Как смарт-офисы могут помочь бизнесу в условиях карантина
Пандемия сокращает горизонт планирования. Люди не знают, что будет с ними не то, что через неделю или год, а даже завтра: хватит ли здоровья, выживет ли бизнес, на что еще власти введут ограничения. Сложно всем. Тем, кто работает на удаленке, приходится выполнять офисные обязанности в условно подготовленном для этого домашнем пространстве. Те, кто арендует офисы, несут серьезные издержки. Что могут сделать коворкинги в этой ситуации?
Меньше и дешевле
Карантин карантином, но приближается горячая пора составления финансовой отчетности. Это горы бумаг и десятки опустошенных картриджей. Пережить такое в домашних условиях практически нереально. Где распечатать и как организовать процесс, если офис закрыт — подобные призывы о помощи в последнее время все чаще встречаются в соцсетях. И коворкингам, есть что предложить.
Если говорить о SOК, то и до карантина у нас было два тарифа: незакрепленное рабочее место, которым можно пользоваться круглосуточно семь дней в неделю, и Club – то же, но с 9.00 до 18.00. И то, и другое дает доступ ко всей инфраструктуре смарт-офиса – от эргономичной мебели в рабочих зонах, Wi-Fi и принтера до кулеров, чая-кофе и доступа в релакс-пространства или, напротив – спортивных активностей. Еще недавно такие микро-продукты продавались как минимум на месяц, при возможности заключить договор также на полгода или год. Теперь клиентский спрос меняет. Сейчас удаленщикам все эти офисные блага могут быть необходимы всего на несколько дней. Так появился тариф на неделю, начиная с любого дня. А чтобы максимально вывести людей из часа пик, возможность находиться в офисе по тарифу Club была продлена до 19.00 на апрель-май.
Есть и еще более короткие продукты – тариф на один день. До карантина мы не стремились сделать его супердоступным и воспринимали как разовую вещь, чтобы поддерживать коммьюнити наших резидентов. Но теперь, когда большинство сотрудников ушло на удаленку, в этом нет необходимости. Стоимость этой услуги мы снизили почти в два раза – до 800 руб. в сутки, и на нее есть спрос.
Больше двух – собираться
В один момент мы лишились того, что было всегда и казалось безусловным: возможность собираться вместе. Закрыты кафе, рестораны многие офисы, общие уличные пространства – скверы и парки. Из дома можно выйти – по пропускам – но куда идти? Столь необходимое в работе коллективное общение переносится в цифровой формат. Но важные сделки редко заключаются заочно, бывают случаи, когда людям просто необходимо посмотреть друг другу в глаза и пожать руки (пусть и после антисептика). Доверие, командный дух, эмоциональный заряд – все это передается по WiFi с большими издержками и даже самый быстрый интернет тут поможет не всегда.
Аренда переговорных комнат всегда пользовалась спросом, но в текущей кризисной ситуации она стала особенно востребованной. Как и в случае с однодневными тарифами, раньше мы довольно сильно дифференцировали предложения по этому продукту для внешних клиентов и резидентов, и точно также сегодня эти ограничения сняты — мы отменили требования по минимальной аренде от двух часов и от 4000 руб. Теперь и для внешних, и для внутренних клиентов маленькая переговорная на 3-4 человека стоит 500 руб. в час, средняя – на 6-8 человек, самая популярная – с 1000 руб. в час.
Офис на день
Краткосрочность и доступность востребованы сейчас и для тарифов по макропродуктам. Сдача офисов в аренду никогда не происходила меньше, чем на месяц, но теперь это стало возможно и на один день. Эта услуга востребована как со стороны самозанятых, так и со стороны мини-команд, и всех тех, кому необходим отдельный кабинет. На 3-4 человека офис обойдется в 3000 руб., на 5-6 – 5000 руб. и на 7-8 – 7000 руб. в день. Здесь заложена та же логика и ценовая политика, что и в предложениях по незакрепленным рабочим местам.
Новый формат рабочего места
Еще более гибкими стали продукты по смарт-офисам, и это тоже продиктовано сложностью момента. Понятие фиксированного количества рабочих мест в офисе уходит в прошлое, возможно, навсегда. Раньше, если работодателю нужно было разместить 10 человек, он должен был арендовать офис на 10 рабочих мест. Теперь появились продукты, которые позволяют предоставить доступ в офис большему числу сотрудников, чем он может вместить. Это подходит тем, кто работает посменно или часть времени предпочитает трудиться на удаленке. За те же деньги посещать офис смогут в полтора раза больше работников: если речь идет о помещении, рассчитанном на шестерых, доступ в него получат девять человек. Если сотрудников должно быть еще больше, это также возможно при символической доплате в 5000 руб. в месяц. При необходимости резиденты могут получить помощь в оптимизации арендуемой площади, чтобы у них не было необходимости переплачивать. А на что потратить сэкономленные деньги, каждый решит сам.
