило зарабатывают больше, их норма прибыли выше. Но снимают эти сливки очень немногие — самые крупные в своей нише, технологически продвинутые и динамичные.

Что может сделать компания, чтобы двигаться в выбранном для нее направлении:

Работать над собственным продуктом, делая его более привлекательным, разнообразным, полезным, востребованным.
Улучшать взаимоотношения с клиентом, делая взаимодействие с ним все более быстрым, эффективным, приятным, заставляя его обращаться в компанию, даже если она не обладает самым лучшим продуктом.
Строить собственную платформу для взаимодействия внутри компании, а также с клиентами и поставщиками, обладающую высокой эффективностью и привлекательностью для участников.

что компания предлагает клиенту,
как она это упаковывает,
как доставляет.

Часто определяющим считают использование новых технологий, и в качестве признака цифровой трансформации указывают применение:

Машинного обучения (он же искусственный интеллект)
Роботизация процессов (RPA)
Обработку больших данных (big data)
Использование интернета вещей (IoT) и мобильных приложений
Продвинутую аналитику данных, которая использует все вышеуказанное.

Если критерием цифровой трансформации считать изменение способа ведения бизнеса, появление новых продуктов, кардинальное улучшение знаний о клиенте и взаимодействия с ним, то большинство проектов, которые ведут в компаниях, не являются трансформирующими.
Например, внедрение ERP принципиально ничего не меняет, в лучшем случае делает прозрачными процессы материального и финансового учета. Но может стать платформой, на которой можно дальше строить новые способы взаимодействия с сотрудниками и контрагентами.

Или проекты роботизации (RPA). Да, они перекладываю процессы, которые выполнялись людьми, на машину, но это и раньше делалось, хотя и другими средствами автоматизации. Порой и сейчас гораздо проще написать интерфейс между системами, а на настраивать робота. Зато RPA – модная тема, позволяющая существовать директору по цифровизации, наряду с директором по ИТ, которому теперь не дают денег на разработку старорежимным способом.

Эта модель мне кажется логичной, красивой и лаконичной; она позволяет определять стратегию, не строя иллюзий, и двигаться в нужную сторону.

цифровизация
диджитализация

Управление проектами
Управление продуктом

Цифровизация бизнес процессов: что это, зачем и как внедрять

Привет, Хабр! Меня зовут Екатерина Гришина, я CEO и Co-founder Corp.bank (резидент Фонда “Сколково”). Сегодня хотелось бы поговорить о цифровой трансформации компании, с помощью которой бизнес-процессы смогут эффективно работать даже в текущих геополитических условиях – под катом несколько таких кейсов.

Важный момент, о котором стоит сказать сразу. Цифровизация — это не просто отказ от бумажного документооборота и полная автоматизация процессов. Это следование трендам, поиск инновационных решений для обеспечения комплексного подхода к организации работы в компании при помощи современных технологий, это трансформация бизнес-процессов для создания обновленной, устойчивой бизнес-модели компаний, способных вести эффективную деятельность в условиях современной экономики и адаптироваться к их изменениям. Обо всем этом и поговорим ниже.

Автоматизация и цифровизация — в чем разница?

Для того, чтобы показать разницу между цифровизацией и автоматизацией в компании, приведу простой пример — обработку договора. Это рутинный процесс, который чаще всего занимает много времени у штатных юристов.

Обработка договора в бумажном документообороте. Такой способ до сих пор используется во многих компаниях. В этом случае сотрудник, который занимается договором, составляет его, распечатывает и относит на бумаге юристу компании. После согласования его подписывают и регистрируют в бумажном журнале в юридическом отделе.

Автоматизация обработки договора. Есть общий сервер и диск с шаблонами договоров, которые доступны всем ответственным сотрудникам в компании. В этом случае при необходимости составить договор с новым клиентом нужно просто заменить данные о контрагенте и некоторые условия и все — договор готов. Журнал регистрации тоже электронный. Согласование ведется по электронной почте или в системе согласования договоров. В этом случае можно сказать, что процессы переведены в электронный вид. Правда, соблюдение контрактной политики, сроков и порядка согласования все равно остаются на ответственности сотрудников.

Цифровизация начинается с момента, когда для работы с договорами вводятся электронные инструменты контроля соответствия процесса регламентам компании, плюс подключения необходимых согласующих. Также используется сравнение версий и выделение изменений, автоматическая регистрация и отправка контрагенту после подписания, плюс напоминание о сроках возврата исполнения обязательств. Таким образом, цифровизация — это снижение человеческого фактора, увеличивается скорость, повышается надежность процессов.

Это простой пример, но достаточно наглядный. Теперь давайте посмотрим, что можно цифровизовать в компании любого масштаба в первую очередь.

