Как писать заявку на приобретение оборудования

Служебная записка о приобретении оборудования

Организации для нормальной деятельности необходимо приобретать различное оборудование, технику, другие товары. Руководство не всегда может знать, что требуется докупить и почему. Чтобы информировать работодателя, сформулировать просьбу и обосновать необходимость приобретения, сотрудники составляют служебную записку. Разберемся, как правильно ее составить для приобретения оборудования.

• Бланк и образец
• Онлайн просмотр
• Бесплатная загрузка
• Безопасно

Функции служебной записки

Служебная записка — это документ внутренней деловой переписки. Главная задача — информировать других сотрудников или руководство о чем-либо в организации. Один из видов таких документов — служебная записка о приобретении.

Ее уместно составлять, если основное средство организации больше не актуально, например, оборудование, компьютерные программы, или вышло из строя. Также ее пишут, если закончились какие-либо материальные ресурсы.

• Информировать начальство о возникшей необходимости в приобретении объекта основных средств.
• Выражение просьбы заменить оборудование.
• Подтверждение обоснованности расходов. Является документом первичного бухгалтерского учета.

К сведению! Поскольку документ подтверждает обоснованность затрат в организации, то его необходимо хранить с другими документами, подтверждающими расходы, в течение 5 лет.

С помощью служебной записки можно выразить просьбу приобрести, кроме оборудования, принтеры, компьютеры, спецодежду, канцелярские товары и другие объекты основных средств и расходные материалы.

Общие правила составления

Написать служебную записку может абсолютно любой работник организации. Ее составляют на имя непосредственного начальника, а если компания или предприятие небольшое, то на имя руководителя.

При написании документа необходимо использовать официально деловой стиль, все формулировки должны быть четкими и понятными читающему. В тексте нужно указать марку, модель или иные характеристики запрашиваемого объекта, количество. Если запрашивают много предметов, то лучше оформить этот пункт в виде таблицы.

Текст не должен содержать разного рода ошибок. Не нужно использовать длинные, запутанные предложения, изъясняться нужно лаконично.

Как правило, в отделе кадров или у непосредственного руководителя уже есть образец служебной записки, по которому можно составить собственный документ.

Работодатель, изучив записку, должен принять решение о целесообразности покупки оборудования и издать приказ для выдачи денег на покупку подотчетному лицу или дать поручение бухгалтеру оплатить покупку.

Наниматель должен помнить, что обеспечение сотрудников оборудованием, документацией, техникой для решения их трудовых задач — это его прямая обязанность. Она прописана в ст. 22 ТК РФ. Заменить оборудование нужно, если оно морально устарело или произошла его поломка.

Как составить служебную записку на приобретение

Записку можно написать от руки или набрать на компьютере с последующей распечаткой. Составляют ее в свободной форме, поскольку унифицированного бланка не существует.

В документе нужно указать следующую информацию:

• Должность и ФИО руководителя, на имя которого пишут служебную записку.
• Должность и ФИО составителя записки.
• Наименование документа.
• Описание проблемы и просьбу приобрести то или иное оборудование.
• Характеристики оборудования. Здесь можно указать марку, модель, мощность, объем, артикул (при необходимости).
• Дату и подпись работника, составившего документ.

К сведению! Законодательство не устанавливает обязательный характер применения служебных записок и их регистрации. Однако некоторые компании регистрируют их в специальном журнале учета.

Образец служебной записки о приобретении оборудования

Генеральному директору
ООО «Вкусное меню»
Рассомахину И.И.
от заведующего складом № 3
Николаева А.А.

Довожу до Вашего сведения, что «15» января 2021 года на складе №3 сломался морозильный ларь. Оборудование не поддерживает нужную температуру для хранения продуктов. Прошу приобрести новый морозильный ларь Liebherr GTL 3005.

