Как определить готовность процесса к автоматизации

Первые шаги к автоматизации бизнеса. С чего начать?

Если вы читаете эту статью, то наверняка уже слышали о преимуществах автоматизированного бизнеса. Организованная работа с сотрудниками и клиентами, повышенная эффективность рабочего процесса, увеличение прибыли… Неудивительно, что столько компаний хотят автоматизировать свой бизнес как можно скорее. Вот только не всегда удается сделать это правильно.
Ведь обычно всё происходит как? Компания приобретает специальную программу, начинает ее внедрять и сталкивается со сложностями. Например, оказывается, что сотрудники не хотят переходить на непривычную для них систему, да и организованные бизнес-процессы не так легко перенести в строгие рамки таблиц. В итоге все заканчивается тем, что систему не используют в полную силу, а то и вовсе забрасывают и возвращаются к привычному Excel.
Такие примеры заставляют руководство серьезно задуматься перед тем, как устанавливать систему в своей компании. И это к лучшему: программа действительно способна максимально учитывать требования бизнеса, но для этого их еще нужно предъявить. То есть — составить техническое задание.
На составление, как правило, уходит много времени. Нужно понять, какие именно процессы стоит автоматизировать и на что обратить внимание прежде всего. Для этого можно задействовать сотрудников, привлечь специалистов со стороны – но все равно остаться без желаемого результата. Чтобы не пропустить важные моменты и использовать программу эффективно, нужно четко определить план действий. Именно поэтому команда «Клиентская база» создала это руководство для начинающих. Если вы планируете перевести свой бизнес на современные системы, но пока не уверены, с чего начать, то все, что вам надо сделать – это ответить на вопросы, поэтапно изложенные ниже.

Шаг 1. Бизнес-процессы

• Какие действия выполняют сотрудники компании?
• Из-за чего чаще всего возникают проблемы в этих действиях?

1. Оператор принимает заявку, вносит ее в список заказов;
2. Менеджер получает новый заказ, согласовывает его и выставляет счет на оплату;
3. Бухгалтер принимает оплату и отправляет заказ в производство;
4. Производство получает данные по заказу и выполняет его;
5. Менеджер сдает заказ клиенту.

Советы:

В первую очередь нужно автоматизировать проблемные участки, задерживающие работу всей организации.

Для каждого процесса следует определить ответственных за него сотрудников и контролирующего. Проблему можно решить быстрее, если точно знать, кто отвечает за дело на каждом этапе.

Выстраивать процессы лучше так, чтобы все данные и сроки от начала проекта и до его завершения передавались между участниками автоматически.

Шаг 2. Таблицы

• С какими данными работает компания?
• По каким параметрам их можно распределить?

• Клиенты
• Заявки
• Сотрудники
• Счета

Советы:

Очень важно следить за своевременным наполнением базы – не внесенная вовремя информация может оказаться необходимой, когда другие источники не будут доступны.

Не стоит составлять таблицы сразу на все случаи жизни. Лучше начать с самых важных, протестировать их, отшлифовать и только потом добавить следующие.

Следует использовать связанные поля. Так данные из одной таблицы не придется дублировать в другую: связанные поля будут заполняться автоматически. Например, список клиентов можно будет составить один раз в одной таблице – во всех остальных поля, которым такие данные нужны, заполнятся без дополнительных усилий.

Шаг 3. Доступ

• Какие группы сотрудников участвуют в бизнес-процессах компании?
• С какими данными работает каждая группа?

Советы:

Для каждой группы нужно составить список полей под просмотр и редактирование. Все остальное по умолчанию будет закрыто.

Кроме доступа к полям, надо продумать доступ к добавлению или удалению записей, экспорту или импорту данных, доступу к отчетам.

Шаг 4. Шаблоны

• Какие документы используются в компании чаще всего?
• Какие данные для этих документов уже собираются в таблицах?

Советы:

Шаблоны нужно сделать как можно более гибкими, оставив неизменяемым только основной текст. Остальная информация будет подставляться автоматически. Это избавит сотрудников от «бумажной волокиты», а сами документы – от ошибок и опечаток.

Часто в шаблон бывает необходимо подставить данные, которые не были учтены в таблице до этого. Для них всегда можно будет добавить новые поля.

Даже самый сложный договор можно привести к единому шаблону, просто добавив в него различные условия. Поэтому несколько похожих договоров удобнее будет свести в один.