Что такое смарт-офис и как он повышает производительность. Грузия или Павелецкая?
«Интеллект» умных офисов даёт возможность подстроиться под нужды арендатора рабочих мест. Сразу необходимо опровергнуть некоторые определения, которые можно нагуглить по запросу «смарт-офис» — это не про аренду рабочего места фрилансером в разноцветных носках, а про отдельные кабинеты для организаций разного размера.
Смарт-офис — это максимально подвижный формат рабочего пространства. Не просто коворкинг, а коворкинг, который подстраивается под нужды пользователя. И делает это ровно столько времени, сколько пользователю необходимо.
Простой пример. Какова вероятность, что арендодатель позволит перекрасить стены кабинета под желание арендатора? Этот вопрос вполне может стать проблемой при аренде помещения, но только не в коворкинге со смарт-офисами.
Тот самый пример из опыта делового пространства BLOKS:
Нам может и нравится вариант с синей стеной, но какая разница что нам нравится, когда клиент хочет офис с цветом стен в спокойных тонах?
Гибкость умного офиса — надёжность для бизнеса
Как планировать свой бюджет, когда учредитель не знает сколько людей будет работать в его компании через 2 месяца?
Ответ на это вопрос очень простой: снять на 2 месяца кабинет для N-числа сотрудников с возможностью расширения или сужения в рамках одного пространства. Кто хоть раз переезжал в другой офис всей компанией, тот знает насколько переезд может быть дорогим удовольствием. А мы помним — дорого бывает не только в деньгах, дорого само время. Смарт-офисы коворкинга почти всегда способны закрывать подобные потребности.
У коворкинга BLOKS в июне 2022 года, помимо открытия ещё одного этажа смарт-офисов в том же здании, были 2 интересных случая освобождения отдельных кабинетов компаниями. В первом случае фирма уехала работать всем составом на остров Бали. Вторая организация просто купила себе отдельное пятиэтажное здание в Москве. Тут наши полномочия всё. Но действительно очень рады за наших клиентов т.к. это именно то, чего мы добиваемся от нашего местного нетворкинга — взрывной рост бизнеса арендаторов.
Смарт-офисы в первую очередь про людей и для людей, а не про квадратные метры и коридорный коэффициент
LoftScience офис коворкинга BLOKS — работа, отдых, удобство и творчество в одном месте
Гибкие офисные пространства особенно интересны тем компаниям, которые хотят сосредоточиться на своём бизнесе, не отвлекаясь на административно-хозяйственную деятельность. Зачем вашему бизнесу считать метраж размещения сотрудников и заказывать раз в неделю бутылки с водой, когда это может делать коворкинг-офис? Почему необходимость закупаться принтерами (с бумагой) и сканерами не учитывается в аренду офиса? Нужен ли вашему бизнесу отдельные сотрудник на зарплате для заказа магнитно-маркерной доски или тумбочек для сотрудников?
Въезжая в свой смарт-офис, ты уверен в наличии кофе из кофемашины каждое утро, каждый вечер или ночь — это изначально заложено в условии гибкости пространства — круглосуточный доступ к рабочему месту и всем благам коворкинга для сотрудников и их гостей. А в случае BLOKS это не ограничено.
Грузия или Павелецкая?
Такой кабинет может стать домом для тех, кто ищет своих
Это вопрос может показаться странным, но и на него есть вполне логичный ответ в свете нынешних тенденций. Когда бизнес полностью завязан на удовлетворение потребности людей в комфортных условиях для работы, отсутствие людей — катастрофа!
Хоть мы и были рады за переезд на о. Бали (это не Грузия, если что) коллективом наших арендаторов, но этот момент подтолкнул нас к дополнительному анализу. Кто наши клиенты и клиенты коворкингов вообще? Это организации, чаще всего, не привязанные к земле или даже стране своей бизнес-структурой. В разные периоды четырёхлетней работы сети коворкингов BLOKS в нескольких городах России, до 60% компаний-арендаторов смарт-офисов были из секторов IT-разработки (в том числе т.н. blokchain-проекты), кадровый сервис в области IT, инвестиционные и рекламные компании.
Надо перестать говорить об удержании в стране IT-специалистов, а создавать условия для этого. И вот наш ответ:
А давайте сдавать офисы IT-компаниям за 0 рублей!
