Настройка автоматических ответов (нет на месте)
Microsoft 365 подписчики могут настроить автоматические ответы, когда они находятся вне офиса или недоступны для ответа на электронную почту.
-
Выберите пункты Файл >Автоответы.
Примечание: Если вы не видите кнопку Автоответы, следуйте инструкциям по отправке сообщений об отсутствии на рабочем месте с помощью правил.
- Чтобы настроить автоматические ответы для контактов за пределами своей организации, откройте вкладку За пределами организации, установите флажок Автоответ отправителям за пределами организации, введите сообщение и нажмите кнопку ОК.
- Кнопка ОК может отсутствовать из-за настроек разрешения и масштабирования экрана. Чтобы решить эту проблему, можно изменить настройки разрешения и масштабирования экрана или использовать монитор с большим экраном.
Автоматические ответы и правила для папки «Входящие»
Если вы хотите пропустить видео и сразу перейти к письменным инструкциям, см. статью Автоматическая отправка сообщений об отсутствии на работе с помощью учетной записи Exchange.
Создание автоматического ответа
- Щелкните «ФАЙЛ>автоматические ответы >отправки автоматических ответов.
- Добавьте и отформатирование сообщения.
- При желании щелкните «Отправить только в течениеэтого диапазона времени» и выберите даты начала и окончания.
Для людей за пределами организации
- Перейдите на вкладку «Запределами организации» и нажмите кнопку «Автоотвека людям за пределами организации».
- Добавьте и отформатирование сообщения для этой группы.
Создание сообщения об отсутствии на рабочем месте с помощью правил
Не все учетные записи поддерживают автоматические ответы (сообщения об отсутствии на рабочем месте). Если вы не видите кнопки «Автоматические ответы», значит, эта функция недоступна для вашей учетной записи. Но если на время своего отсутствия вы оставите запущенным приложение Outlook, то сможете использовать правила для автоматического ответа на сообщения электронной почты. С помощью правил также можно автоматически пересылать сообщения в другую учетную запись, помечать их как прочитанные или перемещать в папку. Дополнительные сведения об использовании правил см. в статье Управление сообщениями электронной почты с помощью правил.
Использование правил для ответа на входящие сообщения, когда вас нет на месте
Если щелкнуть Файл в Outlook, вы увидите примерно такой экран:
Если вы видите кнопку Автоматические ответы, см. статью Отправка автоматических ответов об отсутствии на рабочем месте из Outlook. В противном случае выполните указанные ниже действия, чтобы создать шаблон для ответа на все полученные сообщения и настроить Outlook.
Создание шаблона об отсутствии на рабочем месте
- Создайте сообщение в Outlook.
- Введите тему и текст шаблона.
- Выберите Файл >Сохранить как.
- Присвойте шаблону имя и в раскрывающемся списке Тип файла выберите Шаблон Outlook (*.oft).
- Вы можете изменить расположение шаблона или использовать стандартную папку (обычно это c:\users\ username \appdata\roaming\microsoft\templates). Нажмите кнопку Сохранить.
В следующий раз, когда потребуется отправлять такое сообщение, вы можете повторно использовать существующий шаблон или же создать новый. Теперь вы можете создать правило для ответа на сообщения при отсутствии на рабочем месте с помощью этого шаблона.
Создание правила для ответа на сообщения при отсутствии на рабочем месте
- На вкладке Файл выберите Управление правилами & оповещения.
- В диалоговом окне Правила и оповещения на вкладке Правила электронной почты выберите Создать правило.
- В окне Начать с пустого правила щелкните Применение правила к полученным мной сообщениям и нажмите кнопку Далее.
- Чтобы отвечать на каждое получаемое сообщение, оставьте поля Шаг 1 и Шаг 2 без изменений и нажмите кнопку Далее. Нажмите кнопку Да, когда Outlook предложит применить это правило ко всем сообщениям.
- В разделе «Что следует сделать с сообщением?» окна Шаг 1. Выберите действия щелкните ответить, используя указанный шаблон.