Шаг 5. Рассылки

• С какой частотой и в какое время компания сможет проводить рассылки? Как часто появляются новости, которые будут интересны клиентам?
• В каких случаях лучше использовать почту, а в каких – SMS?

Советы:

Главная информация должна содержаться в самом тексте. Не нужно перегружать шаблон картинками и тяжелыми файлами. Большинство пользователей предпочитают отключать дополнения, а значит, для них суть письма останется неясной. Далеко не каждый сочтет это интригующим – скорее, просто закроет его и не воспользуется предложением.

При массовости рассылок стоит задуматься о спам-листах. Чтобы не попасть в них, нужно обратить внимание на возможность клиента отписаться от рассылки по собственному желанию. При этом опция должна быть очевидной – например, в виде обозначенной ссылки в письме.

Также при планировании рассылки нужно учитывать ограничение сервера на количество отсылаемых писем в час (на бесплатных серверах – в минуту). Как правило, после достижения максимального количества писем сервер блокирует аккаунт. Чтобы избежать подобной ситуации, рассылку лучше распределить на несколько циклов.

Не стоит проводить рассылки слишком часто и без особого повода. Во-первых, это раздражает подписчиков, во-вторых, вряд ли кого-то заинтересуют малоинформативные письма. Если есть уверенность в планировании, можно предупредить о частоте рассылок еще на этапе подписки – например, фразой «Наша еженедельная рассылка».

Шаг 6. Напоминания

• О каких изменениях необходимо оповещать сотрудников?
• Как эти оповещения должны выглядеть?

Советы:

Напоминания должны быть информативными, чтобы с первого взгляда было понятно, о чем идет речь. Поэтому нужно указывать больше конкретной информации внутри текста. Согласитесь, есть разница между «Изменился статус заказа» и «Статус заказа № XX изменился с A на B».

Отправлять напоминания следует только в случае необходимости. Не стоит создавать напоминания на маловажные изменения или рассылать их тем, кого они не касаются. Сотрудники просто «утонут» в них и перестанут реагировать вовремя.

Шаг 7. Вычисления

• В каких таблицах нужны вычисляемые поля?
• По каким формулам программа будет их рассчитывать?

Советы:

В первую очередь в систему автоматизации можно перенести те вычисления, которые уже хранились до этого в Excel или других программах.

Будет удобнее начать с простых вычислений, усложняя их по мере освоения системы автоматизации.

Необходимые для вычислений данные можно брать не только из текущей таблицы, но и из связанных с ней. Для этого нужно не забывать проставлять необходимые связи.

Шаг 8. Отчеты

• Из каких данных будут составляться моментальные отчеты?
• В какой форме их будет удобнее просматривать?

Советы:

Нужно определить параметры, которые можно будет изменять при формировании отчета – например, по периоду или по группам сотрудников.

Не стоит перегружать моментально составляемые отчеты сложной информацией. Основная их задача – быстрое ознакомление с текущей ситуацией для незамедлительного реагирования на возможные затруднения.

Можно сделать отчеты простыми для восприятия. Например, визуализировать их с помощью различных графиков и схем.

Заключение

• какие бизнес-процессы нужно автоматизировать в вашей компании;
• какие данные можно объединить в базу;
• как разграничить доступ к этим данным;
• в какие шаблоны объединить документацию;
• как организовать массовые рассылки и напоминания;
• какие вычисления удобнее проводить автоматически;
• какие отчеты нужно генерировать моментально.

• CRM
• Клиентская база
• автоматизация бизнеса
• автоматизация бизнес-процессов
• CRM система

Автоматизация процессов в стартапе: боль и ошибки GigAnt

Когда компания растет быстро, неизбежно увеличивается количество новых задач. В какой-то момент мы столкнулись с тем, что сотрудники начали тонуть в бумагах и бесконечной коммуникации.

В таких случаях выступает автоматизация, благодаря которой можно убрать под капот повторяющиеся прогнозируемые действия и высвободить ресурсы. Делимся опытом, как мы в GigАnt автоматизировали рабочие процессы: через какие ошибки прошли и что можно сделать, чтобы их избежать.

Как готовиться к процессу автоматизации

Сначала нужно понять, какие процессы точно нужно автоматизировать. Например:

• трудозатратные,
• растущие с такой же скоростью, что и компания,
• те, от которых нельзя отказаться.