Да, конкретно это предложение ограниченно и не безвозмездно. Нашему пространству необходима помощь в разработке приложения и нескольких IT-решений. Но оно абсолютно реально — без оплаты аренды смарт-офиса можно обеспечить сотрудников комфортными условиями для работы в деловом квартале Новоспасский неподалёку от метро Павелецкая, в коворкинге BLOKS.
И даже это ещё не всё! Проверить как круто работать в смарт-офисе, где окружающие на одной волне, царит атмосфера взаимоуважения и неприкосновенности частной собственности, можно всего за 50% от реальной цены аренды офиса даже если твоему коллективу не по силам задача разработки нужного нам приложения или вы не из it. Это решение всего коллектива коворкингов BLOKS на лето 2022 года. Давайте помогать друг другу!
«Смарт-офис»: пространство, которое подстраивается под нужды арендатора
Молодой предприниматель Николай Долматов долго шел к открытию своего дела. Во время учебы он подрабатывал автомехаником, позже попал в отдел корпоративных продаж известного автодилера. Сегодня Долматов — учредитель компании «Автоскидка», которая помогает людям экономить на покупке автомобиля.
До переезда в собственный «смарт-офис» (определение офисного пространства в Smart Office, которое не закреплено за резидентом — vc.ru) Долматов и его партнер в основном работали из дома, изредка выбираясь в один из коворкингов в центре города.
Когда я переехал в Коммунарку, то видел, как строится бизнес-центр К2. Я хотел, чтобы офис моей компании был именно там, но мне казалось, что не хватит денег на аренду — мы с партнером экономили каждую копейку. На всякий случай решил позвонить, и вот теперь мы здесь.
Николай Долматов, основатель компании «Автоскидка»
В 2015 году, когда бизнес-центр К2 был на финальном этапе строительства, в отдел аренды стали поступать звонки от таких же предпринимателей, как Долматов: из Коммунарки, Лесной Поляны, Теплого Стана, Ясенево и других юго-западных районов Москвы. Многие хотели снять офисное помещение для команды из двух-трех человек поближе к дому.
Команда проекта К2 приняла решение не делать ставку на крупных арендаторов, а оборудовать пространство под мини-офисы площадью от 10 до 35 квадратных метров, переговорные, лаунж-зону и коворкинг. Пилотный проект был запущен осенью 2016 года, а к лету 2017 года резиденты заняли 48 из 53 офисов.
Что такое «смарт-офис»
В 1989 году английский предприниматель Марк Диксон придумал концепцию незакрепленного рабочего места. Оказавшись в Брюсселе, он увидел, что многие начинающие предприниматели вынуждены работать в кафе: в городе не было доступных офисных помещений.
Тогда он отремонтировал бизнес-центр, разбил его на десяток полностью оборудованных офисов малой площади и стал предлагать помещения в аренду. Предприниматель мог легко въехать, поработать несколько дней или полгода, и так же легко съехать — например, в более подходящий офис. Так появился проект Regus — первая компания по аренде мини-офисов по всему миру, а Диксон попал в глобальный список Forbes.
В условиях растущей роли креативного класса и технической интеллигенции, концепция «смарт-офиса» становится все более востребованной в крупных городах, где арендные ставки только растут. Возможно, поэтому большинство российских предпринимателей начинают свое дело за пределами дорогостоящих офисных зданий, многие работают из дома.
«Смарт-офис» в свою очередь предполагает гибкое рабочее пространство, подстраивающееся под нужды постоянно меняющегося бизнеса. Так, арендовать «смарт-офис» можно на сутки, месяц или год, а количество рабочих мест будет меняться в зависимости от циклов жизни компании.
Это хорошее решение для таких компаний, как мы, которые на рынке недавно. Сегодня мы сидим в двухместном офисе, завтра, если нужно, переедем в трехместный.
Здесь много людей, кипит жизнь, и ты чувствуешь себя частью чего-то большего. Это придает тебе сил и уверенности, что все получится.
Николай Долматов, основатель компании «Автоскидка»
Традиционные арендаторы «смарт-офисов» — жители окрестных районов. Многие живут в собственных загородных домах, и им требуется рабочее пространство недалеко от дома, чтобы не тратить драгоценное время в пробках.
Друзья Антон Ботеев и Роман Потапов снимают в бизнес-парке К2 один офис на двоих. Оба — предприниматели. Ботеев развивает собственное рекламное агентство Like, а Потапов — консалтинговую компанию по безопасности промышленных предприятий «Ресурс-Профиль».