- На странице Шаг 2. Измените описание правила щелкните подчеркнутый текст указанный шаблон.
- В диалоговом окне Выберите шаблон ответа в поле Искать в выберите вариант Шаблоны в файловой системе.
- Выберите шаблон, который вы создали ранее, а затем нажмите кнопки Открыть и Далее.
- При необходимости добавьте исключения, а затем нажмите кнопку Далее.
- Присвойте правилу имя, например «Нет на работе». По умолчанию установлен флажок Включить правило. Если вы хотите включить правило сейчас, нажмите кнопку Готово. В противном случае снимите этот флажок. Вы можете включить правило позднее.
Примечание. Чтобы правило автоматически отправляло ответы на сообщения электронной почты в ваше отсутствие, необходимо оставить запущенным приложение Outlook.
Включение правила
Если вы создали шаблон и правило заранее, вот как включить их:
- Выберите Файл >Управление правилами и оповещениями.
- В диалоговом окне Правила и оповещения на вкладке Правила для электронной почты найдите созданное правило и установите флажок слева от него. После этого нажмите кнопку ОК.
Создание шаблона об отсутствии на рабочем месте
- Создайте сообщение в Outlook.
- Введите тему и текст шаблона.
- Выберите Файл >Сохранить как.
- Присвойте шаблону имя и в раскрывающемся списке Тип файла выберите Шаблон Outlook (*.oft).
- Вы можете изменить расположение шаблона или использовать стандартную папку (обычно это c:\users\ username \appdata\roaming\microsoft\templates). Нажмите кнопку Сохранить.
В следующий раз, когда потребуется отправлять такое сообщение, вы можете повторно использовать существующий шаблон или же создать новый. Теперь вы можете создать правило для ответа на сообщения при отсутствии на рабочем месте с помощью этого шаблона.
Создание правила для ответа на сообщения при отсутствии на рабочем месте
- Выберите Сервис >Правила и оповещения.
- В диалоговом окне Правила и оповещения на вкладке Правила для электронной почты нажмите кнопку Создать правило.
- В окне Начать с пустого правила щелкните Применение правила к полученным мной сообщениям и нажмите кнопку Далее.
- Чтобы отвечать на каждое получаемое сообщение, оставьте поля Шаг 1 и Шаг 2 без изменений и нажмите кнопку Далее. Нажмите кнопку Да, когда Outlook предложит применить это правило ко всем сообщениям.
- В разделе «Что следует сделать с сообщением?» окна Шаг 1. Выберите действия щелкните ответить, используя указанный шаблон.
- На странице Шаг 2. Измените описание правила щелкните подчеркнутый текст указанный шаблон.
- В диалоговом окне Выберите шаблон ответа в поле Искать в выберите вариант Шаблоны в файловой системе.
- Выберите шаблон, который вы создали ранее, а затем нажмите кнопки Открыть и Далее.
- При необходимости добавьте исключения, а затем нажмите кнопку Далее.
- Присвойте правилу имя, например «Нет на работе». По умолчанию установлен флажок Включить правило. Если вы хотите включить правило сейчас, нажмите кнопку Готово. В противном случае снимите этот флажок. Вы можете включить правило позднее.
Примечание. Чтобы правило автоматически отправляло ответы на сообщения электронной почты в ваше отсутствие, необходимо оставить запущенным приложение Outlook.
Включение правила
Если вы создали шаблон и правило заранее, вот как включить их:
- Выберите Сервис >Правила и оповещения.
- В диалоговом окне Правила и оповещения на вкладке Правила для электронной почты найдите созданное правило и установите флажок слева от него. После этого нажмите кнопку ОК.
Автоматическая отправка ответов из Outlook для Windows
Используйте автоматические ответы (нет на месте) от Outlook для Windows, чтобы сообщить людям, что вы не будете отвечать сразу на их сообщения электронной почты.