«16» января 2021 года

Николаев / А.А. Николаев

Служебная записка на приобретение оборудования

Закупка товаров (оргтехники, канцтоваров, спецодежды, материалов, проч.) – суровая «трудовая» необходимость. Подобные закупки требуются для обеспечения нормального функционирования, покрытия потребностей организации. Для того чтобы совершить очередную закупку оборудования, составляется служебная записка на приобретение оборудования (либо, соответственно, иного товара).

Бланк служебной записки на приобретение оборудования
Проверено экспертом

Образец служебной записки на приобретение оборудования
Проверено экспертом

Функции служебной записки на приобретение: когда ее составляют

Служебная записка в рассматриваемом случае – это документ, который составляет заинтересованное (материально ответственное) лицо для того, чтобы проинформировать руководство о том, что нужно закупить конкретные товары, и поясняет, для чего они предназначаются. Подобные закупки обычно требуются:

1. Когда тот либо иной ресурс организации заканчивается (изнашивается, становится непригодным для использования либо даже неактуальным) и в организации встает вопрос о том, как его восполнить (заменить). Например, спецодежда может изнашиваться, рваться, оборудование со временем – устаревать, ломаться.
2. Если те либо иные средства труда необходимы для работы, а их попросту нет в организации (либо их не хватает). Так, если при расширении штата на работу приняли новых людей, а оборудования (машин, станков, агрегатов, проч.) на всех не хватает, тогда нужно его докупить.

Так, к примеру, на предприятии общественного питания в пищеблок, где готовятся блюда навынос, может потребоваться дополнительная закупка теплового оборудования для варки, жарки, комбинированной обработки. Это может быть электроплита, мармит, пекарский шкаф, проч. Для целей их приобретения заведующий пищеблоком может написать служебную записку на закупку оборудования.

Как отразить в учете приобретение производственного оборудования, требующего монтажа, и его монтаж силами подрядчика? Ответ на этот вопрос есть в «КонсультантПлюс». Если у вас нет доступа к справочно-правовой системе, получите пробный демодоступ. Это бесплатно.

По ст. 22 ТК наниматель обязан (!) обеспечивать сотрудников инструментарием, оборудованием и др. средствами, которые необходимы для выполнения трудовых обязанностей, а также их бытовые нужды, относящиеся к исполнению данных обязанностей!

Обратите внимание: если работники не смогут работать из-за отсутствия оборудования, может возникнуть простой по вине нанимателя, который, согласно ст. 157 ТК, наниматель обязан будет оплатить.

Примечательно, что вышестоящее руководство даже не всегда может знать о том, что требуется что-то приобрести, докупить. При помощи служебной записки начальство информируют о необходимости закупки и ее обосновывают. Служебную обычно пишет уполномоченный работник по хозяйственной части, отвечающий за административно-хозяйственное обеспечение организации. Адресуется она директору (главе организации).

Написать служебную может, по сути, любой заинтересованный работник (законом это не возбраняется). Например, сотрудник, который работает на данном оборудовании либо отвечает за него. Поводом для написания может быть неисправность оборудования, причину которой работник не смог сам определить (не смог запустить станок, иное).

Директор в рабочем порядке рассматривает служебную записку на покупку оборудования, затем принимает решение. Если он посчитает доводы составителя записки обоснованными, то примет положительное решение. Тогда могут издать приказ для выделения средств на закупку либо на безналичную оплату оборудования.

Как составить записку на закупку товаров

Обязательного (рекомендованного) типового шаблона для такого документа нет. Текст записки составляют сами либо по шаблону, применяемому в организации. По закону составлять служебную и регистрировать ее вовсе не обязательно. Но многие организации активно используют служебные в работе и регистрируют их в журналах учета.

Строгих требований к форме и содержанию записки тоже нет. Ее можно написать от руки на листе А4 либо напечатать на ПК. Но, несмотря на это, составлять ее нужно по правилам оформления стандартного документа. Поэтому служебная должна (может) включать:

• реквизиты документа – название, дату и место составления, номер по порядку (если нумерация предусмотрена в организации);
• сведения об адресате – Ф. И. О., должность главы организации;
• данные составителя – фамилия, инициалы, должность, а в конце документа – подпись с расшифровкой;
• просьбу о закупке оборудования (выделении средств на его закупку);
• что, в каком количестве требуется закупить (для закупок в большом объеме приводить список оборудования лучше в виде таблицы);
• если нужно, то и подробные характеристики оборудования (марка, модель, мощность, проч.), которое предлагается закупить;

ВАЖНО! В служебную записку на приобретение оборудования могут включаться дополнительные сведения по закупке, актуальные именно для данной организации, связанные с характером ее деятельности!