«Заниматься рабочими задачами дома неудобно, а здесь мы можем общаться с нашими клиентами и сосредоточенно работать, — делится Ботеев. — Я живу в Солнцево, на машине мне полчаса езды. Раньше мы работали в других компаниях. Когда решили организовать свое дело, рассматривали различные варианты, здесь оказалось удобнее всего. Больше всего нравится, что здесь современная обстановка, ничего не отвлекает, и можно полностью погрузиться в работу».
Ботеев и Потапов снимают офис на три рабочих места, но работают пока вдвоем. Сейчас друзья занимаются привлечением финансов и, возможно, осенью будут расширять рабочее пространство — тогда место и пригодится.
Добираться до офиса удобно обоим: дорога занимает полчаса, кроме того, от станции метро «Тёплый Стан» идет бесплатный автобус с Wi-Fi прямо до бизнес-парка. Когда хорошая погода, предприниматели добираются на работу на велосипеде.
Что внутри
Первое, что видишь, попадая в смарт-офис К2, — приятный ресепшн и улыбчивую девушку Полину. Ее задача — помогать арендаторам «смарт-офисов» решать бытовые и эксплуатационные проблемы, например, оперативно вызвать техпомощь, если у кого-то не работает принтер.
Офисы разделяются по количеству столов — от одного до восьми — и наличию или отсутствию окна. Офис без окна на два рабочих места можно занять за 25 тысяч рублей в месяц или 800 рублей в сутки, что сопоставимо со стоимостью дня в многолюдном московском коворкинге. Помещение на три-четыре рабочих места стоит 30 тысяч рублей в месяц (1 000 рублей в сутки).
Офис с окном для четырех-пяти сотрудников, как правило, сдается на более длительный срок за 55-75 тысяч рублей в месяц, а угловой офис со своей приёмной и опенспейсом на семь человек — за 125 тысяч рублей в месяц.
При желании лишние столы в офисе можно убрать.Если количество сотрудников компании увеличилось, всегда можно снять помещение побольше.
Каждый офисный бокс полностью оборудован: понадобится только ноутбук, и можно работать хоть круглосуточно — пространство открыто 24 часа 7 дней в неделю.
Для встречи с партнерами и собеседования с новыми сотрудниками есть переговорная со всем необходимым презентационным оборудованием. Отдохнуть и собраться с мыслями можно в лаундж-зоне — кофе, чай и кухня бесплатны. В самом бизнес-парке также находятся супермаркет «Смартори», кафе «Дом Есть Дом», аптека и салон красоты «Лак Гарден», а в скором времени появится и фитнес-зал.
«Смарт-офис» находится в бизнес-центре класса «А» — это значит, что здесь хорошая транспортная доступность, высокое качество отделки и качественное оборудование.
Коммунальные платежи, Wi-Fi, ежедневная уборка помещений и юридический адрес включены в стоимость аренды. Кроме того, арендаторы получают бесплатное парковочное место — роскошь, о которой мечтают многие резиденты коворкингов из центра.
Команда бизнес-центра К2 настроена оптимистично: большая часть «смарт-офисов» уже занята, а в октябре 2017 года откроется вторая половина — плюс 92 новых «смарт-офиса». В будущем добраться до своего офиса резидентам К2 будет еще проще — в 300 метрах от бизнес-парка появится станция метро.
Где работают «зумеры»? Эксперт о смарт-офисах и их отличии от коворкингов
Работать в гибких рабочих пространствах становится все более распространенным трендом. К таким пространствам относится и смарт-офис. Сегодня мы выясним, что такое смарт-офис и чем он отличается от коворкинга; почему этот формат стал популярен, и что он предлагает.
Марк Диксон — тот человек, который концепт незакрепленного рабочего места. Случилось это в 1989 году. Приехав в Брюссель, он заметил, что в городе отсутствовали доступные офисные помещения, и решил изменить ситуацию. Именно он основал первую компанию по аренде мини-офисов Regus, и работать она начала по всему миру.
Сегодня модель максимально подвижных и адаптируемых офисов уже довольна распространена — компании все чаще отходят от формата традиционного офисного пространства. На это повлияла пандемия, а также цифровизация и приход на рынок труда поколения «зумеров».
Все мы знаем о коворкингах, но есть еще и такой популярный формат, как смарт-офисы. Подробнее о смарт-офисах, особенностях и популярности этого формата, а также его отличиях от других рабочих пространств нам рассказал Управляющий партнер сети смарт-офисов SOK Ирек Аллаяров.
«При аренде смарт-офиса клиенту не нужно отвлекаться ни на что, кроме рабочих задач»
— Какие форматы рабочих пространств сейчас пользуются наибольшей востребованностью? Давайте их перечислим, и расскажем немного о каждом.