Интерактивная поддержка в браузере может предоставить цифровые решения для проблем Outlook
Если вы не используетеOutlook для Windows, проверка, в какой версии Outlook вы используете, а затем выберите один из следующих вариантов для автоматической отправки ответов:
Важно: Действия в новой и классической версии Outlook для Windows могут отличаться. Чтобы определить, какую версию Outlook вы используете, найдите раздел Файл на ленте. Если пункта Файл нет, следуйте инструкциям на вкладке Новый Outlook. Если в меню отображается параметр Файл, выберите вкладку Классический Outlook.
- На вкладке Вид выберите Просмотр параметров.
- Выберите Учетные записи >автоматические ответы.
- Щелкните выключатель Включить автоматические ответы.
- Выберите Отправить ответы только в течение определенного периода времени, а затем введите время начала и окончания.
- В разделе Отправка автоматических ответов внутри организации введите сообщение, которое нужно отправить, пока вы не находитесь. (Параметры форматирования можно использовать для выравнивания текста, цвета и выделения.) Чтобы настроить автоматические ответы другим пользователям, выберите Отправить ответы за пределами организации, а затем добавьте отдельное сообщение для этой аудитории.
- По завершении нажмите кнопку Сохранить.
Определение типа учетной записи электронной почты
Отправлять автоответы об отсутствии на рабочем месте можно двумя способами. Способ этого зависит от типа учетной записи электронной почты.
Выберите Файл в левой части ленты:
. затем выберите изображение ниже, которое соответствует вашей версии Outlook:
Если вы не видите кнопку Автоответы, следуйте инструкциям по настройке автоматических ответов.
Если вы не видите кнопку Автоответы, следуйте инструкциям по отправке сообщений об отсутствии на рабочем месте с помощью правил.
Настройка автоматических ответов
- Выберите пункты Файл >Автоответы. Примечание. Для Outlook 2007 выберите Сервис >помощника по работе.
- В диалоговом окне Автоответы выберите команду Отправлять автоответы. Кроме того, можно указать диапазон дат для автоматических ответов. Начиная с указанной даты их отправка прекратится. В обратном случае автоматические ответы нужно будет отключить вручную.
Примечание: Если вы не видите кнопку Автоответы, настройте отправку сообщений об отсутствии на рабочем месте с помощью правил и оповещений.
На вкладке В пределах организации введите текст ответа, который будет отправляться сотрудникам организации, если вас нет на рабочем месте.
Примечание: При отправке автоматических ответов любым отправителям за пределами организации автоматические ответы будут отправляться для всей почты, включая информационные бюллетени, рекламу и спам. Если вы хотите отправлять автоматические ответы пользователям за пределами вашей организации, рекомендуем выбрать параметр Только моим контактам.
Отключение автоматических оповещений об отсутствии на работе
Если приложение Outlook настроено для отправки автоматических ответов, сообщение об этом отображается под лентой. Чтобы отключить автоматические оповещения об отсутствии на работе, выберите команду Отключить. Чтобы изменить даты для автоматических ответов и сообщений, воспользуйтесь инструкциями выше для изменения параметров.
Примечание. В Outlook 2007 для отключения автоматических ответов об отсутствии на рабочем месте откройте вкладку Сервис, выберите пункт Заместитель и снимите флажок Отправлять автоответ об отсутствии.
Обновление параметра «Автоответы» в мобильном приложении Outlook
Параметр «Автоответы» можно обновить в Outlook для iOS или Outlook для Android. Щелкните здесь, чтобы получить приложение и управлять параметром «Автоответы» в пути.
Устранение неполадок Нет параметра «Автоответы»
Если после выбора файла вы не видите Automatic Replies , вероятно, вы используете Gmail, Yahoo или другую учетную запись POP или IMAP, которая не поддерживает функцию автоматических ответов Outlook. Вы можете настроить правило, которое будет отвечать на входящие сообщения, если вы не работаете в Outlook. Дополнительные сведения см. в статье Использование правил для ответа на сообщения.