Так формируется список и возможная очерёдность их автоматизации.

Первым делом мы составили карту бизнес-процессов и трудозатрат. Это было нужно для того, чтобы понять, какие трудозатраты будут расти вместе с масштабированием и фокусироваться именно на них.

Также мы учитывали те процессы, которые радикально не поменяются, но и отказаться от них без последствий для ключевой метрики мы не можем. В нашем случае это показатель SLA (соглашение об уровне сервиса).

Иногда оказывается, что от процесса проще отказаться, потому что он не даёт весомый результат, и его автоматизация будет невыгодной.

Подготовка к автоматизации конкретного процесса

Для начала неплохо получить метрики, чтобы понимать, что можно автоматизировать. Они позволяют понять, как процесс себя поведёт при масштабировании.

Например, так мы сделали в отделе реализации, который отвечает за выполнение заказов и решение проблем с исполнителями.

Мы измерили, сколько ресурсов тратится на ту или иную ежедневную задачу. Оказалось, что больше всего времени требуется на обзвон и подтверждение выхода исполнителей на заказ. Чем больше заказов, тем больше таких сообщений будет. Так стало ясно, что этот процесс нужно автоматизировать.

Также стоит пообщаться со стек-холдерами процесса. На бумаге всё может выглядеть одним образом, а в жизни совсем иначе.

Так было с задачей, где менеджер вручную подбирает исполнителя на заявку, на которую никто не откликнулся. Нам нужно было автоматизировать этот процесс, однако выяснилось, что общих сценариев очень мало, и их надо детально прорабатывать.

То есть фактически мы поняли, что нам нужно создать новый процесс, и потом его автоматизировать.

Если во время изменений что-то ломается, проще всего призвать на помощь тех, кто уже работает с процессом. Например, для настройки рассылок SMS и пуш-уведомлений исполнителям нужно было, чтобы менеджеры сами прошли этот путь: это быстрее и проще. Плюс так можно совершить меньше ошибок при автоматизации и последующей поддержке продукта.

Что может пойти не так

Основные вопросы при автоматизации — выдержит ли система нагрузку и можно ли её потом масштабировать и добавить что-то новое. Иначе можно оказаться в ситуации, когда заказчику нужна новая функция, а ваша система её не поддерживает.

К тому же, стоит проверять на прочность необкатанные бизнес-процессы — особенно, если вы не уверены, что будете пользоваться ими много лет.

Например, нам было крайне важно собирать паспортные данные. Но на этом этапе у нас отваливалось 50% лидов. Мы обговорили этот вопрос с юристами. И оказалось, что можно построить процесс иначе — без сбора паспортных данных.

При интеграции есть большая вероятность, что возникнут ошибки. Вопрос в том, насколько это будет серьёзно. Тут стоит помнить, что рано или поздно переезжать всё равно придется. С этой проблемой сейчас столкнулись большие компании, которые развивались в 90-е. Они просто не могут перевести на современные рельсы свои системы, а поддержка старых технологий уже заканчивается.

Где можно использовать автоматизацию и какие ресурсы для этого использовать

В GigAnt автоматизация есть на уровне аналитики, финансов и технической части. Также есть возможность частично автоматизировать задачи онбординга.

Нашим первым инструментом были «Google Таблицы», сейчас мы ещё используем их в онбординге amoCRM. Он позволяет масштабироваться за счёт сторонних ресурсов и подключать их. Это прослойка между каналами привлечения, которая снимает груз с разработки.

Также мы привлекли для автоматизации финансов сервис «Рокет Ворк». Так мы решили вопрос своевременного формирования, отправки и проверки чеков нашими исполнителями. Чеки нужны для отчёта перед налоговой.

С подключением сервиса нагрузка снизилась, и теперь перед нами стоит задача автоматизировать уведомления для того, чтобы исполнители подключали «Рокет Ворк».

В будущем мы также планируем автоматизировать через «Рокет Ворк» выплаты. Это позволит увеличить скорость работы и снизит нагрузку на финансистов. При этом нужно будет автоматизировать сверку с заказчиком — мы планируем, что этот процесс будет проводиться в нашем интерфейсе. В результате мы придём к выплатам день в день и разгрузим отдел финансов.

Для автоматизации онбординга мы выбрали AcademyOcean из-за гибкости настроек системы мониторинга и сбора аналитики. Многие похожие системы сейчас можно интегрировать в процессы, а разработкой своей собственной аналитики веб-событий пока занимаются только гиганты рынка.