Организационные, бизнес процессы и цифровизация

Пример с договором выше был приведен не просто так, ведь делопроизводство и договорная работа — это первое, с чего стоило бы начать оптимизировать в компании. И их стоит «оцифровать» в первую очередь. Как это сделать, очень кратко уже было сказано. Но есть и другие процессы, которые тоже можно перевести на новый уровень.

Кадровые процессы

В любой компании работа с кадрами — сложная комплексная и весьма трудоемкая задача, где, на первый взгляд, сложно что-то оцифровать. Но, на самом деле, все решаемо. Вот основные процессы, которые можно перевести в «цифру»:

рекрутинг и прием сотрудников;
планирование и оформление отпусков;
оформление и организация командировок;
перемещение и увольнение сотрудников;
ознакомление с приказами и локальными нормативными актами (ЛНА);
оценка и обучение персонала.

Кроме того, цифровые технологии стоит использовать для подбора резюме, составления индивидуального плана обучения сотрудников, подготовки авансовых отчетов в командировках и прогнозирование увольнения (последнее активно используется во многих западных компаниях, этот момент относится к прогностической аналитике).

В РФ тоже есть примеры цифровизации HR-процессов. Например, цифровизация кадровых процессов в НПФ «Сургутнефтегаз» дала возможность повысить общую эффективность соответствующего отдела в 4-6 раз. В этой компании цифровизованы учет рабочего времени, составление графика отпусков, формирование приказов, проведение обучения и командировки.

Бухгалтерия

Основная проблема бухгалтерии в компании, даже с учетом автоматизации, в том, что документы поступают из разных источников, включая даже почту, курьерскую доставку, электронную почту, мессенджеры и т.п. С бумажными документами возникает проблема — их нужно оцифровывать вручную, а упорядоченное хранение организовать не так-то и просто.

Но при внедрении цифровых технологий и машинного обучения первичные учетные документы могут обрабатываться автоматически, человек в этой цепочке не нужен или почти не нужен. Специализированные сервисы позволяют полностью контролировать все источники поступления любых документов, а также обработку сканов и дальнейший учет. Формирование единого архива документов упрощает задачу финансовых и налоговых проверок.

В РФ есть успешные кейсы цифровизации бухгалтерии. Один из них — проект КАО «Азот», это одно из крупнейших предприятий химической отрасли РФ. Руководство ввело обработку первичных документов по учету движения ТМЦ и платежных поручений при помощи интеллектуальных сервисов Directum Ario.

Выше уже говорилось, что цифровизация процессов актуальна для компаний любого масштаба. Но, конечно, у корпораций все гораздо сложнее, поскольку процессов у них огромное количество. Крупному бизнесу можно рекомендовать передачу части функций, включая юридические, кадровые и бухгалтерские процессы, в выделенные подразделения. Их принято называть общими центрами обслуживания (ОЦО). Но формировать их стоит только в том случае, если компания позаботилась о наличии каналов быстрого взаимодействия с другими учреждениями и удобного общего доступа к документам.

Если сделать все правильно, то в итоге получаем единое окно для сотрудников для оперативного оформления любого запроса — от заказа справок до оформления заявки на ремонт или получение оборудования. И здесь очень кстати машинное обучение, ИИ-помощник, который позволяет:

разделить входящий поток на документы и классифицировать их, извлечь информацию и заполнить реквизиты в регистрационных карточках в системе;
определить ответственного сотрудника и направить документ ему на проверку;
готовить проекты резолюций и предлагать руководителю исполнителей по документу;
сравнить согласованный внутри компании договор с подписанной бумажной версией, полученной от контрагента, и выделить все расхождения;
упростить и ускорить поиск документов за счет обработки запросов на естественном языке без указания точных критериев.

Кейс: корпоративное казначейство

Пример продуктов, которые помогают цифровизовать практически все процессы с платежами, валютным контролем, управлением ликвидностью, кэш-менеджментом и т.п. Речь идет о продуктах для корпоративного казначейства. Существует несколько функциональных модулей:

Система Corp.bank — единый канал прямого безопасного обмена корпораций с банками. Это обмен финансовыми сообщениями с банками по любой поддерживаемой банком технологии (host-to-host, Open API), причем без использования банк-клиентов. Нет необходимости устанавливать разное банковское ПО с разным интерфейсом. Такое преимущество позволяет работать сотрудникам в т.ч. удаленно, не выходя из своей ERP-системы.
Финансовые сделки — возможность управлять кредитными портфелем, размещениями, привлечениями, рисками, обеспечениями, контроль исполнения ковенант и тп.
Валютный контроль — автоматическое формирование документов и мониторинг событий валютного контроля.
Продукт «Корпоративное казначейство» включает в себя платежный процесс, начиная с заявок, с разнообразными механизмами контроля, согласование, исполнение платежей, разнесение выписки, сверка остатков, контроль отклонений, закрытие периода, контроль лимитов БДДС, управление договорами, включая формирование графиков платежей, загрузку данных из внешних источников, управление ликвидностью, включая финансовое планирование, формирование платежного календаря на основе графиков платежей договоров, прогнозирование, лимитирование, резервирование бюджета, контроль кассовых разрывов и предложения по их устранению, разнообразных отчетов.