— Итак, сегодня распространены такие форматы рабочих мест:
Коворкинг — это open space, в котором могут работать представители разных команд и профессий. Он не предполагает закрепленных рабочих мест — клиент занимает любое свободное место.
Закрепленное рабочее место предполагает, что клиент всегда работает за однажды выбранным столом.
Смарт-офис — это отдельное помещение на определенное количество рабочих мест. По сути, это тот же стандартный офис, но со включенной инфраструктурой и отличным сервисом.
Built-to-suit — это отдельный офис, который разрабатывается под потребности клиента: от планировки, до аксессуаров. При этом офисный оператор берет на себя не только ремонтные работы, но и сервисное обслуживание офиса.
— Теперь давайте подробнее остановимся на формате «смарт-офис». Что это за формат и чем отличается от коворкингов?
— Коворкинги и смарт-офисы — это гибкие рабочие пространства, в которых в аренду сдаются не квадратные метры, а рабочие места. В понятие рабочее место включается не только стол и стул, но и все необходимые для комфортной работы условия — хороший интернет, принтер, стильный интерьер, наличие капсул для телефонных звонков, возможность арендовать оборудованную переговорку, систему безопасности и так далее.
Гибкими такие рабочие пространства называют за их способность подстраиваться под нужды бизнеса: начиная с условий аренды (аренда возможна как на сутки, так и на год), заканчивая физическими возможностями офиса. Работает это так: растет команда — расширяется пространство, оптимизируются ресурсы — оптимизируется офис. Классной фишкой смарт-офисов является наличие формата «офис по подписке», когда оплачивать офис можно по факту его посещения.
Ключевая разница между смарт-офисом и коворкингом заключается в следующем: коворкинг — это open space, а смарт-офис — отдельное помещение на определенное количество рабочих мест.
По сути, смарт-офис — это привычный стандартный офис, но с включенным сервисом. В умных офисах обычно учитываются все пожелания команды.
— С чем связана популярность смарт-офисов и что этот формат предлагает?
— Популярность гибких рабочих пространств связана с ростом популярности удаленной работы. Такой формат предполагает, что команды не встречаются ежедневно, по крайней мере, полным составом. Кто-то перевел на удаленку весь офис, кто-то — часть команды, кому-то нужно встречаться каждый день, а кому-то достаточно видеться один раз в две недели — для каждого формата нужны индивидуальные решения, каковых стандартная аренда не предполагает.
Вторая причина роста популярности смарт-офисов — экономические потрясения, с которыми столкнулся бизнес в последние несколько лет. Помните, как во время пандемии замер весь мир? Тогда бизнес не мог ничего планировать на долгий период, и самым необходимым стала быстрая аренда на короткий срок, с возможностью быстро заехать в обустроенный технологичный офис, и выехать при первой необходимости.
Сервис — базовое условие и основное преимущество смарт-пространств. Сервис всегда входит в стоимость аренды и включает в себя все те вещи, которые обычно очень отвлекают от рабочих задач: клининг, оплату коммунальных счетов, ремонт, перестановку, качество интернета, горячие напитки и их качество, обслуживание кофемашины, организацию досуга, систему безопасности и так далее. При аренде смарт-офиса клиенту не нужно отвлекаться ни на что, кроме собственных рабочих задач.
Еще один момент, который делает смарт-пространства точкой притяжения — это комьюнити. Резиденты таких локаций, как правило, имеют возможность общаться, обмениваться идеями, находить новых партнеров, клиентов или друзей.
— Что делает офис умным? Есть ли какие-то технологии, которые являются обязательными атрибутами таких пространств?
— В смарт-офисах большое внимание уделяется не только ощущаемому комфорту, но и тому, что сложно увидеть на первый взгляд.
Например, научно доказано, что от уровня CO2 зависит работоспособность людей. Поэтому большое внимание в умных офисах уделяется качеству воздуха в помещениях: устанавливаются системы мониторинга воздуха, которые автоматически считывают параметры микроклимата и регулируют подачу свежего воздуха и его очистку.
Также есть огромное количество исследований, доказывающих, что уровень реверберации (эхо) при завышенных показателях приводит к быстрой утомляемости. Поэтому, зачастую разрабатываются стандарты, которые позволяют отслеживать и регулировать качество звука в рабочих пространствах.
Плюс, экологичность. Это уже не просто тренд, а стиль жизни и осознанный выбор бизнеса. Поэтому экологическая сертификация рабочего пространства — мастхэв для смарт-офисов.
Таким образом, в смарт-офисах все направлено на то, чтобы сотрудникам было комфортно работать, и чтобы делали они это быстро и эффективно.