Готовые решение или свои разработки

Лучший вариант — это когда всё работает и желательно бесплатно. Но всё зависит от того, насколько решение закрывает текущие потребности бизнеса. Если можно что-то интегрировать — это хороший вариант. Но во многих задачах такие решения могут не подходить.

К примеру, нам нужно было автоматизировать работу с онбордингом. Мы пересмотрели много вариантов: сайты на Tilda, использование LMS или создание своей системы. Первый вариант не подошёл из-за качества и требуемых времени и денег. Самостоятельная разработка была бы сложной и долгой из-за отсутствия ресурсов. А в LMS нужен был только небольшой кусок функционала.

В результате мы нашли подходящее решение, о котором говорили в прошлом пункте. Но мы понимаем, что в какой-то момент понадобится переходить на свою разработку или пересматривать функционал с текущей компании.

Из собственных разработок мы используем свой алгоритм, который соотносит свободное время исполнителей и заказы клиентов. А также второй алгоритм, который прогнозирует требуемое количество исполнителей к определённому времени и в определённом магазине.

Тем не менее, готовое решение может помочь, когда есть целый пул работ, но нет ресурсов для их реализации. Так мы использовали amoCRM для работы со статусами, распределения задач по менеджерам. Когда появились ресурсы и ушли более важные задачи, мы просто собрали похожую систему у себя в HRM.

• автоматизация бизнес-процессов
• автоматизация

• Блог компании GigAnt
• Управление проектами
• Управление продуктом

Зачем нужна оценка зрелости бизнес-процессов при разработке системы

Привет! Меня зовут Анна, я ведущий аналитик ИТ-компании SimbirSoft. Недавно при обсуждении с потенциальным заказчиком встал вопрос, о том, что перед разработкой нужно провести анализ текущих бизнес-процессов компании. На что я получила вполне обоснованный вопрос, зачем анализировать работающий и прибыльный бизнес. Подумав, что с этим могут столкнуться и другие аналитики, я решила подготовить туториал, чтобы и вы могли объяснить своим руководителям или клиентам, зачем нужен анализ, когда и так всё работает хорошо.

В этой статье расскажу о том, зачем нужна оценка зрелости бизнес-процессов, какие степени зрелости существуют и что нужно сделать для перехода на новую стадию, а главное – как это помогает при разработке ИТ-системы. Материал будет полезен бизнес-аналитикам, технологам, управленцам и, конечно, разработчикам информационных систем на государственных и частных предприятиях.

Это поможет выявить проблемы и узкие места, а значит разработать оптимальную систему, которая будет учитывать все особенности и потребности бизнеса и даст возможность уверенно развиваться в будущем

Зачем анализировать зрелость бизнес-процессов

Основная цель анализа бизнес-процессов – помочь заказчику определить, как улучшить тот или иной бизнес-процесс и внести в него необходимые изменения для получения желаемых результатов.

Зрелость – один из ключевых показателей эффективности процесса. Он оценивает его логику, измеримость, контролируемость, гибкость и способность к развитию. Результаты анализа зрелости бизнес-процессов дают возможность оптимизировать процессы и повысить их эффективность.

Это, в свою очередь, может привести к достижению конечной цели, сокращению издержек и времени исполнения процесса, а также к готовности компании к быстрому реагированию на изменения рынка.

Для оценки зрелости текущих бизнес-процессов необходимо определить методологию оценки, например, CMMI (Capability Maturity Model Integration). Анализ полученных результатов позволит выявить «узкие места» в процессах и поможет в постановке задач на разработку будущей информационной системы.

А что еще даёт анализ зрелости бизнес-процессов?

• Улучшение качества продукции, что в свою очередь приведет к повышению удовлетворенности клиентов.
• Снижение издержек и оптимизация процессов. Изучение зрелости позволяет выявить «узкие места» в работе компании и определить направление для оптимизации конкретных процессов.
• Автоматизация процессов. Анализ позволит выделить те процессы, которые нужно первыми автоматизировать с помощью информационной системы.

Изучение зрелости бизнес-процесса позволяет уточнить требования и определить технические решения, которые будут эффективны для конкретного процесса.

Впоследствии это позволит бизнесу достигать поставленных целей, реагировать на изменения внешней среды и оставаться конкурентоспособным на рынке.