Такая оптимизация процессов приводит к существенному снижению трудозатрат, сокращению количества и видов ошибок, повышению скорости получения информации, единому стандарту процессов и в целом повышению эффективности работы.

Цифровизация в этом случае приводит к возможности тесной интеграции между системами, единым стандартам, минимизации ручного труда в целом при вводе данных и принятии решений.

Что требуется для внедрения цифровизации процессов в компании?

Когда речь заходит о внедрении новых технологий, может показаться, что потребуются баснословные вложения, огромные затраты труда и т.п. Но на самом деле это не совсем так. Конечно, какие-то траты будут, усилия тоже придется приложить. Но эти технологии при условии грамотного планирования и внедрения в бизнес-процессы компании почти сразу или чуть позже дают значимый эффект. И срок окупаемости вложений — от трех месяцев до года, в зависимости от масштаба компании и объема работ, которые нужно выполнить.

При этом бизнес получает и дополнительные бенефиты, включая выход на совершенно иной технологический, безопасный уровень, повышение скорости работы и конкурентоспособности в целом. Все это усиливает способность компании противостоять вызовам ближайшего будущего.

Внедрение цифровых технологий производится не одномоментно, процесс можно условно разделить на несколько этапов.

Этап 1. Компании нужно понять, что именно требуется внедрять, что наиболее актуально на текущий момент. Так, изначально бизнес может попробовать интегрировать цифровые технологии в избранные процессы. Затем можно либо остановиться на достигнутом, если больше ничего не требуется, либо уже глобально внедрить «цифру».

Пример — цифровизация подписания платежей. Например, после подписания реестра электронной подписью, автоматически подписываются все платежки в нем и отправляются на исполнение в банк.

Этап 2. Выбор пути цифровизации. Здесь проводится обсуждение выбранных на первом этапе процессов, утверждается точный план работ, согласовывается функционал, устанавливаются тестовые стенды.

Этап 3. Внедрение выбранных инструментов. Этим, как правило, должен заниматься инженер (программист, аналитик-тестировщик, консультант по внедрению). На третьем этапе проводится опытная эксплуатация выбранных технологий, пока что в ограниченном масштабе. Если все ок, тестирование проходит успешно, то компания запускает систему в ОПЭ и начинает на все 100% работать с новыми технологиями, переходя на новую модель.

Важное условие успешного внедрения цифровых инструментов — при выборе и внедрении инновационных решений необходимо четко понимать, что это обоснованно только в том случае, когда появляется существенный эффект непосредственно после внедрения, либо эффект определяется новыми автоматизированными возможностями. Проще говоря, позволит заработать больше сразу либо создаст почву для каких-то передовых решений в будущем, для которых текущая инфраструктура не была готова. Чтобы майнить биткоины, надо сначала «Денди» поменять на мощный ПК. Во-вторых, осознание необходимости этого всей команды руководителей, включая линейных менеджеров и «звезд» организации. После глобальной цифровизации работа компании становится более системной, чем раньше. Многие процессы отстраиваются автоматически, и тем самым «звездам», которые раньше выполняли львиную часть работы, можно уже не выполнять такой объем рутинных обязанностей. Свою энергию можно направить на решение более креативных задач, увеличив, тем самым, эффективность работы компании.

Немного о рисках

В случае глобальных изменений они, конечно, есть. Некоторые технологии могут не подойди, другие придется кастомизировать, адаптировать под себя. Ведь работа любой компании — уникальна, есть своя специфика, которую обязательно нужно учитывать. Не получится просто взять и интегрировать цифровые технологии без изменений и доработки.

Есть еще и риск неприятия некоторыми сотрудниками изменений — в этом случае придется поработать над тем, чтобы убедить сомневающихся. Сделать это лучше всего примерами успешного решения задач при помощи новых технологий.

Первое время после внедрения изменений будут возникать проблемные ситуации, то есть работу цифровой системы придется отлаживать. Но после того, как все будет сделано, сотрудники и руководство смогут увидеть, насколько улучшилась работа компании. Авральных ситуаций (во время налоговой проверки, например), станет гораздо меньше, если они не исчезнут совсем. И можно будет работать без коллапса во время сложных периодов — система будет работать, как хорошо отлаженный часовой механизм.

бизнес-процессы
цифровизация
автоматизация