• обоснование того, почему требуется закупить описанное оборудование;
• если требуется, то документальное доказательство того, что организация нуждается в подобной закупке.

Обратите внимание: ко всем служебным запискам предъявляются, по сути, одинаковые требования по части их оформления и подачи на рассмотрение. Основное различие их связывается с предметом закупки. Если им является конкретное оборудование, то в записке указывают, для кого (какого подразделения) планируется закупка оборудования. Помимо этого, тут же нередко описывают его свойства, характеристики, поясняют, в каком состоянии находится имеющаяся техника.

Образец записки с условными данными

Допустим, в отделе снабжения ООО «Торг» всего один устаревший компьютер. В отдел приняли на работу двух человек, а для работы одного компьютера на всех не хватает.

Чтобы купить еще 2 компьютера, начальник отдела снабжения пишет служебную на имя директора компании следующего содержания:

Итоги

Когда оборудование изнашивается, устаревает либо его не хватает, ответственное заинтересованное лицо пишет служебную для приобретения нового. Она адресуется начальству, содержит обязательные реквизиты стандартного документа, сообщает, что, почему и в каком количестве нужно приобрести.

Служебная записка на приобретение материалов

Служебная записка на приобретение материалов – это документ, с которым любой сотрудник организации может обратиться к руководству, попросить выделить деньги за закупку тех или иных расходных материалов. Речь может идти о канцелярии, строительных расходниках, топливе или чем-то ещё. Сегодня мы разберемся, как правильно составить официальную бумагу, зачем она вообще нужна.

• Бланк и образец
• Онлайн просмотр
• Бесплатная загрузка
• Безопасно

Материалы в организации

Юридические лица в рамках осуществления своей деятельности на постоянной основе занимаются закупкой, использованием и списанием различного рода материалов. Причем речь может идти как о крупном производстве, так и о небольшой офисной компании. Как уже было сказано ранее, под материалами могут пониматься любые расходники, которые сотрудники используют в своей работе.

Когда запас расходников подходит к концу, кому-то из сотрудников потребуется сформировать служебную записку, предъявить её на рассмотрение компетентному по данному вопросу коллеге. Это может быть специалист по закупкам, заведующий по АХЧ или бухгалтер. Здесь всё будет зависеть от особенностей организации работы на предприятии.

Служебная записка на закупку

Служебная записка как деловой документ используется не во всех организациях. Официальная бумага применяется для учёта затраченных денежных средств и постановки на учёт поступивших материалов. Сотрудник, расписывающийся в служебке, подтверждает своим автографом необходимость закупки, утверждает конкретный вид необходимого к приобретению товара. Если в последствии выяснится, что на каком-то из этапов формирования закупочной корзины произошла ошибка, все вопросы будут адресованы именно автору записки как ответственному лицу. Заведующий по АХЧ или другой работник, который будет оформлять заказ, лишь исполняет официальную просьбу своего коллеги.

Конкретные сроки осуществления закупки материалов зависят от особенностей сложившейся ситуации. Автор служебки самостоятельно прописывает, до какого числа какого месяца ему необходимо получить расходники в своё распоряжение. Чем более срочный вопрос стоит на повестке дня, тем быстрее его рассмотрят.

Кому передать

Полностью составленную служебную записку необходимо вручить директору организации, несмотря на то что закупками будет заниматься не он. Дело в том, что руководитель занимается согласованием выделения денежных средств из бюджета фирмы. Начальник проанализирует содержание вашей служебки, примет решение относительно необходимости закупки, оформит приписку «согласовано». Теперь, когда документ завизирован директором, можно передавать его по назначению.