5 степеней зрелости бизнес-процессов

Кратко рассмотрим 5 степеней зрелости бизнес-процессов – их суть, основные характеристики и примеры.

1 степень зрелости – Начальный процесс

Характерна для компаний, которые начали деятельность и только выпустили свой продукт. Ведут активную маркетинговую деятельность, тратя много усилий на поиск клиентов

В составе – небольшая команда, бюджет ограничен. Регламентов нет, последовательность работ не определена, некоторые этапы и вовсе могут быть пропущены. Цель бизнеса может быть непонятна сотрудникам.

Пример: небольшая кофейня, которая только начала свою деятельность. Здесь еще нет автоматизации бизнес-процессов: заказы будут только в записях официантов или же записываются вручную в электронную таблицу.

Что сделать для перехода на следующую стадию? Определить цель бизнеса и способы ее достижения. Для кофейни это может быть получение прибыли за счет увеличения среднего чека и привлечения новых и постоянных клиентов, благодаря улучшению сервиса и качества продукции.

Для успешного достижения цели должен быть выстроен весь бизнес-процесс. Затем его важно донести до каждого сотрудника, чтобы он осознал свое влияние на достижение общей цели.

Все сотрудники вносят вклад в успех бизнеса, поэтому их участие и вовлеченность в процессы должны быть активными.

Также необходимо разработать должностные инструкции и планы нагрузки, ознакомить с ними сотрудников. Это позволит определить и распределить задачи и ресурсы, обеспечить бесперебойную работу процессов, поддержать эффективность работы кофейни и достижение ее целей.

2 степень зрелости – Повторяемый процесс

Бизнес достигает своей цели, менеджмент и сотрудники понимают процессы, свои роли и выполняемые задачи.

Процессы имеют логическую последовательность выполнения, регламентированы, стандартизированы и могут быть частично автоматизированы. Есть режим работы сотрудников, график отпусков, а также управление процессами: планирование работ, бюджетов, управление рисками. Но пока не решен вопрос с качеством конечного продукта.

Пример: производственная компания, которая уже начала оптимизировать свои процессы и внедрять систематический подход к управлению бизнес-процессами. Можно сказать, что компания работает не зря, но можно и нужно лучше.

Что сделать для перехода на следующую стадию? Провести анализ процессов с учетом соответствия ГОСТ и стандартам ISO для конкретной профессиональной области. Этот этап включает разработку декомпозированных схем процессов, т.е. их более детальное описание, оценку потоков данных. Особое внимание стоит уделить регламентирующим документам.

При переходе процессы описываются и изменяются с учетом отраслевых стандартов. Это позволяет выделить основные и второстепенные процессы. Ключевые в рамках профобласти процессы направлены на достижение основных целей и задач. Их оптимизация и улучшение способствуют повышению эффективности деятельности.

Второстепенные процессы оказывают вспомогательную роль в рамках зрелости процессов. Они представляют собой поддерживающие функции, которые обеспечивают гладкое функционирование основных процессов. Второстепенные могут быть изменены и оптимизированы, чтобы улучшить общую эффективность всей системы.

При переходе важно выявить и классифицировать процессы с точки зрения их значимости и влияния на конечные результаты. Это позволит определить приоритеты и сосредоточить усилия на оптимизации ключевых процессов. При этом обратите внимание на второстепенные процессы, которые нужно улучшать для обеспечения эффективного функционирования всей системы.

3 степень зрелости – Определенный процесс

Все процессы имеют логическую структуру, выстроены функциональные связи между отделами и направлениями, есть ответственное лицо и конечные сроки выполнения. Компания вводит показатели качества и эффективности процессов. Все стандарты и регламенты соответствуют ГОСТ и международным стандартам ISO. Сотрудники регулярно проходят обучение.

На этой степени зрелости бизнес решает вопросы качества конечного продукта, но еще сильно зависим от различных факторов и не умеет подстраиваться под изменения рыночных ситуаций.

Пример: крупный производитель бытовой техники. Процессы компании отлажены, регламентированы. Но есть высокая зависимость от условий рынка и низкий уровень сервисности.

Что сделать для перехода на следующую стадию? Ввести показатели эффективности и показатели качества готового продукта, установить периоды мониторинга показателей. Компания должна разработать методики по повышению качества продукции, разработать регламенты или руководства по ведению процесса в различных ситуациях и внедрить их в производство.