Как мы уже оглашали ранее, заниматься закупками в организациях могут различные специалисты: заведующий по АХЧ, бухгалтер и так далее. В любом случае результат вручения записки не изменится в зависимости от конкретного коллеги, которому вы вручите документ.

Форма документа

Форма служебной записка на приобретение материалов не утверждается на законодательном уровне несмотря на то, что подобный документ применяется на практике довольно часто, как частными фирмами, так и государственными ведомствами. Таким образом составить документ можно в произвольном виде, руководствуясь лишь общими правилами делового документооборота. Автору служебки придётся освежить в памяти правила русского языка, придерживаться делового тона повествования. В случае с закупками крайне важно уделить внимание деталям, ведь исполнитель может приобрести не те материалы. Будет лучше, если вы как составитель укажите, какой именно товар вам необходим для работы, скажете, где его купить/заказать. Так мы сможем минимизировать риски и ускорить процедуру закупки, поставки.

Написать текст записки можно как от руки с помощью синей или чёрной шариковой ручки, так и в машинописном виде при помощи компьютерных средств. Мы бы посоветовали отдать предпочтение именно печатному варианту во избежание недопонимания.

Объясняем, как составить записку «на пальцах»

В правом верхнем углу листа бумаги указываем ФИО руководителя нашей организации, его должность, а также полное наименование фирмы. Затем здесь же обозначим ФИО сотрудника-заявителя, занимаемую им должность на предприятии. Этих сведений будет достаточно.

Ниже по документу утверждаем, что нам для работы необходимы те или иные расходные материалы, которые закончились на складе. Разъясняем, о каких именно материалах идёт речь, указывая их характеристики. Как мы уже говорили ранее, будет лучше, если вы самостоятельно найдете, где их закупить побыстрее и повыгоднее. Безусловно, это работа специалиста по закупкам, однако если дело срочное, помощь пойдет на благо всем участникам мероприятия: заявителю служебки, исполнителю, всей организации в целом.

Иногда в содержательном блоке служебки оформляют таблицы с наименованиями материалов, их количеством, характеристиками. Отдельные вопросы по оформлению отдаются на откуп составителю.
Следующим шагом обращаемся к директору, просим выделить деньги на приобретение материалов, необходимых вам для работы. Нелишним будет отметить, в каких целях вы собираетесь использовать данные материалы, ведь директор как руководитель не слишком углубляется в детали производственного процесса сотрудников.

Итоговый вариант служебки подписываем, ставим дату его оформления. Теперь, когда документ полностью составлен, можно передавать его на рассмотрение. Когда вопрос получит ход, вы узнаете об этом первыми.

Примерный образец

Заявка на поставку товара

Заявка на поставку товара – документ, который обычно требуется в тех случаях, когда компания-заказчик бронирует партию товара на складе у предприятия-поставщика для дальнейшего своевременного получения. Составление заявки может быть как единовременным, так и регулярным. Заявка не является самостоятельным документом, а служит приложением к договору купли-продажи, поставки и т.п. Чаще всего условия и сроки подачи заявки регламентируются в основном договоре.

• Бланк и образец
• Онлайн просмотр
• Бесплатная загрузка
• Безопасно

На какие товары можно формировать заявку

Заявку можно формировать на любые открытые поставщиком к бронированию виды товаров по желанию заказчика:

• стройматериалы,
• канцелярские принадлежности,
• хозяйственные товары,
• мебель,
• технику,
• оборудование и т.д.

Порядок получения товара

Процедура получения товара с участием предварительной заявки достаточна проста.

1. Для начала представителю заказчика следует связаться с работником компании, осуществляющей поставку, чтобы обговорить детали процесса. В частности надо уточнить наличие товара на складе и если он отсутствует, то срок его прибытия, а также объемы, тип, маркировку, качество и прочие нюансы.
2. Затем следует выяснить, каким именно способом лучше всего передать готовую заявку: по электронным средствам связи или по факсу, после чего можно приступать к оформлению документа.
3. После составления и передачи заявки сотрудник компании-поставщика ее обработает и, в случае вопросов, свяжется с заказчиком для пояснения неточных моментов. Если все нормально и никаких тем для обсуждений у поставщика нет, то заявку нужно будет только подтвердить, после чего она отправится на склад, где на ее основании необходимый товар будет забронирован (если подтверждения не будет, продукцию с брони снимут).

При полном соблюдении всех этапов процедуры резервирования, заказчик может быть уверен в том, что он получит необходимые товарно-материальные ценности со склада поставщика в нужном объеме и качестве в строго установленное время.

Плюсы и минусы заявки

Заявка является документом, фиксирующим желание заказчика получить конкретный товар в определенный период.

Позитивный момент

Ее основное преимущество заключается в том, что она гарантирует то, что как только необходимая продукция появится на складе поставщика, она будет забронирована под этого конкретного заказчика.

Негативный момент

Правда при этом, если вдруг возникнет необходимость заменить этот товар на какой-то другой, не указанный в документе, могут возникнуть сложности, как и в случае отказа заказчика от ранее отправленной заявки.

Можно ли отказаться от заявки на поставку товара

Закон предусматривает право отказаться от заявки на поставку товара в некоторых ситуациях, например, при попадании заказчика в сложные материальные условия, не позволяющие выполнить ранее достигнутые договоренности с поставщиком. Правда, при этом у заказчика должны быть доказательства своего бедственного положения.

В большинстве же случаев, если желание отказаться от заявки ничем не обосновано, это будет считаться нарушением условий сделки (договора).

Отказ от составленной, отправленной и принятой по всем правилам заявки неправомерен и поставщик вправе обратиться в судебную инстанцию за восстановлением справедливости.

Кто составляет заявку

Непосредственно формированием заявки может заниматься любой работник предприятия-заказчика, в полномочия которого по должностной инструкции входит данная функция: бухгалтер, экспедитор, логист и т.д. На предприятиях малого сектора экономики составлением заявки занимаются сами директоры.

Образец заявки на поставку товара

На сегодня не существует унифицированного бланка заявки на поставку товара, так что предприятия и организации имеют возможность писать ее в произвольном виде, исходя из собственного видения данного документа и потребностей компании, или заполнять шаблон документа, разработанный и утвержденный внутри фирмы.

Правда, при формировании заявки следует следить за тем, чтобы по структуре она соответствовала основным правилам делопроизводства, а по тексту – нормам русского языка.

Несмотря на отсутствие единого образца, есть ряд сведений, которые в заявке нужно указывать обязательно.

1. В «шапку» вписываются:
   • название той фирмы, которой она адресована,
   • название компании–заказчика,
   • дата, номер и место составления документа,
   • данные о конкретном ответственном за составление заявки лице: его должность, фамилия-имя-отчество и номер телефона.
2. Далее в документ нужно внести:
   • наименование заказываемых товарно-материальных ценностей,
   • их количество,
   • размер,
   • вес,
   • тару,
   • прочие специфические характеристики (чем подробнее и тщательнее эти сведения будут прописаны, тем лучше).

При надобности бланк заявки можно дополнить и какой-то прочей дополнительной информацией.

На что обратить внимание при оформлении заявки

Как к содержательной части заявки, так и к ее оформлению, никаких особенных требований не предъявляется: ее можно писать на фирменном бланке предприятия, или на обыкновенном листе форматов А4, А5, от руки или напечатав на компьютере.

Важно лишь, чтобы заявка содержала «живую» подпись представителя компании – заказчика (директора или иного работника, обладающего правом подписи подобного рода бумаг).

Заверять бланк печатью организации особой необходимости сейчас нет: с 2016 года юридические лица освобождены от требования использовать в своей деятельности штемпельные изделия (только если такая норма не прописана в локальных актах организации).

Заявка составляется обычно в двух экземплярах, один из которых отправляется поставщику, второй остается у заказчика. Отправленная копия должна быть зарегистрирована в журнале учета исходящей документации.