4 степень зрелости – Управляемый процесс

В работу вводятся различные показатели, позволяющие повысить управление и контроль за процессами. Применение показателей приводит к снижению используемых ресурсов. Например, ввод системы электронного документооборота позволил компании сократить временные затраты на подписание документов и расходы на бумагу.

Процессы становятся гибкими, могут пересматриваться и оптимизироваться на основании собранной информации. Бизнес может адаптироваться к изменениям рынка, но не так легко и эффективно, как на пятой степени зрелости.

Пример: компания Coca-Cola. Активно работает над оптимизацией своих бизнес-процессов и внедрением новых технологий для повышения эффективности работы. Использует системы управления производственными рисками и контроля качества на всех этапах производства. В компании разработана программа управления рисками, которая позволяет ей оперативно реагировать на возможные угрозы и риски для бизнеса.

Что сделать для перехода на следующую стадию? Уделить особое внимание доработке стратегии управления рисками и анализу показателей процессов. Это время подходит для пересмотра существующих показателей или изменения подхода к их оценке.

5 степень зрелости – Оптимизированный процесс

Отличительная черта – наличие инновационных процессов. Этот высокотехнологичный этап развития процессов достаточно ресурсоемкий в части анализа собранных данных и организации работ по изменению процессов.

Применяются новые способы и инструменты анализа показателей процессов. Анализируются успехи и провалы в работе. Разрабатывается и применяется стратегия оптимизации процессов.

Пример: Toyota Motor Corporation. Компания уделяет огромное внимание оптимизации бизнес-процессов и внедрению новых технологий для повышения эффективности деятельности. Самый известный инновационный процесс корпорации – система Just-In-Time. Позволяет точно определять потребности клиентов и производить товары только в необходимом объеме, а значит снижать затраты на хранение запасов и улучшать качество продукции.

Степень зрелости – изменчивый показатель. Для обеспечения достаточного уровня выполнения процессов необходимо постоянно анализировать состояние и тенденции рынка, активно работать над обеспечением качества своей продукции, а также активно приобщать сотрудников к ценностям и философии организации.

Как исследование зрелости бизнес-процессов помогает в разработке информационной системы

Результаты анализа зрелости бизнес-процессов можно применять на следующих этапах создания информационной системы:

• Формулирование требований к системе. Важно определить, какие функции должна выполнять система, какие данные для этого нужны и какие механизмы управления и контроля процессами должна содержать система.
• Разработка архитектуры системы. Требования помогут при разработке архитектуры системы путем выявления «узких мест» и проблем, которые могут возникнуть на этапе реализации. Это позволит обеспечить высокую производительность и надежность системы в будущем.
• Разработка информационной системы. Проведенная оценка помогает разработчикам лучше понимать функциональность системы.
• Тестирование. Тестировщики должны тестировать систему на соответствие требованиям, связанным со степенью зрелости бизнес-процессов заказчика.
• Запуск системы. Выполняется только после успешного этапа тестирования.

В конечном итоге учёт зрелости бизнес-процессов помогает в выборе наилучших решений для бизнеса, увеличивая шансы на успешную разработку.

Пример из практики

Оценка зрелости процессов в одной крупной компании, проведенная за несколько месяцев, стала основой для принятия решения о выборе между разработкой собственного решения и приобретением готового продукта с последующей адаптацией. В ходе оценки мы изучили регламенты и стандарты производственной отрасли, а также разработали модель процессов предприятия, которая включала группировку по направлениям и описание основных показателей этих процессов.

На основе заключения об оценке зрелости процессов было принято решение о закупке готового продукта с последующей адаптацией и интеграцией в существующие процессы производства компании. Это позволило клиенту быстро адаптироваться к новой системе и улучшить эффективность своих процессов.

Зачем вам это знать?

Оценка зрелости бизнес-процессов – важная задача при разработке информационных систем. Как вы уже поняли, она позволяет определить степень готовности бизнес-процессов к автоматизации и выявить проблемные места, которые необходимо оптимизировать.

Стоит учесть, что зрелость бизнес-процессов – динамическая характеристика. Для поддержания эффективности работы системы в целом оценку необходимо проводить с определенной периодичностью – один раз в месяц, квартал, год. Каждая компания сама выбирает этот период.

Почему оценку зрелости бизнес-процесса лучше передать на аутсорсинг? На это есть следующие причины:

• Экспертиза профессионального подрядчика в области управления бизнес-процессами и методиках оценки зрелости.
• Независимость. Независимая точка зрения внешних консультантов из-за отсутствия родственной, психологической и материальной зависимости от компании позволяет дать объективную оценку текущего состояния процессов.
• Опыт. Сотрудники аутсорс-компании имеют опыт работы на различных проектах в разных сферах и предметных областях. Это дает преимущество в скорости выявления проблемы и разработки предложений для решения по оптимизации процессов.
• Инструменты. Внешние эксперты владеют различными технологиями и инструментами для проведения оценки.
• Комплексное решение. ИТ-аутсорсер может предложить не только оценку бизнес-процессов, но и последующую разработку и внедрение информационной системы или подключить специалистов для усиления команды.

Решать только вам! Главное – помните, что оценка зрелости бизнес-процессов – не самоцель, а инструмент, который помогает достичь поставленных бизнес-целей.

Авторские материалы для аналитиков и разработчиков мы также публикуем в наших соцсетях – ВКонтакте и Telegram.

• бизнес-процессы
• оценка зрелости
• информационная система

Оценка готовности компании к автоматизации

Заявляя о проекте автоматизации, заказчик зачастую ставит перед проектом совсем другие цели. За счет внедрения ERPсистемы предприятие хочет решить бизнес-проблему: снизить издержки, сократить ненужные запасы и неликвиды, повысить скорость обеспечения заказов клиентов, увеличить доходность предприятия.

В последнее время многие начали понимать, что без четко выстроенных правил работы предприятия автоматизация не дает нужного эффекта.

Поэтому до того, как начинать проект перехода на новую информационную систему, необходимо оценить управленческую готовность компании к автоматизации.

Для этого необходимо понять:

• Какую цель ставит перед собой компания, стартуя проект автоматизации. Чего на самом деле она хочет достичь и какие задачи решить за счет внедрения информационной системы;
• Кто является инициатором проекта, насколько высшее руководство заинтересовано в проекте и чего оно ждет от этого проекта. Какие проблемы на самом деле волнуют первое лицо (ведь в итоге генеральный директор или собственники будут спонсорами проекта);
• Какие бизнес-процессы существуют в компании. Все ли бизнес-процессы, которые должны в ней быть (с учетом специфики бизнеса и структуры управления), есть на самом деле;
• Насколько эти бизнес-процессы выстроены и автоматизированы, степень текущей автоматизации: только учет, учет и управление, наличие сложных аналитических данных;
• Насколько проработаны в компании методики и регламенты, задающие правила работы: учетная политика, бюджетная модель, методика расчета себестоимости и т.п.

Какие работы включает в себя оценка управленческой готовности компании к автоматизации?

• Уточнение реальных целей проекта автоматизации. Согласование с заказчиком задач, которые решаются автоматизацией и задач, требующих внутриорганизационных изменений;
• Верхнеуровневый анализ существующих бизнес-процессов и связей между бизнес-процессами. Определение основных и смежных процессов, которые необходимо включить в контур проекта;
• Анализ степени выстроенности бизнес-процессов, наличие и проработанности методик и правил выполнения бизнес-процессов. Определение необходимого состава работ проекта, в т.ч. работ, не связанных с автоматизацией.

Продолжительность первоначальной оценки как правило составляет от 1- 2х недель до месяца.

Если входе оценки выяснится, что для качественной автоматизации требуется выстроить /усовершенствовать бизнес-процессы и выработать правила их выполнения, необходимо до автоматизации провести детальный аудит деятельности компании с выработкой решений по ее совершенствованию.

Что вам может дать такая услуга:

• Повысить соответствие содержания работ и контура проекта требованиям и специфике предприятия. Тем самым, снизить риски, связанные с отсутствием необходимых методик, неформализованностью требований к будущей системе, появлению неучтенных требований на последних этапах проекта;
• Снизить риски срыва сроков проекта за счет появления задач, требующих проработки специалистами заказчика, и не заложенных в график проекта;
• Более точно определить состав команды и необходимые компетенции с обеих сторон. Тем самым обеспечить необходимое качество результатов;
• И самое главное — повысить успех проекта за счет того, что требования к результатам проекта и к самой системе будут сформулированы полно и корректно, однозначно понятны заказчику и вашим специалистам.

• Звоните+7 (985) 970-58-78
• Пишитеorg@cons-dir.ru
• Скайпskype_cons_dir